Dit artikel maakt deel uit van de Module 3: E-mail en Document Sjablonen serie in Beheerder Training. Voordat je begint met het maken van sjablonen in Tribe, is het belangrijk om te begrijpen wat elk type doet, waar je het kunt vinden in Configuratie, en wanneer je de ene boven de andere moet gebruiken. Het kiezen van het juiste type vanaf het begin bespaart tijd en voorkomt verwarring later.
Tribe heeft twee soorten sjablonen: e-mailsjablonen en document sjablonen.Ze werken anders, bevinden zich op verschillende plaatsen in Configuratie, en dienen verschillende doeleinden.
e-mail Sjablonen
E-mailsjablonen zijn voor het verzenden van berichten.Wanneer een gebruiker een e-mailsjabloon in Tribe selecteert, opent het een vooraf ingevulde e-mail die ze kunnen bekijken en rechtstreeks naar een contact kunnen verzenden.
Waar ze zich bevinden:
Configuratie E-mails en Campagnes E-mailsjablonen.
Belangrijke kenmerken:
Wordt rechtstreeks vanuit Tribe als een e-mail naar een contact verzonden.
Algemeen van aard beschikbaar vanuit elke plek in Tribe, inclusief relaties, kansen, projecten en tickets.
Ondersteunt samenvoegvelden die gegevens uit de context halen waarin ze worden gebruikt.
Kan een standaard afzender en een standaard onderwerpregel hebben.
Moeten georganiseerd zijn in categorieën en subcategorieën voor gemakkelijke toegang.
Typische gebruikssituaties:
Follow-up e-mail na een vergadering of gesprek.
E-mail ter dekking van de offerte die samen met het document wordt verzonden.
Afspraakbevestiging.
Reactie op ondersteuningsticket.
Campagne-e-mails verzonden naar een selectie van relaties.
Tip voor ticketing: Als jouw organisatie de Ticketing-module gebruikt, laat het e-mailonderwerp van je ondersteuningssjablonen leeg. Tribe voegt automatisch het ticketnummer in de onderwerpregel in, wat ervoor zorgt dat klantreacties aan het juiste ticket zijn gekoppeld.
Document Sjablonen
Document sjablonen produceren een opgemaakt output.Gebruikers genereren het document vanuit een specifieke activiteit, en kunnen het vervolgens downloaden, bekijken of als bijlage verzenden.
Waar ze zich bevinden:
Configuratie het relevante activiteitstype (bijvoorbeeld, Verkoop Offerte Sjablonen, of Facturen Factuur Sjablonen).
Belangrijke kenmerken:
Altijd gekoppeld aan een specifiek activiteitstype zoals een offerte, factuur, of werkorder.
Produceert een downloadbaar of afdrukbaar document, geen directe e-mail.
Ondersteunt alle sjabloonblokken, inclusief productlijnblokken voor itemlijsten.
Kan worden bekeken met echte gegevens van een daadwerkelijk record.
Beschikbaar voor gebruikers vanuit de relevante activiteit.
Typische gebruikssituaties:
Offerte of aanbod document.
Factuur.
Werkorder.
Bevestiging van levering.
Contract of overeenkomst
Kiezen Tussen de Twee
Gebruik de onderstaande tabel om te beslissen welk type bij jouw situatie past.
Situatie | Gebruik |
Een bericht rechtstreeks naar een contact verzenden | E-mailsjabloon |
Een PDF produceren om bij te voegen, te downloaden of af te drukken | Document sjabloon |
Een offerte begeleidende brief die per e-mail wordt verzonden | E-mailsjabloon |
Het offerte document zelf | Document sjabloon |
Een standaardantwoord op een ondersteuningsticket | E-mailsjabloon |
Een factuur | Document sjabloon |
In de praktijk gebruiken offertes en facturen vaak beide: een document sjabloon voor de opgemaakte PDF, en een e-mailsjabloon voor het begeleidende bericht dat erbij hoort.Dit zijn twee aparte sjablonen die samenwerken.
Korte Samenvatting
E-mailsjablonen verzenden berichten.Document sjablonen produceren opgemaakte output.Beide bevinden zich in Configuratie, maar in verschillende secties, en worden op verschillende momenten in de werkstroom gebruikt.Weten welk type je nodig hebt voordat je begint met bouwen houdt je setup schoon en je gebruikers in controle.