Een sjabloon dat gebruikers niet kunnen vinden — of niet weten dat het bestaat — is een sjabloon dat niet wordt gebruikt. Dit artikel legt uit hoe je sjablonen beschikbaar kunt maken vanuit de juiste plek in Tribe, hoe je je sjabloonbibliotheek georganiseerd houdt met categorieën, en hoe je deze in de loop van de tijd kunt onderhouden zodat deze accuraat en nuttig blijft.
Deel 1: Een sjabloon aan een entiteit koppelen
Waar een sjabloon in Tribe verschijnt, hangt volledig af van waar het is geconfigureerd.Dit goed krijgen betekent dat gebruikers het juiste sjabloon op het juiste moment vinden, zonder irrelevante opties te zien die hen vertragen.
Algemene e-mailsjablonen
Algemene e-mailsjablonen zijn overal in Tribe beschikbaar: elke relatie, activiteit of module.Ze verschijnen in de sjabloonkiezer telkens wanneer een gebruiker een e-mail opstelt, ongeacht de context.
Om een algemeen e-mailsjabloon te maken:
Navigeer naar Configuratie in de hoofd navigatie.
Ga naar E-mails & Campagnes.
Klik op + Toevoegen onder Algemene e-mailsjablonen.
Bouw het sjabloon en wijs het toe aan een categorie.
Activiteit-specifieke e-mailsjablonen
Als een e-mailsjabloon alleen beschikbaar moet zijn in een specifieke context, bijvoorbeeld alleen bij het verzenden van een factuur of het afsluiten van een verkoopkans — koppel het dan aan het relevante activiteitstype.Dit voorkomt dat het sjabloon verschijnt in niet-gerelateerde delen van Tribe en houdt de sjabloonkiezer schoon voor gebruikers.
Opmerking: Activiteit-specifieke e-mailsjablonen zijn alleen beschikbaar voor bepaalde activiteitstypes, zoals Verkoopkansen, Facturen en Werkorders.
Om een e-mailsjabloon aan een specifiek activiteitstype te koppelen:
Navigeer naar Configuratie en open het relevante activiteitstype.Bijvoorbeeld, Verkoopkansen.
Klik op het Sjablonen tabblad.
Maak hier het e-mailsjabloon of wijs het toe.
Gebruikers zien dit sjabloon alleen wanneer ze binnen dat activiteitstype werken.Het zal niet verschijnen in de sjabloonkiezer elders in Tribe.
Document Sjablonen
Document sjablonen zijn altijd gekoppeld aan een specifiek activiteitstype.In tegenstelling tot e-mailsjablonen kunnen ze niet als algemene sjablonen worden geconfigureerd.Ze moeten direct binnen het activiteitstype worden ingesteld waartoe ze behoren.
Om een document sjabloon te configureren:
Navigeer naar Configuratie en open het relevante activiteitstype.Bijvoorbeeld, Offertes of Facturen.
Open het Sjablonen of Document Sjablonen tabblad.
Maak hier je sjabloon.
Het sjabloon wordt dan beschikbaar voor gebruikers binnen die activiteit.Bijvoorbeeld, via de Offerte Genereren knop binnen een verkoopkans.
Tip: Als gebruikers melden dat een sjabloon niet beschikbaar is waar ze het verwachten, controleer dan of het is geconfigureerd onder het juiste activiteitstype in Configuratie. Een sjabloon dat op de verkeerde locatie is gemaakt, verschijnt gewoon niet waar nodig.Configuratie. Een sjabloon dat op de verkeerde locatie is gemaakt, verschijnt gewoon niet waar nodig.
Deel 2: Sjablonen organiseren met Categorieën
Categorieën houden je sjabloonbibliotheek navigeerbaar.Zonder hen staan gebruikers voor een platte, ongesorteerde lijst.En ze zullen ofwel het verkeerde sjabloon selecteren of helemaal stoppen met het gebruik van sjablonen.Goed gestructureerde categorieën verminderen wrijving en helpen gebruikers sneller te werken.
Een Categorie Aanmaken
Open E-mails en Campagnes in Configuratie.
Zoek het Categorie veld.
Selecteer een bestaande categorie uit de lijst, of selecteer + om er ter plekke een te maken.
Pas de categorie toe op elk relevant e-mail of campagne sjabloon.
Sla het sjabloon op.De nieuwe categorie is nu beschikbaar voor alle sjablonen in je bibliotheek.
Categorie Structuur Tips
Organiseer op gebruiksgeval | Categorieën zoals Offertes, Facturen, Ondersteuning, en Onboarding zijn nuttiger voor gebruikers dan generieke labels zoals E-mailsjablonen of Document Sjablonen. |
Gebruik subcategorieën voor grote bibliotheken | Als je veel offertesjablonen beheert voor verschillende producten of markten, houdt een subcategorie per productlijn de lijst beheersbaar. |
Houd namen kort en duidelijk | Categorienamen verschijnen in een dropdown.Lange namen kunnen worden afgekapt — houd ze beknopt zodat gebruikers ze in één oogopslag kunnen lezen. |
Deel 3: Je Sjabloonbibliotheek Onderhouden
Sjablonen verouderen.Prijzen veranderen, juridische teksten worden bijgewerkt, merk richtlijnen evolueren, en modules worden toegevoegd of verwijderd.Een bibliotheek die niet wordt onderhouden, wordt een aansprakelijkheid — gebruikers kunnen documenten met verouderde informatie verzenden zonder het te beseffen.
Archiveer in plaats van te verwijderen
Wanneer een sjabloon niet meer nodig is, archiveer het in plaats van het te verwijderen.Gearchiveerde sjablonen verdwijnen uit de sjabloonkiezer voor gebruikers, maar blijven toegankelijk in Configuratie.Ze blijven ook correct weergegeven in historische records, wat belangrijk is voor audit- en compliance-doeleinden.
Om een sjabloon te archiveren:
Open het sjabloon in Configuratie.
Schakel de Inactieve schuifregelaar in.
Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.Het sjabloon is nu gearchiveerd.Gebruikers kunnen het niet langer selecteren, maar het blijft in het systeem.
Stel een beoordelingscyclus in
Je sjabloonbibliotheek twee keer per jaar bekijken helpt ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig en slank blijft. Tijdens elke beoordeling:
Archiveer sjablonen die recentelijk niet zijn gebruikt.
Werk eventuele sjablonen bij met verouderde prijzen, juridische teksten of merkelementen.
Controleer of alle samenvoegvelden nog steeds correct worden ingevuld — vooral na configuratiewijzigingen die veldnamen of datastructuur kunnen hebben beïnvloed.
Gebruik Deel-sjablonen om onderhoudstijd te besparen
Als dezelfde inhoud in meerdere sjablonen verschijnt — een standaard footer, een juridische disclaimer, of de handtekening van jouw organisatie — bouw het dan één keer als een deel-sjabloon.Voeg het partial in elk ander sjabloon in met behulp van de Deel-sjabloon blok.Wanneer je het partial bijwerkt, wordt de wijziging automatisch overal toegepast waar het wordt gebruikt, zodat je niet dezelfde inhoud in meerdere sjablonen hoeft te bewerken.
Tip: Deel-sjablonen zijn vooral waardevol voor inhoud die regelmatig verandert — zoals seizoensgebonden promoties, bijgewerkte betaaltermijnen, of herziene juridische kennisgevingen. Een keer bijwerken, overal toepassen.
Snelle samenvatting
Sjablonen in Tribe CRM zijn alleen nuttig als ze op de juiste plaats zijn geconfigureerd en gemakkelijk te vinden zijn.Algemene e-mailsjablonen zijn systeemwijd beschikbaar en worden aangemaakt onder Configuratie Emails & Campagnes.Activiteit-specifieke e-mailsjablonen en document-sjablonen worden rechtstreeks binnen het relevante activiteitstype in Configuratie geconfigureerd, wat precies bepaalt waar ze voor gebruikers verschijnen.Categorieën houden de sjabloonkiezer georganiseerd — structureer ze op gebruiksgeval in plaats van sjabloontype, en houd namen kort.Om de bibliotheek in de loop van de tijd te onderhouden, archiveer in plaats van ongebruikte sjablonen te verwijderen, voer een beoordeling twee keer per jaar uit om te controleren op verouderde inhoud en gebroken samenvoegvelden, en gebruik deel-sjablonen voor inhoud die wordt gedeeld over meerdere sjablonen.