Het versturen van e-mail campagnes direct via Tribe CRM biedt een aantal voordelen. In het CRM staan alle relatiegegevens, waardoor je geen export-import met andere systemen hoeft uit te voeren. De verstuurde campagne is inzichtelijk bij de relatie en een eventuele opt-out wordt direct in Tribe CRM verwerkt. De opmaak van de campagne mail is geheel aan te passen aan jouw wensen en huisstijl, wat de mailing een persoonlijke uitstraling geeft. Verder zijn de campagne e-mails volledig responsive. Het maakt dus niet uit op welk apparaat de ontvanger zijn mail opent.

Een ontvanger heeft altijd de mogelijkheid zich uit te schrijven voor een campagne e-mail. Dit is in de AVG bepaald en Tribe CRM zal daarom standaard de uitschrijflink toevoegen onder iedere mail. De ontvanger heeft de mogelijkheid zich volledig uit te schrijven voor een mailing (opt-out schuifje op de relatiekaart – 1) of hij kan zich uitschrijven voor specifieke onderwerpen (2). Welke onderwerpen dit zijn bepaal jij zelf.

De opt-out in Tribe CRM

Zo heb je waarschijnlijk verschillende typen mailingen. Bijvoorbeeld commercieel, informatief of voor een klantonderzoek. Deze verschillende categorieën leg je vast via de configuratie:

E-mail opt-out categorie toevoegen in Tribe CRM

De opt-out categorie van de mailing (de exacte waarde die je invoert), is uiteindelijk zichtbaar voor de ontvanger bij het uitschrijven.

Maak in de configuratie alle categorieën aan die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Bij het aanmaken van de campagne selecteer je uiteindelijk de categorie die op dat moment van toepassing is bij de specifieke campagne.

Daarnaast kun je tekst van de opt-out pagina aanpassen. Dit doe je via de e-mailing opt-out layout. Klik op de knop Voeg een layout toe. Je kunt hier de tekst invoeren, eventueel gebruik makend van de opmaak knoppen. De verschillende categorieën en de opslaan knop worden automatisch aan het formulier toegevoegd.

E-mail opt-out layout aanpassen in Tribe CRM

Wat de relatie ziet zodra er op Klik hier om u af te melden geklikt wordt:

Melding wanneer de relatie op de opt-out knop klikt in een e-mail

Bij het maken van een e-mailcampagne wordt je eenvoudig door een aantal campagne stappen geleid. Laten we deze stappen één voor één doornemen.

Nieuwe campagne aanmaken

Het aanmaken van een campagne kan via de witte + knop > Campagne in de blauwe balk of via de plus knop in de campagne widget op het marketing dashboard.

Een nieuwe campagne aanmaken in Tribe CRM

Afzender van de campagne

Bij het aanmaken van de campagne heb je het e-mailadres van de afzender al ingevoerd. In deze stap van de campagne kun je er echter ook voor kiezen het schuifje Gebruik relatiebeheerder als afzender aan te zetten. De ontvanger ziet dat het e-mailadres van de relatiebeheerder die in Tribe CRM geregistreerd staat.

Opt-out

Mocht je nog geen e-mailing opt-out categorie hebben aangemaakt dan kan dit in deze stap alsnog. Optioneel kun je hier een opt-out e-mailcategorie selecteren of aanmaken. Dit geeft de ontvanger een extra keuze om alléén op dit onderwerp een opt-out toe te passen.
Indien een ontvanger een opt-out toepast op alle campagne e-mails óf op de geselecteerd e-mailing opt-out categorie, dan zal deze relatie automatisch worden uitgesloten in toekomstige campagne selecties.

Selectie

Welke relaties wil je aanschrijven? In deze stap maak je de selectie van relaties. In de keuzelijst hebben we al een aantal voorgeprogrammeerde selecties voor je gemaakt. Zo kun je hier kiezen voor alle personen met het relatietype contactpersoon of particuliere klant, of je selecteert aan organisaties van het type zakelijk partner. Wanneer je een keuze maakt, worden de relaties direct in de lijst getoond.

Selectie van relaties in een e-mail campagne in Tribe CRM

Ook is het mogelijk een extra filter toe te voegen. Bijvoorbeeld aan klanten met status A of alle contactpersonen met de functie salesmanager. Dit laatste voorbeeld werken we verder uit.

In principe heb je nu alle contactpersonen met de juiste functie. Een extra voorwaarde die je kunt toevoegen is de voorwaarde ‘heeft een e-mailadres’.

Een filter toevoegen aan een e-mail campagne in Tribe CRM

Het is natuurlijk ook mogelijk om iets complexere selecties te maken. Zoals ‘alle contactpersonen bij klanten met status A’ of ‘alle contactpersonen met label X’. Heb je hulp nodig bij het maken van je selectie? Neem dat contact op met onze helpdesk, wij helpen je graag verder.

Sjabloon

De volgende stap is de tekst van je e-mail. Jij beslist zelf hoe je mail eruit komt te zien. De Tribe CRM editor geeft je de mogelijkheid de e-mail volledig aan te passen, van standaardtekst tot het aanpassen van de achtergrondkleur of het toevoegen van foto’s en linken.
In het gelinkte artikel wordt een toelichting gegeven op het maken van sjablonen voor bijvoorbeeld het verzenden van offertes. Voor het inrichten van een offerte sjabloon en het campagne sjabloon maken we gebruik van dezelfde editor in Tribe CRM. Wil je meer weten over het gebruik van sjablonen? Neem dit artikel dan ook eens door.

Een e-mail campagne sjabloon in Tribe CRM

Testen

Voordat je daadwerkelijk de campagne verstuurt, is het altijd verstandig eerst een teste-mail te sturen. Selecteer een relatie, bijvoorbeeld jezelf, zodat je deze test kunt uitvoeren.

Inplannen en verzenden

Kies voor het versturen van de campagne tussen het direct uitvoeren van de mailing of het inplannen voor een later moment. In dit laatste geval selecteer je de gewenste datum en tijd, de campagne zal dan automatisch worden geactiveerd. Het daadwerkelijk moment van verzending van de verschillende e-mails is afhankelijk van de hoeveelheid mails die worden verzonden.

Een e-mail campagne inplannen in Tribe CRM

In het voorgaande hoofdstuk gaven we een toelichting op het maken van een selectie van relaties. Wist je dat het ook mogelijk is een selectie te maken van relaties die gekoppeld zijn aan activiteiten of zijn toegevoegd als betrokkene bij een activiteit? In dit hoofdstuk werken we twee voorbeelden uit.

Campagne op basis van verkoopkansen

In dit voorbeeld maken we een selectie van alle contactpersonen die gekoppeld zijn aan een gewonnen verkoopkans.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

2. Selecteer hier de activiteit verkoopkans.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

3. Daarna definieer je het juiste relatietype, zoals contactpersoon of particuliere klant. Klik daarvoor op het woordje verkoopkans achter de woorden Pad naar relatie.

4. Het velden selectie scherm wordt geopend. Selecteer hier de waarde contactpersoon uit de eerste kolom.

5. Klik daarna op de + knop om een filter toe te voegen en selecteer de optie vergelijking.

6. Klik op kies een veld en daarna het veld fase.

7. Maak de filter volledig; fase > is gelijk aan > gewonnen.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

Campagne op basis van betrokkenen bij een project

In dit voorbeeld maken we een selectie van alle contactpersonen, die in de rol van projectleider gekoppeld zijn aan een project.

Selectie op basis van betrokkenen in Tribe CRM

2. Daarna definieer je het juiste relatietype, zoals contactpersoon. Klik daarvoor op het woordje betrokkenen achter de woorden Pad naar relatie.

3. Het velden selectie scherm wordt geopend. Navigeer naar betrokkenen koppelingen > betrokkene (enkelvoudige kolom) > indien persoon > indien contact > indien contactpersoon en klik op de knop dit veld selecteren.

4. Klik daarna op de + knop om een filter toe te voegen en selecteer de optie vergelijking.

5. Klik op kies een veld en daarna het veld rol.

6. Maak de filter volledig; rol > is gelijk aan > projectleider.

Selectie op basis van betrokkenen in Tribe CRM

De statistieken in Tribe zijn onderverdeeld in zeven categorieën. Per categorie wordt inzichtelijk om welke relatie het gaat, eventueel is het mogelijk op een regel te klikken om de relatiegegevens te openen.

Een toelichting per categorie.

Of je mail daadwerkelijk bij de klant aankomt, is afhankelijk van meerdere factoren, zoals de e-mail reputatie van je domein of de spam score van de mail. Om een hoge Spam score te voorkomen kun je een aantal regels hanteren.