Introductie
Sjablonen helpen enorm bij het aanmaken van documenten en e-mails. Ze zorgen ervoor dat jij en jouw collega’s snel en uniform een document of e-mail kunnen samenstellen met daarin de juiste huisstijl. Naast de tekst en opmaak kun je gegevens die je hebt vastgelegd in Tribe samenvoegen naar het document. Denk hierbij bijvoorbeeld aan adresgegevens van de relatie, een offertenummer, de naam van de verkoper of de producten die geregistreerd staan bij een verkoopkans. Door éénmalig een sjabloon te maken, kun je de volgende keer in één klik, je document of e-mail genereren. Je kunt per type document of e-mail een sjabloon maken, op deze manier kun je supersnel e-mails, offertes, werkbonnen, facturen en overige documenten genereren.
Waar vind je de instellingen voor sjablonen?
De opbouw van een documentsjabloon
De opbouw van een aanbiedingssjabloon
Een algemeen e-mail sjabloon aanmaken
E-mail sjablonen categoriseren
Hoe voeg je blokken toe in een sjabloon?
Hoe wijzig je de algemene instellingen van een blok?
Opmaak: verschillende type blokken
1 Waar vind je de instellingen voor sjablonen?
Navigeer eerst naar de configuratie (1). De volgende stap (2) is afhankelijk van het soort sjabloon dat je gaat maken.
Let op: onderstaande opties zijn alleen beschikbaar indien de bijbehorende module is geactiveerd.
Offerte: Voor het versturen van een offerte via de activiteit Verkoopkans. Klik hiervoor in het menu op Verkoop.
Factuur: Voor het verzorgen van de facturatie via de activiteit Factuur. Klik hiervoor op Facturatie.
Werkbon: Geeft een monteur de mogelijkheid zijn werkbon te laten ondertekenen door de klant via de activiteit Werkbon. Klik hiervoor op Werkbonnen.
Document: Voor algemene documenten kunnen worden samengevoegd bij een relatie of een andere activiteit. Klik hiervoor op Verkoop.
We onderscheiden verschillende typen sjablonen, zoals, document- en aanbiedingsjablonen en e-mail- en deelsjablonen.Sjablonen: Dit zijn de ‘normale’ documenten zoals een offerte of factuur.
Aanbiedingssjablonen: Dit zijn de begeleidende e-mails waarmee je een document aanbiedt aan je klant.
Deelsjablonen: Dit zijn kleine onderdelen van een sjabloon die vast staan en regelmatig terugkomen in een sjabloon of een aanbiedingssjabloon, zoals een persoonlijke handtekening van een medewerker, of een stuk standaard tekst.
E-mail: Voor het maken van individuele e-mail sjablonen de samengevoegd kunnen worden bij een relatie. Klik hiervoor op E-mails & Campagnes.
Voor alle activiteiten hebben we standaard al een voorbeeld voor je klaargezet. Deze kun je eenvoudig aanpassen door je eigen tekst, opmaak of samenvoegvelden toe te voegen. Je kunt er ook voor kiezen om een nieuw sjabloon te maken.
2 De opbouw van een documentsjabloon
Je kunt ervoor kiezen het voorbeeldsjabloon van Tribe CRM aan te passen of je zelf een compleet nieuw sjabloon aan te maken. Wanneer je een documentsjabloon maakt dan zie je de volgende opbouw van het scherm.
In het eerste blok kun je de naam voor het sjabloon aanpassen, de marges en het lettertype aangeven.
Een sjabloon bestaat uit meerdere tabbladen. Het tabblad dat je als eerste ziet, is de inhoud. Daarnaast kun je ook een Header met bijvoorbeeld een logo en een Footer toevoegen. Als je op voorbeeld klikt, dan zie je hoe het sjabloon er uiteindelijk uit komt te zien.
Tip! Het voorbeeld van je sjabloon wordt gemaakt op basis van een bestaande activiteit. Zorg er dus voor dat je tenminste één activiteit aanmaakt om het voorbeeld te kunnen gebruiken.
3. Elk sjabloon is opgebouwd uit verschillende blokken. Je kunt zelf een nieuw blok toevoegen door te klikken op + (de plus staat boven en onder ieder blok om op die plek het blok toe te voegen). Meer informatie over de verschillende type blokken vind je paragraaf 6 van dit artikel.
4. Aan de rechterkant van het scherm worden altijd extra opties getoond. Welke opties hier beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type blok dat je hebt gekozen.
5. Het is mogelijk op basis van een bestaand sjabloon en nieuw sjabloon aan te maken. Je doet dit door het bestaande sjabloon te kopiëren naar je klembord, een nieuw sjabloon aan te maken en hier de gegevens te plakken. Op deze manier voeg je snel nieuwe sjablonen toe die je daarna kunt aanpassen, indien nodig.
3 De opbouw van een aanbiedingssjabloon
De opbouw van aanbiedingssjabloon is min of meer gelijk aan die van een documentsjabloon, met een aantal uitzonderingen. Zo heb je geen onderscheid tussen tabbladen zoals header en footer, maar heb je wel de mogelijkheid een standaard onderwerp voor de e-mail in te voeren. Ook heb je de mogelijkheid om standaarddocumenten bij te voegen aan het aanbiedingssjabloon, zoals bijvoorbeeld voorwaarden of een routebeschrijving.
4 Een algemeen e-mail sjabloon aanmaken
Een algemeen e-mail sjabloon kan gebruikt worden bij het toevoegen van e-mails in alle onderdelen van Tribe CRM. Je kunt deze bijvoorbeeld gebruiken bij support tickets, relaties, verkoopkansen en projecten.
Het is mogelijk om een e-mailsjabloon een Sjablooncategorie en zelfs sub-sjablooncategorieën te geven om zo bij meerdere sjablonen makkelijk de juiste te kunnen vinden.
Zodra je klikt op E-mails en Campagnes in Configuratie krijg je het volgende scherm:
Een e-mail sjabloon toevoegen
Klik op + Toevoegen in Algemene E-mailsjablonen, vul de gegevens in en klik op Opslaan en openen. Het algemene e-mailsjabloon kan opgezet worden net zoals het aanbiedingssjabloon.
De algemene instellingen van het sjabloon kunnen hier ingevoerd of gewijzigd worden. Indien Standaard afzender aangezet wordt, zal elke e-mail standaard dit sjabloon bevatten.
Het standaard onderwerp van de e-mail kan hier ingevoerd worden.
Tip! Maak je gebruik van ticketing? Dan is het aan te raden het onderwerp van de e-mail leeg te laten. In het geval van ticketing wordt het onderwerp van een e-mail altijd automatisch voorgevuld met het unieke ID van de activiteit. Hierdoor worden inkomende e-mails direct gekoppeld aan de juiste activiteit.
3. Bij Document lay-out kan de documentbreedte en de achtergrondkleur voor het gehele sjabloon ingesteld worden.
4. Hier worden de instellingen van het geselecteerde blok weergegeven. Het is afhankelijk van het type blok welke instellingen er te zien zijn.
5. Met de + in het scherm kan een blok toegevoegd worden. Deze worden hieronder verder toegelicht.
6. Het is mogelijk om standaard bestanden te koppelen aan een e-mail sjabloon. Denk daarbij bijvoorbeeld aan leveringsvoorwaarden of een routebeschrijving.
5 E-mailsjablonen categoriseren
Het aantal e-mailsjablonen kan behoorlijk oplopen. Het is dan handig om deze in te delen in categorieën zodat je makkelijk kunt filteren op categorie en je keuze kan vinden. Bij het maken van een sjabloon kun je de categorie selecteren of een nieuwe categorie maken.
6 Hoe voeg je blokken toe in een sjabloon?
Zodra een document of e-mail sjabloon geopend is, is het mogelijk om blokken toe te voegen in de opmaak van een sjabloon. Klik daarvoor op + (1) en zoek het type blok dat je wil toevoegen. De blokken zijn onderverdeeld in Common Elements (2) en Layout Elements (3). Indien je een bepaald type blok veel gebruikt, dan is deze te vinden in Most Used (4).
7 Hoe wijzig je de algemene instellingen van een blok?
Elk blok heeft een aantal algemene instellingen die in elk blok voorkomen:
Je kunt de instelling van dit blok wijzigen aan de rechterzijde zodra een blok geselecteerd is.
Door op de 3 puntjes te klikken boven het blok, heb je de mogelijkheid om een blok te dupliceren of te verwijderen.
Met de pijltjes aan de linkerzijde is het mogelijk om de volgorde van de blokken aan te passen.
De linker knop boven een blok geeft je de mogelijkheid om de inhoud van het blok te groeperen zodat er niets meer kan verschuiven.
8 Opmaak: verschillende type blokken
Een sjabloon bestaat uit meerdere blokken. Ieder type blok heeft zijn eigen unieke eigenschappen. Hieronder lichten we de verschillende blokken kort aan je toe. Klik vooral door wanneer je op zoek bent naar een uitgebreidere beschrijving per type blok.
Tekst: In dit blok voeg je je tekst toe en velden.
Image: Je krijgt nu een balk om afbeeldingen toe te voegen.
Logo: Als je je bedrijfslogo in Tribe CRM hebt gezet, dan wordt deze meteen toegevoegd wanneer je voor logo kiest.
Afbeelding uit veld: Wanneer je in Tribe CRM velden hebt met afbeeldingen erin, dan kun je deze met dit blok laten tonen.
Productregels: Indien je een sjabloon maakt voor een activiteit waarin producten worden toegevoegd (offerte, factuur of werkbon), dan kun je ze met dit blok zichtbaar maken. Nadat je dit blok hebt toegevoegd bepaal je aan de rechterkant, wat je van de producten wil zien.
Urenregistraties: Wanneer je een sjabloon maakt voor een activiteit waarin uren worden geregistreerd, kun je die met dit blok zichtbaar maken. Nadat je dit blok hebt toegevoegd bepaal je aan de rechterkant wat je van de urenregistratie wil zien op het sjabloon.
Columns: hiermee deel je de pagina in met kolommen. Per kolom kun je een nieuw blok toevoegen met bijvoorbeeld een afbeelding of tekst.
Groups: Als je meerdere blokken selecteert, zie je linksboven (in de blokken) een knop waar je op kunt klikken om de blokken te groeperen. De blokken blijven dan bij elkaar staan met de door jou gekozen opmaak. En deze kun je als aparte groep verder opmaken.
Separator: Hiermee voeg je een horizontale streep toe.
Spacer: gebruik de spacer als je een witregel wil. Nadat je deze hebt toegevoegd kun je deze groter of kleiner maken door hem aan de onderrand te verslepen.
Pagebreak: Gebruik dit blok om een pagina einde in je sjabloon toe toe te voegen.
Deelsjabloon: Gebruik dit blok om een eerder gemaakt deelsjabloon toe te voegen.
HTML: HTML staat voor Hyper Text Markup Language, Een programmeertaal die wordt gebruikt voor het schrijven van webpagina’s. Deze taal komt in meerdere programma’s voor. Het is mogelijk om de HTML code van een extern programma of een HTML editor te kopiëren in Tribe CRM.