Heb je hulp nodig bij het installeren van je nieuwe integratie vanuit de marketplace? Bekijk dit artikel!
Als je Exact Online gebruikt voor je administratie, bespaart het verbinden met Tribe tijd en voorkomt het fouten door handmatige gegevensinvoer. Deze integratie zorgt ervoor dat relaties, producten en facturen automatisch tussen beide systemen worden gesynchroniseerd. Door deze instructies te volgen, leer je instructies de integratie werkt, instructies je deze activeert en hoe je verkooporders en gesynchroniseerde gegevens beheert. Na het voltooien van deze stappen blijven je financiële en CRM-gegevens nauwkeurig en op elkaar afgestemd.
Inhoudsopgave
Wat doet de Exact Online integratie?
Welke extra functies zijn beschikbaar voor Exact Online Handel?
Hoe beïnvloedt het werken met verkoop orders de integratie?
Hoe activeer ik de integratie?
Hoe deactiveer ik de integratie en beheer ik gegevens?
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Wat doet de Exact Online integratie?
De Exact Online integratie bestaat uit drie kernfuncties:
relatie synchronisatie
Product synchronisatie
Factuur synchronisatie
relatie synchronisatie
Bij het activeren van de integratie worden klanten en leveranciers uit Exact Online tijdens de initiële synchronisatie in Tribe geïmporteerd. Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd met behulp van de unieke Exact Online ID. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, controleert het systeem het debiteur- of crediteurnummer. Indien nodig controleert het vervolgens de naam van de organisatie, postcode, huisnummer en toevoeging. Inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe en bijgewerkte relaties automatisch in beide richtingen gesynchroniseerd, op basis van de Exact Online ID.
Nieuwe klanten of leveranciers in Tribe ontvangen altijd een debiteur- of crediteurnummer, dat wordt overschreven door het nummer dat door Exact Online is toegewezen.
Product synchronisatie
Producten zijn gesynchroniseerd in beide richtingen. Dubbelcontroles worden uitgevoerd met behulp van de Exact Online product-ID.
Factuur synchronisatie
Facturen worden aangemaakt en verzonden vanuit Tribe. Wanneer een factuur de status Verzonden heeft, wordt deze gesynchroniseerd naar Exact Online als een verkoopboeking. De factuur document is inbegrepen zodat het openstaand item beschikbaar is voor betaling. Wanneer de factuur is betaald, wordt de status automatisch in beide systemen bijgewerkt.
Welke extra functies zijn beschikbaar voor Exact Online Handel?
Als je Exact Online Handel gebruikt, zijn er extra functies beschikbaar:
Voorraadzichtbaarheid in kansen
prijslijst synchronisatie
verkooporders in plaats van facturen
Voorraadzicht
Wanneer je een product toevoegt aan een kans in Tribe, wordt het huidige voorraadniveau van Exact Online Handel weergegeven. Voorraadniveaus worden 's nachts gesynchroniseerd. Je kunt de voorraad handmatig vernieuwen door op het synchronisatie-icoon in de kans productlijn te klikken.
prijslijst Synchronisatie
Klant specifieke prijsafspraken van Exact Online Handel worden gesynchroniseerd naar Tribe. Wanneer je producten toevoegt aan een kans, wordt de afgesproken prijs automatisch per klant toegepast.
Prijslijsten worden 's nachts gesynchroniseerd. Handmatige synchronisatie kan worden gestart vanuit de integratie-instellingen.
notitie: Na het inschakelen van de prijslijst synchronisatie worden producten die in Tribe aangemaakt zijn niet meer gesynchroniseerd. Exact Online wordt het leidende systeem voor producten.
Hoe beïnvloedt het werken met verkooporders de integratie?
Tribe gebruikt standaard facturen. Om verkooporders te synchroniseren:
Open Configuratie.
Navigeer naar Activiteiten.
Deactiveer Invoice.
Activeer verkooporder.
Factuurknoppen zijn vervangen door de verkooporder knop. verkooporder met de status Gelinkt worden gesynchroniseerd met Exact Online, inclusief het verkooporder document.
Hoe activeer ik de integratie?
Je kunt de integratie testen met een Exact Online testadministratie die is gekoppeld aan een Tribe testaccount.
Notitie: Als gegevens al in beide systemen bestaan, controleer dan debiteur- en crediteurnummers om duplicaten te voorkomen.
Stap 1: Installeer en open de connector
Navigeer naar de marktplaats en klik op Installeren voor de Exact Online integratie.
Je wordt teruggeleid naar Tribe.Klik op Activeren om de configuratie te starten.
Stap 2: Selecteer je omgeving
Kies de juiste Exact Online omgeving voor jouw regio (bijvoorbeeld, Exact Nederland).
Klik op Bevestigen. Je wordt doorgestuurd naar Exact Online om toegang te autoriseren.
Stap 3: Autoriseer toegang in Exact Online
Log in met je Exact Online inloggegevens.
Selecteer de juiste administratie.Als je meerdere accounts beheert, kies dan de juiste uit de lijst.
Klik op Bevestigen om terug te keren naar Tribe CRM en de configuratie te starten.
Stap 4: Configureer de integratie
Onder Algemeen, koppel de Exact Online relatie types aan de overeenkomstige Tribe CRM relatie types voor zowel import als export.
Selecteer het journaal om facturen naartoe te exporteren.
Onder Synchronisatie en Filter, selecteer welke gegevens je wilt synchroniseren tussen Tribe en Exact Online. Je kunt vervolgens filters instellen om precies te bepalen wat inbegrepen is.
Je kunt dit instellen voor Klant, Contacten, Producten, Leveranciers en Facturen.
Configureer BTW Mapping om je BTW-groepen tussen beide systemen op elkaar af te stemmen.
Stap 5: Voer de initiële import uit
Op het Importeren scherm, selecteer het datumbereik waaruit je klanten wilt importeren vanuit Exact Online.
Tribe toont het aantal records dat geïmporteerd moet worden aan de rechterkant.
Klik op Start import om de initiële import uit te voeren.Tribe CRM begint met het importeren van je gegevens vanuit Exact Online.
Opmerking: Het import scherm wordt alleen weergegeven tijdens de initiële configuratie. Zodra de initiële import is voltooid, verschijnt het niet meer wanneer je terugkeert naar het configuratiescherm.
Hoe deactiveer ik de integratie en beheer ik gegevens?
Verwijderen van gegevens
Het verwijderen van gegevens in Tribe CRM verwijdert ze niet uit Exact Online, en vice versa.
Deactiveren van gegevens
Gedeactiveerde relaties in Exact Online blijven actief in Tribe CRM.
Gedeactiveerde producten in Exact Online worden gemarkeerd als Inactief in Tribe CRM en worden bijna onmiddellijk bijgewerkt.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Organisatie
Naam
Adresgegevens
Land
Telefoon
E-mail
Website
Debiteur Nummer
Crediteur nummer
Relatietype
Identiteitskaart
contact persoon
Voornaam
Middennaam
Achternaam
Titel
E-mail
Telefoon
Mobiel
Identiteitskaart
Producten
Naam
Eenheid
Productgroep
Inkoopprijs
Verkoopprijs
Code
Voorraad (Exact Online Handel alleen)
Prijslijsten (Exact Online Handel alleen)
Snelle samenvatting
De Exact Online integratie synchroniseert relaties, producten en facturen tussen Tribe en Exact Online. Je weet nu instructies je de integratie activeert, verkoop orders gebruikt en gesynchroniseerde gegevens beheert. Dit zorgt ervoor dat beide systemen afgestemd en betrouwbaar blijven.