facturatie in Tribe stelt je in staat om je facturering efficiënt en nauwkeurig te beheren. Je kunt facturen rechtstreeks vanuit relaties, activiteiten of projecten aanmaken, ze online verzenden en hun status volgen. Het automatiseren van herinneringen en het uitgeven van creditfacturen zorgt ervoor dat je financiële administratie up-to-date blijft. Door deze instructies te volgen, leer je hoe je facturen kunt aanmaken, verzenden en beheren binnen Tribe.
Inhoudsopgave
Vereisten voor het Maken van een Factuur
instructies voor het maken van een factuursjabloon
instructies voor het aanmaken van een nieuwe factuur
instructies Productlijnen aan een factuur toevoegen
instructies voorbeeld en verzenden van een factuur
instructies om de status van een factuur te volgen
instructies Herinneringen Automatiseren
instructies een factuur crediteren
Werken met verkoop orders in plaats van facturen
facturatie beleid
Vereisten voor het Aanmaken van een Factuur
Voordat je facturen aanmaakt, zorg ervoor dat:
De facturatiemodule is geactiveerd in Tribe.
Eventuele benodigde factuursjablonen en e-mailsjablonen zijn aangemaakt.
Gerelateerde modules, zoals Projecten, werkorders of Abonnementen, zijn actief als je van plan bent om facturen op te stellen vanuit deze activiteiten.
instructies voor het maken van een factuursjabloon
Factuursjablonen bepalen het formaat en de inhoud van je facturen.
Navigeer naar de relevante kennisbankartikelen over het maken en aanpassen van factuur- en e-mail sjablonen.
Maak een sjabloon aan of pas een sjabloon aan volgens de vereisten van jouw organisatie.
notitie: Wijzigingen aan sjablonen zijn van toepassing op toekomstige facturen; je kunt individuele aanpassingen maken bij het aanmaken van een specifieke factuur.
instructies voor het aanmaken van een nieuwe factuur
Facturen kunnen direct vanuit een relatie of gekoppelde activiteiten worden aangemaakt:
Vanuit een relatie:
Open de relatie die je wilt factureren.
Klik op de +Factuur knop in de actiebalk (uitvouwen +Meer indien nodig).
Voer de vereiste gegevens in en selecteer het juiste factuursjabloon.
Klik op Opslaan.
Van een activiteit:
Open de activiteit (bijv. project, verkoopkans, werkorder, tijdregistratie, abonnement).
Klik op +Factuur. Alle relevante productregels en gegevens van de activiteit worden automatisch overgedragen.
instructies Productlijnen aan een factuur toevoegen
Open de nieuw aangemaakte factuur.
Klik op +Product om productlijnen toe te voegen.
Selecteer producten uit het productboek of maak een nieuw product aan.
Alle toegevoegde regels worden automatisch opgeslagen.
instructies voorbeeld en verzend een factuur
Klik op het voorbeeld tabblad om de factuur te bekijken voordat je deze verstuurt.
Om factuurspecifieke wijzigingen aan te brengen zonder het sjabloon te wijzigen, klik op het Bewerken tabblad.
Klik op Verzenden.
Pas de e-mailtekst aan indien nodig, klik daarna opnieuw op Verzenden. Het factuurnummer en de datum worden pas gegenereerd wanneer de factuur wordt verzonden.
notitie : Standaard wordt de factuur gestuurd naar het financiële e-mailadres van de relatie. Als dit leeg is, wordt het e-mailadres van de organisatie of het e-mailadres van de contact persoon gebruikt. Je kunt de boekhouding BCC'en via Configuratie > facturatie, en stel standaard betaaltermijn in op dezelfde locatie.
instructies om de status van een factuur te volgen
Gebruik het facturatie dashboard om facturen te monitoren:
Facturen per Fase: Toont alle facturen georganiseerd per fase, zoals Concept, Verzonden of herinnering.
Gefactureerd: Toont een totaaloverzicht van alle reeds verzonden facturen.
Je kunt ook aangepaste widgets of weergaven maken om de gegevens die het meest relevant zijn voor jouw werkstroom / workflow te monitoren.
instructies Herinneringen Automatiseren
Tribe kan automatisch eerste en tweede herinneringen sturen voor onbetaalde facturen:
Navigeer naar Configuratie > Activiteiten > Factuur.
Open het automatiseringen tabblad.
Schakel beide automatiseringen in met de schuifregelaar.
Voorwaarden voor herinneringen:
1e herinnering: Factuur is verzonden, niet gemarkeerd Herinnering Niet Verzend, vervaldatum = huidige datum - 1 dag. Status wordt automatisch bijgewerkt naar 1e herinnering na verzending.
2e herinnering: Factuur is in 1e herinnering status, niet gemarkeerd Herinnering niet verzenden, vervaldatum = huidige datum - 7 dagen. Status wordt automatisch bijgewerkt naar 2e herinnering na verzending.
wist je dat? Je kunt specifieke relaties uitsluiten van herinneringen met de Stuur Geen Herinneringen schuifregelaar op de klant kaart.
instructies een factuur crediteren
Open de factuur die gecrediteerd moet worden.
Klik op het puntmenu in de rechterbovenhoek en selecteer Creditfactuur.
De creditfactuur zal als Concept verschijnen in de tijdlijn onder Open Activiteiten. De originele factuur blijft onder Gesloten Activiteiten met de status Gecrediteerd.
Open de creditfactuur en klik op Verzenden om deze uit te geven.
Werken met verkoop orders in plaats van facturen
Als jouw organisatie verkoop orders gebruikt:
Navigeer naar Configuratie > facturatie.
Select Werken met verkooporders in plaats van facturen.
Het systeem past zich aan om verkooporders te beheren terwijl de facturatiemodule actief blijft.
Facturatie beleid
Tribe gebruikt een standaard facturatie beleid dat vanaf 1 april 2024 op strikt is ingesteld:
Zodra een factuur is verzonden, is deze 'bevroren' en kan deze niet meer worden bewerkt.
Credits moeten worden uitgegeven via de functie voor creditfacturen.
Fasewijzigingen, zoals het markeren van een herinnering die is verzonden, zijn nog steeds mogelijk.
Alle factuurwijzigingen worden vastgelegd in het audittrail / wijzigingslog.
Organisaties die Tribe voor 1 april 2024 gebruiken, behouden standaard het accommodatieve beleid. Beheerders kunnen het beleid op elk moment aanpassen via Configuratie > Facturering > Factureringsinstellingen.
Snelle Samenvatting
Tribe stelt je in staat om efficiënt facturen te maken, te verzenden en te beheren. Je kunt productlijnen toevoegen, een voorbeeld bekijken en facturen versturen, herinneringen automatiseren en kredietfacturen uitgeven wanneer dat nodig is. De gids legt uit hoe instructies te gebruiken zijn voor alle functies, terwijl je zorgt voor nauwkeurige tracking en naleving van het facturatie beleid van jouw organisatie.