Inleiding
Facturatie is belangrijk en zou geen moeite moeten kosten.
Met Tribe CRM kun je in één oogopslag de facturen zien die nog gefactureerd kunnen worden.
Met Tribe CRM kun je online facturen versturen in slechts een paar klikken en altijd naar de juiste contactpersoon.
Mogelijk het automatiseren van het verzenden van periodieke facturen (en herinneringen).
De facturatie module draagt bij aan een gezonde cashflow en zorgt ervoor dat je weet waar je moet ingrijpen. Je krijgt grip op je debiteurenbeheer.
Hoe maak ik een Factuursjabloon aan?
Hoe maak ik een nieuwe factuur aan?
Hoe zie ik de status van een factuur?
Hoe kan ik (automatisch) herinneringen versturen?
Hoe kan ik facturen crediteren?
Werken met verkooporders in plaats van facturen.
Facturatiebeleid
1 Hoe maak ik een Factuursjabloon aan?
Voordat je begint met facturatie, is het nodig om een factuursjabloon en e-mailtemplate aan te maken. De kennisbank bevat een aantal verschillende artikelen over het maken en aanpassen van sjablonen. Je kunt deze gebruiken als referentie voor de aanpassingen die je wilt maken.
2 Hoe maak ik een nieuwe factuur aan?
Het startpunt voor het aanmaken van een factuur hangt af van jouw specifieke situatie. Het is mogelijk om een factuur direct aan een relatie te koppelen, maar je kunt deze ook aanmaken vanuit een activiteit, zoals een verkoopkans, project, werkorder, tijdregistratie of abonnement. De afhandeling van de factuur is verder hetzelfde voor elke situatie.
Je ziet de hierboven genoemde activiteiten alleen wanneer je de modules met dezelfde naam hebt geactiveerd. Een factuur aanmaken via een van deze activiteiten is heel intuïtief via de factuur knop. Alle productregels worden direct vanuit deze activiteiten naar de factuur overgedragen, waardoor facturatie snel en eenvoudig is. De artikelen over de verschillende modules leggen dit in meer detail uit.
In deze paragraaf leggen we uit hoe je een factuur rechtstreeks bij een relatie kunt aanmaken.
Zoek en open de relatie aan wie je een factuur wilt sturen.
Klik op de + factuur knop in de balk (open de opties onder + meer, indien nodig).
Voer de vereiste gegevens in en selecteer het juiste factuursjabloon. Klik op opslaan.
De factuur bevat nog geen productregels. Voeg nu eerst een of meer regels toe door op de + product knop te klikken. Hier kun je producten uit het productboek selecteren of direct een nieuw product toevoegen. De toegevoegde regels worden automatisch opgeslagen bij invoer.
Door op het voorbeeld-tabblad te klikken, kun je de factuur bekijken voordat je deze verzendt.
Als je een extra opmerking wilt toevoegen aan deze specifieke factuur, klik dan op het bewerk tabblad. De gekozen sjabloon wordt dan weergegeven. De wijziging die je aanbrengt, geldt alleen voor deze factuur. Je wijzigt dus de sjabloon niet.
Klik op de verzend knop.
Er opent een e-mailvenster. Pas de tekst van de e-mail aan indien nodig en klik op verzenden.
De e-mail wordt nu verzonden en de factuur zal automatisch aan de e-mail worden toegevoegd.
Wist je dat?
Het factuurnummer en de datum worden pas aangemaakt wanneer de factuur daadwerkelijk wordt verzonden.
Standaard wordt het financiële e-mailadres van de relatie gebruikt voor het facturatie-e-mailadres. Als dit niet is ingevuld, wordt het algemene e-mailadres van de organisatie gebruikt, en als dit ook niet is ingevuld, wordt het e-mailadres van de contactpersoon gebruikt.
Een kopie van de factuur kan via het BCC-adres naar de boekhouding worden gestuurd. Je kunt dit instellen in configuratie > facturatie.
De standaard betalingsvoorwaarden kunnen worden ingesteld in configuratie > facturatie.
3 Hoe zie ik de status van een factuur?
Om je direct inzicht te geven in de status van de verschillende facturen, zijn er standaard twee widgets op het facturatie Dashboard:
Facturen per fase: Elke factuur doorloopt een aantal fasen. Deze Widget toont alle facturen per fase. Zo heb je meteen een duidelijk overzicht, bijvoorbeeld van alle conceptfacturen die nog gefactureerd moeten worden.
Gefactureerd: Deze Widget geeft je een totaaloverzicht van alle facturen die al zijn gefactureerd.
Natuurlijk kun je ook je eigen Widget of weergaven maken op basis van de gegevens die je wilt zien. Je kunt meer lezen over het maken van Widgets in dit artikel en over het maken van een weergave in dit artikel.
4 Hoe kan ik herinneringen automatisch verzenden?
Helaas komt het soms voor dat een factuur niet op tijd wordt betaald. Tribe CRM stelt je in staat om het verzenden van de eerste en tweede herinnering te automatiseren. Tribe CRM bevat al een standaard e-mailtemplate voor herinneringen, die je naar wens kunt aanpassen. Het verzenden van herinneringen gebeurt via automatisering. Dit is niet standaard geactiveerd. Volg de onderstaande stappen om het te activeren:
Navigeer naar configuratie > activiteiten > factuur.
Open het automatiseringen tabblad.
Activeer beide automatiseringen door de schuifregelaar aan te zetten.
Wist je dat?
Het is mogelijk om bepaalde relaties uit te sluiten bij het verzenden van een herinnering. Om dit te doen, activeer je de herinneringen niet verzenden schuifregelaar op de klantkaart.
De automatiseringen zorgen ervoor dat herinneringen elke dag om 7 uur 's ochtends worden verstuurd. De herinnering wordt alleen verzonden wanneer aan de onderstaande voorwaarden is voldaan. Een kopie van de factuur is bij de herinnering gevoegd.
1e herinnering:
De herinner me niet schuifregelaar is niet geactiveerd.
De factuur heeft de status verzonden.
De vervaldatum van de factuur is gelijk aan de huidige datum min 1 dag.
Na het versturen van de 1e herinnering, zal de status van de factuur automatisch worden gewijzigd in 1e herinnering.
2e herinnering:
De herinner niet schuifregelaar is niet geactiveerd.
De factuur heeft de status 1e herinnering.
De vervaldatum van de factuur is gelijk aan de huidige datum min 7 dagen.
Na het versturen van de 2e herinnering, wordt de status van de factuur automatisch gewijzigd in 2e herinnering.
5 Hoe kan ik facturen crediteren?
Het is af en toe nodig om een factuur te crediteren. Dit kan eenvoudig worden gedaan via het stippenmenu in de factuur.
Volg de onderstaande stappen om de creditfactuur te verzenden.
Open de te crediteren factuur.
Klik op het stippenmenu rechtsboven op de factuur > creditfactuur.
De creditfactuur wordt aangemaakt met de status concept. Je kunt deze vinden in de Tijdlijn onder open activiteiten. De originele factuur staat in de Tijdlijn onder gesloten activiteiten en heeft de status gecrediteerd.
Open de creditfactuur en klik op de verzend knop.
Er zal nu een e-mailvenster openen. Pas de tekst van de e-mail aan indien nodig en klik op verzenden.
De e-mail is nu verzonden en de creditfactuur is automatisch aan de e-mail toegevoegd.
6 Werken met verkooporders in plaats van facturen
Gebruik je verkooporders in plaats van facturen? Pas dit aan in de Tribe CRM-configuratie. Door simpelweg het vakje Werken met verkooporders in plaats van facturen aan te vinken in configuratie > facturatie, zal het systeem de nodige aanpassing maken. Als je de verkooporderactiviteit wilt gebruiken, heb je ook de facturatiemodule nodig.
7 Facturatiebeleid
De Tribe facturatiemodule komt met een bijgewerkte facturatiebeleid, geïmplementeerd vanaf 1 april 2024. Standaard is het beleid ingesteld op strikt. Onder dit beleid kan de gebruiker een factuur aanmaken en verzenden zoals beschreven in dit artikel. Zodra de factuur is verzonden, is deze 'bevroren'. Dit betekent dat verdere aanpassingen niet mogelijk zijn. Eventuele credits kunnen worden gemaakt via de factuurcreditknop. Hoewel het mogelijk is om de fase van de factuur te veranderen, zoals naar 'herinnering verzonden', kan de factuur niet opnieuw worden geopend voor bewerking. Alle wijzigingen binnen de factuur worden nauwkeurig bijgehouden in een log binnen het audittrail.
Het factureringsbeleid blijft standaard accommodatief voor klanten die Tribe vóór 1 april 2024 hebben gebruikt. Wijzigingen kunnen nog steeds onder dit beleid worden aangebracht nadat de factuur is verzonden.
De beheerder heeft de optie om de beleidsinstelling aan te passen indien nodig, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Dit is mogelijk via configuratie > facturering > factureringsinstellingen.