Introductie
Met de urenregistratie module kun je nauwkeurig je uren bijhouden van al je taken, afspraken en telefoontjes. Ook wanneer je onderweg bent. Je koppelt deze vervolgens in één klik aan het juiste project of klant. Met als uitkomst: overzicht, correcte facturen en duidelijke rapporten. In dit artikel lees je meer over hoe je uren kunt registreren.
Hoe kan ik uren registreren via de timer?
Hoe kan ik achteraf uren registreren?
Hoe kan ik uren registreren via taken en afspraken?
Hoe voeg ik uursoorten toe?
Hoe kan ik uren verwerken?
Hoe kan ik uren verdichten op de factuur?
1 Hoe kan ik uren registreren via de timer?
Binnen Tribe CRM heb je een handige timer die je de mogelijkheid geeft deze aan te zetten gedurende jouw werkzaamheden zodat je nauwkeurig de tijd bij kunt houden die je kwijt bent aan bepaalde projecten, taken of afspraken.
Klik hiervoor op de timer in de blauwe balk van Tribe CRM.
Geef aan voor welke activiteit je de urenregistratie wil starten, voor welke uursoort en of de registratie declarabel is (uren kunnen gefactureerd worden).
De timer blijft zichtbaar in de blauwe Tribe balk. Zodra je klaar bent, stop je de urenregistratie door op de wekker met het streepje erdoor te klikken. De urenregistratie wordt automatisch opgeslagen.
Urenregistratie starten via de timer in Tribe CRM
Urenregistratie starten op je smartphone in Tribe CRM
2 Hoe kan ik achteraf uren registreren?
Naast dat je uren kunt bijhouden met de timer wat vooral heel handig is als je aan veel verschillende projecten werkt op een dag, kun je ook achteraf je uren invoeren.
Open daarvoor de entiteit waaraan je uren wilt koppelen en klik op de tab Uren.
Klik op Te verwerken uren en vervolgens op +Urenregistratie.
Uren registreren vanaf een project in Tribe CRM
3. Geef het Uursoort door te kiezen uit de voor gedefinieerde uursoorten, of geef een nieuwe uursoort in
4. Geef de Medewerker in. Standaard wordt de ingelogde medewerker geselecteerd, maar je kunt ook een andere medewerker selecteren.
5. Geef de Datum en van tot tijd in. Door op het veld te klikken kun je via de kalender een datum kiezen, een begintijd ingeven en de duur bepalen. Meer informatie over het datum/tijd velden en de planner krijg je in het volgende onderdeel.
6. Indien je een urenregistratie toevoegt voor een project, kun je tevens de Milestone ingeven. Dit is een fase binnen een project wat per project bepaald wordt.
7. Schuif Declarabel naar rechts indien de ingegeven urenregistratie gefactureerd moet worden.
Een urenregistratieregel in Tribe CRM
Periode en planner in datumvelden
Kalender (Tab Periode)
Klik op een datumveld om de kalender weer te geven.
Klik op een datum om de datum aan te passen.
De aanvangstijd wordt automatisch gekozen. Klik hierop om deze aan te passen.
Datum aanpassen in Tribe CRM
4. Bij tijd kun je links de uren kiezen en rechts de minuten. Je kunt naar boven en beneden scrollen om meer weer te geven. Daarnaast is het ook mogelijk om de tijd zelf in te geven (formaat HH:MM). Geef de duratie in.
Tijd aanpassen in Tribe CRM
5. In de tab planner kun je de beschikbaarheid van jou en je collega’s zien. Maak je hier een selectie (slepen) dan wordt deze automatisch ingevuld in je urenregistratie met je juiste medewerker.
6. Kies eventueel voor een andere weergave.
Planner in Tribe CRM
3 Hoe kan ik uren registreren via taken en afspraken?
Het is mogelijk uren direct te registeren bij een taak of een afspraak. Bij het ingeven van een taak kun je een datum, tijd en duur opgeven en deze kunnen automatisch geregistreerd worden bij de geselecteerde activiteit.
Uren direct registreren bij een taak of afspraak
Bij het inplannen van je taken of afspraken kun je direct aangeven of de taak of afspraak gelogd moet worden in de urenregistratie van een bestaande activiteit. Schuif hiervoor Urenregistratie naar rechts.
Uren registreren bij een afspraak in Tribe CRM
Uren registreren bij een taak in Tribe CRM
4 Hoe voeg ik uursoorten toe?
Uursoorten kunnen eenvoudig toegevoegd worden in de configuratie of tijdens het toevoegen van de uren. Uursoorten worden gekoppeld aan producten.
Producten voor uursoorten toevoegen
Ga naar Configuratie.
Klik op Producten.
Links worden alle productgroepen weergegeven. Klik op +Productgroep indien je een productgroep wilt toevoegen.
Klik op +Product.
Producten toevoegen in de configuratie in Tribe CRM
5. Herhaling kan ingevuld worden, maar dit is niet verplicht. Dit kan gebruikt worden voor abonnementen.
6. Voer de gegevens in. De eenheid dient Uur te zijn.
7. Onder Prijsinformatie kan de Verkoopprijs ingegeven worden.
Producten toevoegen in de configuratie in Tribe CRM
Uursoorten toevoegen
Ga naar Configuratie.
Klik op Urenregistratie.
Links worden alle uursoorten weergegeven. Klik op +Uursoort.
Uursoort toevoegen aan de configuratie in Tribe CRM
4. Geef een naam en een product in en klik op Opslaan.
Een uursoort toevoegen vanuit de urenregistratie
In de dropdown van de uursoort, klik op +Uursoort
Een uursoort toevoegen vanuit de urenregistratie in Tribe CRM
5 Hoe kan ik uren verwerken?
Nadat uren zijn geregistreerd, dienen deze nog verwerkt te worden. Ook uren die niet gedeclareerd worden dienen eerst nagekeken te worden door de verantwoordelijke van de entiteit, bijvoorbeeld de project manager.
Om uren te kunnen verwerken, open je de entiteit waaraan je uren wilt koppelen en klik op de tab Uren.
Hier worden de Lopende uren weergegeven (voor het geval een tijdregistratie via de timer getart is), Te verwerken uren en Verwerkte uren. Bij Te verwerken uren kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:
+Urenregistratie: Geef hier kunnen de gemaakt uren in die achteraf ingevoerd moeten worden.
Zonder facturatie: Uren verwerken die niet declarabel zijn. Hierbij worden ze verplaatst naar de tab Verwerkt.
Naar te factureren: Dit is een tijdelijke verzamelplaats van urenregistraties Zet hier de uren neer die wel wilt factureren, maar nog niet op de factuur wilt zetten. In een later stadium kun je de uren in een keer factureren.
Naar nieuwe factuur: Direct een nieuwe factuur maken van de geselecteerde regels.
Naar bestaande conceptfactuur: Kies deze optie indien er al een conceptfactuur klaar staat waar deze uren aan toegevoegd moeten worden.
Uren verwerken in Tribe CRM
Wist je dat? Je meer uitleg kunt krijgen over hoe je kunt factureren met het artikel Hoe maak en verzend ik een factuur?
6. Hoe kan ik uren verdichten op de factuur?
Om een beter overzicht te creëren van uren op een factuur, is het wellicht wenselijk de uren gegroepeerd weer te geven op de factuur. Pas hiervoor onderstaande instelling aan:
Navigeer naar configuratie.
Klik op facturatie.
Activeer het schuifje verdicht urenregels bij verwerken.
Werk je met zowel urenregistraties als prijslijsten? Lees dan ook het artikel Hoe werk ik met prijslijsten?. Hierin staat beschreven hoe de juiste prijs van een artikel of uur wordt bepaald.
Aanvullend op het gelinkte artikel is het onderstaande van toepassing wanneer het verdichten van urenregels is geactiveerd:
Van elke urenregistratie wordt de afzonderlijke productprijs bepaald zoals beschreven in bovengenoemde artikel, op basis van het aantal en de start- en einddatum in de urenregistratie.
De urenregistraties worden vervolgens gegroepeerd op Activiteit, Product en Prijs.
Urenregistraties met dezelfde Activiteit, Product en Prijs worden geconsolideerd tot één enkele productregel, met som van het aantal uren, en de eerder bepaalde Product en Prijs.
Wanneer een niet gefactureerde productregel bestaat met dezelfde Activiteit, Product en Prijs dan worden urenregistraties daaraan toegevoegd door een aantal te verhogen met het aantal van de urenregistratie.