In dit artikel bespreken we de stappen om een Key Performance Indicator (KPI) aan te maken in Tribe CRM. In het artikel ‘KPI’s in Tribe CRM: Jouw weg naar succes’ legden we uit wat KPI’s zijn en waarom ze nuttig zijn. Nu richten we ons op de praktische kant: hoe je een KPI instelt, de verschillende velden uitlegt, en welke inzichten deze functionaliteit biedt. We begeleiden je stap voor stap bij het aanmaken van een KPI aan de hand van enkele voorbeelden.
Hoe stel ik een KPI in voor met meten van omzet?
Gerealiseerde omzet per maand per medewerker
In dit voorbeeld maken we een KPI aan voor de gerealiseerde omzet per maand voor elke verkoopmedewerker.
Klik op configuratie.
Navigeer naar activiteiten > verkoopkansen.
Open het tabblad KPI. Klik op Nieuwe KPI.
Voer KPI-gegevens in:
Naam: Voer de naam van de KPI in. Deze naam wordt getoond in de KPI widget. Bijvoorbeeld “Gerealiseerde omzet per maand per medewerker“.
Doelstelling interval: Stel het interval voor de KPI in, in dit geval maandelijks. Dit interval moet overeenkomen met hoe vaak je de voortgang wilt beoordelen.
Datumveld: Kies het datumveld waarop de KPI gebaseerd zal zijn. In dit geval, selecteer de afsluitdatum van de verkoopkans.
Pas eventueel een filter toe. Hiermee verklein je de dataset. Je kan hier bijvoorbeeld filteren op marktsegment wanneer je verschillende doelen hebt voor mid-market en enterprise segmenten.
Selecteer het veld om de waarde te meten, in dit voorbeeld het veld bedrag.
Selecteer je juiste berekeningstype. In dit geval selecteer je som om het totale bedrag te aggregeren.
Definieer het pad om de verantwoordelijke medewerker voor de verkoopkans te identificeren. In dit voorbeeld het veld verkoper.
Het is ook mogelijk om de KPI in te stellen voor een team. Activeer hiervoor de team instelling. In dit geval zal het medewerkerpad worden verborgen.
Voeg een meting toe om de KPI trend te volgen. Bijvoorbeeld, wekelijkse metingen binnen een maandelijkse KPI om de voortgang tussentijds te monitoren.
Sla de KPI op. Het systeem toont dan een visuele weergave van de huidige gegevens.
Na het opslaan van de nieuwe KPI is het mogelijk doelstellingen in het stellen voor individuele medewerkers, specifieke teams of de gehele organisatie.
In ons voorbeeld voor de gerealiseerde omzet per maand voor elke verkoopmedewerker zullen we een doelstellingen invoeren voor individuele medewerkers.
Klik op de knop definieer doelstellingen.
Specificeer het aantal periodes, in dit voorbeeld 12, voor een jaar.
Stel de startdatum in. Bijvoorbeeld 1 januari.
Voer de waarde in. Hierbij is het mogelijk om per medewerker een verschillende waarde toe te passen. Een junior verkoper kan een lagere doelstelling krijgen dan een senior verkoper.
Selecteer de gewenste medewerker.
Sla de doelstelling op. Het systeem past deze toe op de gedefinieerde periodes.
Herhaal deze stappen voor elke medewerker.
Let op: het is mogelijk het veld medewerker in de doelstelling leeg te laten. In dit geval zal de doelstelling van toepassing zijn op de gehele organisatie, ongeacht de keuze voor medewerker of team in de KPI definitie.
De KPI en doelstellingen zijn nu aangemaakt. In het KPI voorbeeld kun je de gewenste periode en medewerker selecteren om de instellingen de controleren.
Vergeet niet de KPI widget toe te voegen aan je dashboard.
Navigeer naar het gewenste dashboard.
Klik op widget toevoegen en scroll naar de KPI sectie in de widget bibliotheek.
Selecteer de relevante KPI-widget, zoals gerealiseerde omzet per maand.
Hoe stel ik een KPI in voor het meten van afgesloten support tickets?
Aantal afgesloten tickets per maand, per medewerker
In dit voorbeeld maken we een KPI aan voor het aantal afgesloten tickets per maand, per medewerker.
Klik op configuratie.
Navigeer naar activiteiten > support ticket.
Open het tabblad KPI. Klik op Nieuwe KPI.
Voer KPI-gegevens in:
Naam: Voer de naam van de KPI in. Deze naam wordt getoond in de KPI widget. Bijvoorbeeld “Aantal afgesloten tickets per maand, per medewerker“.
Doelstelling interval: Stel het interval voor de KPI in, in dit geval maandelijks. Dit interval moet overeenkomen met hoe vaak je de voortgang wilt beoordelen.
Datumveld: Kies het datumveld waarop de KPI gebaseerd zal zijn. In dit geval, selecteer de afsluitdatum van het support ticket.
Pas eventueel een filter toe. Hiermee verklein je de dataset. Je kan hier bijvoorbeeld filteren op product wanneer je verschillende producten verkoopt.
Selecteer het veld om de waarde te meten. In dit voorbeeld willen we niet meten op een bedrag veld zoals in het voorgaande sales voorbeeld, maar we willen het aantal tickets meten. Hiervoor hebben we een waarde nodig die uniek is, zodat de tickets geteld kunnen worden. Ieder ticket krijgt een uniek ID in Tribe. Daarom selecteren we bij de waarde het veld ID.
Selecteer je juiste berekeningstype. In dit geval selecteer je aantal om het aantal tickets te aggregeren.
Definieer het pad om de verantwoordelijke medewerker voor de verkoopkans te identificeren. In dit voorbeeld het veld verkoper.
Het is ook mogelijk om de KPI in te stellen voor een team. Activeer hiervoor de team instelling. In dit geval zal het medewerkerpad worden verborgen.
Voeg een meting toe om de KPI trend te volgen. Bijvoorbeeld, wekelijkse metingen binnen een maandelijkse KPI om de voortgang tussentijds te monitoren.
Sla de KPI op. Het systeem toont dan een visuele weergave van de huidige gegevens.
Na het opslaan van de nieuwe KPI is het mogelijk doelstellingen in het stellen voor individuele medewerkers, specifieke teams of de gehele organisatie.
In ons voorbeeld voor het aantal afgesloten tickets per maand, per medewerker zullen we een doelstellingen invoeren voor individuele medewerkers.
Klik op de knop definieer doelstellingen.
Specificeer het aantal periodes, in dit voorbeeld 12, voor een jaar.
Stel de startdatum in. Bijvoorbeeld 1 januari.
Voer de waarde in. In dit geval gaat het om het aantal tickets voor deze specifieke medewerker. Het is mogelijk om per medewerker een verschillend aantal toe te passen.
Selecteer de gewenste medewerker.
Sla de doelstelling op. Het systeem past deze toe op de gedefinieerde periodes.
Herhaal deze stappen voor elke medewerker.
Let op: het is mogelijk het veld medewerker in de doelstelling leeg te laten. In dit geval zal de doelstelling van toepassing zijn op de gehele organisatie, ongeacht de keuze voor medewerker of team in de KPI definitie.
De KPI en doelstellingen zijn nu aangemaakt. In het KPI voorbeeld kun je de gewenste periode en medewerker selecteren om de instellingen de controleren.
Vergeet niet de KPI widget toe te voegen aan je dashboard.
Navigeer naar het gewenste dashboard.
Klik op widget toevoegen en scroll naar de KPI sectie in de widget bibliotheek.
Selecteer de relevante KPI-widget, zoals aantal afgesloten tickets per maand, per medewerker
Hoe stel ik een KPI in voor het meten van nieuwe leads?
Aantal nieuwe leads per maand, per team
In dit voorbeeld maken we een KPI aan voor het aantal nieuwe leads per maand, per team.
Klik op configuratie.
Navigeer naar relaties> leads.
Open het tabblad KPI. Klik op Nieuwe KPI.
Voer KPI-gegevens in:
Naam: Voer de naam van de KPI in. Deze naam wordt getoond in de KPI widget. Bijvoorbeeld “aantal nieuwe leads per maand, per team.”.
Doelstelling interval: Stel het interval voor de KPI in, in dit geval maandelijks. Dit interval moet overeenkomen met hoe vaak je de voortgang wilt beoordelen.
Datumveld: Kies het datumveld waarop de KPI gebaseerd zal zijn. In dit geval, selecteer de creatiedatum van de lead.
Pas eventueel een filter toe. Hiermee verklein je de dataset. Je kan hier bijvoorbeeld filteren op marktsegment wanneer je verschillende doelen hebt voor mid-market en enterprise segmenten.
Selecteer het veld om de waarde te meten. In dit voorbeeld willen we niet meten op een bedrag veld zoals in het voorgaande sales voorbeeld, maar we willen het aantal leads meten. Hiervoor hebben we een waarde nodig die uniek is, zodat de leads geteld kunnen worden. Iedere lead krijgt een uniek ID in Tribe. Daarom selecteren we bij de waarde het veld ID.
Selecteer je juiste berekeningstype. In dit geval selecteer je aantal om het aantal leads te aggregeren.
Activeer in dit voorbeeld de team instelling. Het medewerkerpad zal worden verborgen.
Voeg een meting toe om de KPI trend te volgen.
Sla de KPI op. Het systeem toont dan een visuele weergave van de huidige gegevens.
Na het opslaan van de nieuwe KPI is het mogelijk doelstellingen in het stellen voor individuele medewerkers, specifieke teams of de gehele organisatie.
In ons voorbeeld voor het aantal nieuwe leads per maand, per team zullen we een doelstellingen invoeren voor een team.
Klik op de knop definieer doelstellingen.
Specificeer het aantal periodes, in dit voorbeeld 12, voor een jaar.
Stel de startdatum in. Bijvoorbeeld 1 januari.
Voer de waarde in. Hierbij is het mogelijk om per team een verschillende waarde toe te passen.
Selecteer het gewenste team.
Sla de doelstelling op. Het systeem past deze toe op de gedefinieerde periodes.
Herhaal deze stappen voor eventuele andere teams.
Let op: het is mogelijk het veld medewerker in de doelstelling leeg te laten. In dit geval zal de doelstelling van toepassing zijn op de gehele organisatie, ongeacht de keuze voor medewerker of team in de KPI definitie.
De KPI en doelstellingen zijn nu aangemaakt. In het KPI voorbeeld kun je de gewenste periode en team selecteren om de instellingen de controleren.
Vergeet niet de KPI widget toe te voegen aan je dashboard.
Navigeer naar het gewenste dashboard.
Klik op widget toevoegen en scroll naar de KPI sectie in de widget bibliotheek.
Selecteer de relevante KPI-widget, zoals het aantal nieuwe leads per maand.
Voordelen gebruik KPI’s
De KPI-functionaliteit in Tribe CRM is een krachtig hulpmiddel om de prestaties van je organisatie te monitoren en te verbeteren. Door KPI’s in te stellen en te volgen, kun je:
Medewerkers motiveren: Geef duidelijke doelen en regelmatige prestatiefeedback.
Inzichten krijgen: Begrijp bedrijfsprocessen beter door visuele en kwantitatieve gegevens.
Doelen bereiken: Zorg ervoor dat je team op koers ligt om zijn doelstellingen te halen met bruikbare gegevens.
Gebruik KPI’s om je gegevens om te zetten in waardevolle inzichten die je organisatie vooruit helpen.