De module voor cursusadministratie helpt je bij het plannen, beheren en volgen van cursussen, trainingen en workshops op een gestructureerde manier. Het stelt je in staat om lessen te plannen, deelnemers te koppelen, aanwezigheid te registreren en duidelijk te communiceren over wijzigingen. Dit is handig wanneer je één centrale plek wilt om zowel logistieke als deelnemersgerelateerde informatie te beheren. Door deze instructies te volgen, begrijp je instructies je cursussen kunt opzetten, lessen kunt beheren en effectief met deelnemers kunt werken.
Inhoudsopgave
Wat Doet De Course Administration module?
Welke instellingen moet je configureren?
Hoe maak ik een nieuwe cursus aan?
Waar Wordt Cursusinformatie Weergegeven?
Hoe voeg ik cursusdeelnemers toe?
Hoe maak ik een les plannen?
Hoe verstuur ik e-mails naar leerlingen?
Hoe registreer ik aanwezigheid?
Deelnemers moeten zich voor elke les registreren
Is er een docent- of studentenportaal?
Snelle Samenvatting
Wat Doet De Course Administration module?
De cursusadministratie module stelt je in staat om cursussen van begin tot eind binnen Tribe te organiseren. Je kunt lessen plannen, instructeurs en locaties koppelen, deelnemers beheren en aanwezigheidsrecords bijhouden. Alle communicatie en documentatie met betrekking tot de cursus worden centraal opgeslagen.
Welke instellingen moet je configureren?
Voordat je cursussen aanmaakt, moeten verschillende instellingen worden gedefinieerd in Configuratie onder Cursussen. Sommige instellingen vereisen beheerdersrechten.
Instructeurs
Je definieert instructeurs voor cursussen en lessen.
Ga naar Cursus Instructeurs.
Klik op + Cursus Instructeur of gebruik de + knop in de blauwe balk.
Voer de gegevens van de instructeur in en sla op.
Locaties
Cursussen zijn gekoppeld aan specifieke locaties.
Ga naar Cursuslocaties.
Klik op + Cursuslocatie.
Voer de naam van de locatie en adresgegevens in.
Select Opslaan.
Vakantieperiodes
Vakantietijden worden gebruikt bij het maken van les plannen. Tribe vermijdt automatisch het inplannen van lessen tijdens deze periodes en gaat daarna verder met plannen.
Ga naar Vakanties.
Klik op + Vakanties.
Definieer de vakantieperiode en sla op.
Cursus sjablonen
Cursustemplates slaan vaste cursus gegevens op, zoals het aantal lessen, de duur en het maximale aantal deelnemers.
Klik op + Cursus sjabloon.
Voer de sjabloongegevens in.
Select Plannen voor de les plannen.
Definieer herhaling en timing.
Voeg locaties of standaard document toe indien nodig.
Select Opslaan en Openen, en sla vervolgens de gegevens op.
e-mail Sjablonen
Voor consistente communicatie raden we aan om gebruik te maken van e-mail templates. Deze stellen je in staat om snel uniforme berichten naar deelnemers te sturen.
Hoe maak ik een nieuwe cursus aan?
Klik op de + knop rechtsboven in de blauwe balk.
Select Cursus.
Voer het onderwerp in en kies een sjabloon voor de cursus.
Pas de vooraf ingevulde gegevens aan indien nodig.
Selecteer de gerelateerde organisatie of relatie.
Schakel Deelnemers Moeten Zich Voor Elke Les Registreren in indien van toepassing.
Select Opslaan en Openen.
Waar Wordt Cursusinformatie Weergegeven?
Elke cursus heeft een speciale activiteit met alle gerelateerde informatie:
Details tonen algemene cursus gegevens en lesplanning.
lijst alle geplande lessen.
Cursusbestanden bewaren documenten die aan de cursus zijn gekoppeld.
Deelnemers tonen ingeschreven leerlingen.
e-mail Deelnemers stelt je in staat om e-mails naar leerlingen te sturen.
Hoe voeg ik cursusdeelnemers toe?
Open de cursus.
Ga naar het Cursusdeelname tabblad.
Klik + Toevoegen.
Selecteer of maak de relatie aan.
Vul alle resterende velden in.
Select Opslaan en Openen.
Elke deelname is gekoppeld aan één specifieke cursus. Communicatie- en cursusgerelateerde gegevens worden opgeslagen op deelname-niveau, terwijl persoonlijke gegevens gekoppeld blijven aan het persoon record.
Hoe maak ik een les plannen?
Je kunt lessen handmatig toevoegen of ze automatisch genereren.
Om lessen handmatig toe te voegen:
Open de cursus.
Ga naar het Lessons tabblad.
Klik + Toevoegen.
Voer de lesdetails in.
Select Opslaan.
Om lessen automatisch te maken:
Open de cursus.
Open de Lesplanning sectie.
Bekijk de cursusinstellingen.
Klik op Maak lessen volgens plannen.
Open de Les weergave om de gemaakte lessen te bekijken.
notitie: De startdatum van de cursus bepaalt wanneer de eerste les is gepland, op basis van het gedefinieerde interval en de dagen.
Hoe Stuur Ik E-mails Naar Leerlingen?
Open de cursus.
Ga naar het e-mail deelnemers tabblad.
Selecteer een of meer leerlingen met behulp van de selectievakjes of filter.
Voer een onderwerp in.
Typ het bericht of selecteer een e-mailsjabloon.
Klik op Verzend e-mail.
E-mails worden geregistreerd op zowel de tijdlijn van de cursusdeelname als de tijdlijn van de persoon.
Hoe registreer ik mijn aanwezigheid?
Open de cursus.
Ga naar het Lessons tabblad.
Open de relevante les.
Vink de aanwezige leerlingen aan.
Klik op Deelname Registreren.
Je kunt de aanwezigheid bekijken in het Aanwezigheid tabblad en weergaven maken om relevante gegevens weer te geven.
Deelnemers moeten zich voor elke les registreren
Deze optie is handig wanneer leerlingen verschillende lessen binnen dezelfde cursus bijwonen.
Wanneer ingeschakeld, toont elke les een Deelname Registratie tabblad waar je kunt selecteren welke leerlingen geregistreerd zijn voor die les. Na het registreren van deelnemers kan de aanwezigheid zoals gebruikelijk worden bijgehouden.
Is er een leraren- of studentenportaal?
Docenten en leerlingen kunnen relevante cursusinformatie via een portal bekijken. Instructeurs zien schema's, deelnemers, aanwezigheid en materialen zonder toegang te hebben tot de volledige CRM. Leerlingen kunnen planningsdetails weergave, persoonlijke informatie bijwerken en toegang krijgen tot opdrachten.
Portals worden geconfigureerd door een Tribe-coach op basis van jouw vereisten.
Snelle Samenvatting
De cursusadministratie module helpt je om cursussen te plannen, lessen in te plannen en deelnemers op één plek te beheren. Je kunt de aanwezigheid bijhouden, communiceren met leerlingen en plannen aanpassen met duidelijke instellingen en sjablonen. Dit zorgt voor gestructureerd cursusbeheer voor zowel instructeurs als deelnemers.