Automatische nummering in Tribe helpt je gestructureerde nummers toe te wijzen aan relaties en activiteiten zonder handmatig werk. Het is handig wanneer je consistente identificatoren wilt, zoals factuurnummers, relatie nummers of debiteurnummers. Je kunt deze functie gebruiken om Tribe af te stemmen op je interne administratie of boekhoudproces. Door deze instructies te volgen, leer je waar automatische nummering kan worden gebruikt en instructies je het correct kunt configureren.
Inhoudsopgave
Wat Doet Automatische Nummering?
Welke gegevens kun je gebruiken voor automatische nummering?
Hoe stel je automatische nummering in?
Hoe Werken Nummer Elementen En Sequenties?
Wat doet automatische nummering?
Automatische nummering wijst een uniek nummer toe aan een relatie of activiteit op basis van regels die je definieert. Het nummer wordt automatisch gegenereerd wanneer een record wordt aangemaakt, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en dubbele nummers worden voorkomen. Elke organisatie beheert zijn eigen nummeringsstructuur, waardoor deze kan worden afgestemd op bestaande werkstromen / workflows.
Welke gegevens kun je gebruiken voor automatische nummering?
Je kunt automatische nummering gebruiken voor zowel activiteiten als relaties.
Alle activiteiten in Tribe bevatten standaard een nummer veld. Voor de meeste activiteiten wordt dit nummer al automatisch gegenereerd, vaak door het jaar te combineren met een volgnummer of het jaar en de maand te combineren met een volgnummer.
Voor relaties kan automatische nummering worden ingeschakeld voor de Nummer en Debiteur Nummer velden. Deze zijn standaard niet actief en moeten eenmaal door een beheerder worden geconfigureerd.
Hoe stel je automatische nummering in?
Je moet beheerdersrechten hebben om automatische nummering te configureren.
Klik op Configuratie.
Select Activiteiten.
Open de relevante activiteit, zoals Factuur.
Selecteer het Velden tabblad.
Zoek het nummer veld en selecteer de Auto Nummer knop.
Voeg nummer elementen toe door Element toevoegen te selecteren.
Bewaar de nummerdefinitie.
Zodra opgeslagen, past Tribe de nummering automatisch toe wanneer nieuwe records worden aangemaakt.
Hoe Werken Nummer Elementen En Sequenties?
Je bouwt een nummer door verschillende elementen te combineren. Beschikbare elementen zijn:
Volgnummer
Tekst, zoals letters of speciale tekens
Dag [DD]
Maand [MM]
Jaar [YY] of Jaar [YYYY]
Veld, dat een waarde uit een ander veld invoegt, zoals de initialen van de werknemer
Je definieert ook de lengte en de startwaarde van het volgnummer.
Bijvoorbeeld, het gebruik van Jaar [YYYY] met een vijfcijferige reeks creëert een nummer zoals 2025-00001. Als er al nummering buiten Tribe bestaat, kun je het startnummer instellen om door te gaan vanaf de laatst gebruikte waarde, zoals 2025-00045.
Je kunt ook een Consecutief Startnummer definiëren. Dit bepaalt de resetwaarde wanneer een nieuwe periode begint. Bijvoorbeeld, dit instellen op 1 zorgt ervoor dat de volgorde opnieuw begint aan het begin van een nieuw jaar.
notitie: Wijzigingen in de nummering hebben alleen invloed op nieuwe records die na de update zijn aangemaakt.
Snelle Samenvatting
Automatische nummering in Tribe kent gestructureerde nummers toe aan activiteiten en relaties op basis van regels die je definieert. Beheerders kunnen nummering configureren met elementen zoals data, tekst, velden en reeksen. Dit zorgt voor een consistente identificatie van records terwijl handmatige inspanning en fouten worden verminderd.