Werk nog efficiënter door de mailbox functionaliteit in Tribe te gebruiken. Hiermee archiveer je automatisch e-mails van een algemene mailbox (zoals sales@... of helpdesk@...) naar de juiste relatie en mogelijk naar een nieuwe of bestaande activiteit. Werk je met Office365? Deel dan dit artikel met je systeembeheerder. Het bevat alle stappen die nodig zijn om binnenkomende e-mails direct in Tribe te verwerken.
Instellingen in kantoor 365
Instellingen in Tribe
1 Instellingen in kantoor 365
Volg de stappen hieronder voor de juiste instellingen:
Ga naar het Microsoft Entra-beheercentrum.
Onder Toepassingen klik je op App-registraties en vervolgens op + Nieuwe registratie.
Geef de applicatie nu een duidelijke naam, zodat je later altijd kunt herkennen waar het voor is. Selecteer de Accounts in deze organisatorische directory alleen optie en klik op Registreren.
Na registratie verschijnt het onderstaande scherm. Kopieer nu de Toepassing (klant) ID en de Directory (huurder) ID en sla ze tijdelijk ergens op (bijv. in een txt-bestand). Dit komt omdat deze gegevens in Tribe moeten worden ingevoerd.
Vervolgens hebben we ook een zogenaamde client secret nodig. Je kunt deze aanmaken door te klikken op Voeg een certificaat of geheim toe (zie screenshot in de vorige stap) en vervolgens op + Nieuwe client secret.
Geef de geheim een naam, kies de gewenste houdbaarheid en klik op Toevoegen.
Kopieer nu de waarde onder Waarde en plaats deze in het eerder gemaakte txt-bestand.
Om ervoor te zorgen dat TribeCRM de juiste toestemming heeft om de mailbox te lezen, moeten de juiste API-machtigingen nog worden ingesteld. Ga hiervoor naar API-machtigingen en klik op +Voeg een toestemming toe.
Select nu Microsoft Graph en vervolgens toestemming voor applicaties. Onder Selecteer toestemming tik je op readwrite en selecteer je Mail.ReadWrite en klik op Voeg toestemming toe.
Als laatste stap moet nu de toestemming van de beheerder worden gegeven. Klik hiervoor op Geef beheerderstoestemming voor... en klik vervolgens op Ja.
De bovenstaande machtigingen geven rechten voor alle mailbox binnen de Tenant. Het is echter mogelijk om dit verder te beperken tot één specifieke mailbox. Dit kan gedaan worden door een zogenaamde ApplicationAccessPolicy te creëren. Zie de onderstaande link van Microsoft voor een uitleg: https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access
2 Instellingen in Tribe
Nu alle stappen van Microsoft Entra (Azure) zijn voltooid, kan de mailbox worden ingesteld in Tribe.
Om dit te doen, ga naar Configuratie / E-mails & Campagnes / mailboxes en klik op +mailbox.
Geef de mailbox een naam en klik op Opslaan en openen.
Onder mailbox type selecteer nu de Microsoft mailbox optie en voer de gegevens die eerder van Microsoft zijn verzameld in. Onder e-mailadres voer je de gebruikersnaam van de mailbox in die gelezen moet worden. Zet de mailbox op actief en klik op Opslaan.
Wanneer alles correct is geconfigureerd, zijn alle e-mails die door TribeCRM zijn gelezen zichtbaar onder Ongekoppeld en/of Koppeld.
(Nadat een e-mail is gelezen, wordt deze verplaatst naar de map verwijderde items in de mailbox.)