De werkorder module helpt je om record te registreren, werk te voltooien en goed te keuren dat voor je klanten is uitgevoerd. Het stelt je in staat om uren en producten te registreren, werkorders ter goedkeuring te verzenden en facturen aan te maken op basis van voltooid werk. Dit is handig wanneer werk ter plaatse of op afstand wordt uitgevoerd en door de klant moet worden bevestigd. Door deze instructies te volgen, leer je stap voor stap hoe je werkorders kunt aanmaken, beheren en voltooien.
Ziet alles er een beetje anders uit? We zijn een nieuwe interface aan het uitrollen, en je account heeft het misschien al! Als de stappen hier niet overeenkomen met wat je ziet, ga dan naar Hoe gebruik ik de nieuwe lay-out van Tribe - de interface met tabbladen? voor de bijgewerkte versie van deze handleiding.
Inhoudsopgave
Wat Doet De werkorder module?
Hoe maak ik een werkorder aan?
Waar wordt werkorder informatie weergegeven?
Hoe beheer ik werkorderfases?
Hoe registreer en verwerk ik uren?
Hoe voeg ik producten toe aan een werkorder?
Hoe voltooi en verstuur ik een werkorder?
Hoe factureer ik en sluit ik een werkorder af?
Snelle Samenvatting
Wat Doet De werkorder module?
De werkorder module stelt je in staat om werk te beheren van uitvoering tot facturatie binnen Tribe. Een werkorder legt de afgesproken werkzaamheden, geregistreerde uren, geleverde producten en klant goedkeuring vast. Het ondersteunt werken vanaf een computer, tablet of smartphone, waardoor het geschikt is voor teams die op locatie werken.
Hoe maak ik een werkorder aan?
Je kunt een werkorder vanuit verschillende plaatsen in Tribe aanmaken.
Open een Project, gewonnen verkoopkans, of Relatie.
Klik op + werkorder of + Meer, en selecteer vervolgens werkorder.
Je kunt ook een werkorder aanmaken via planning:
Open het werkorder dashboard.
Selecteer een datum en tijd.
Kies werkorder.
Voer het onderwerp in.
Selecteer een sjabloon voor werkorder.
Klik op Opslaan of Opslaan en Openen.
Waar wordt werkorder informatie weergegeven?
Het werkorder scherm toont alle informatie met betrekking tot de werkorder op één plek, inclusief uren, producten, facturen, afspraken, e-mails en notities.
Belangrijke velden zijn:
Onderwerp, Startdatum, en Einddatum
Fase, die de huidige status toont
Werknemer, gekoppeld aan de werkorder
sjabloon, dat de layout van het document definieert
Geavanceerd, waar verzonden en ondertekende PDF's worden opgeslagen
Tijdregistraties, gebruikt om uren tijdens het werk te registreren
Hoe beheer ik werkorderfases?
Werkorders doorlopen fasen zoals Concept, plannen, In Behandeling, Klaar, Verzonden, Ondertekend, en Afgerond. Fases veranderen automatisch op basis van acties, zoals het registreren van uren of het verzenden van de werkorder.
Je kunt de fasen aanpassen als dat nodig is.
Ga naar Configuratie.
Select Activiteiten.
Open werkorder.
Ga naar het Fasen tabblad.
Voeg fases toe of bewerk ze en stel een standaard in indien nodig.
Hoe registreer en verwerk ik uren?
Je kunt uren toevoegen met timers of handmatige registratie.
Om uren te registreren met een timer:
Open de werkorder.
Klik op de relevante Uurtype Timer om deze te starten.
Klik op Stop uren om de timer te stoppen.
Bekijk de opgeslagen uren onder Te Verwerken.
Schakel Declarable in als de uren factureerbaar zijn.
uren Handmatig Registreren:
Open de werkorder.
Ga naar het uren tabblad.
Klik + urenregistratie.
Voer de gegevens in en sla op.
Te verwerken uren:
Open het uren tabblad.
Select de uren.
Klik op Zonder facturatie of Om te factureren.
Verwerkingsuren finaliseren ze zodat ze niet meer gewijzigd kunnen worden.
Hoe voeg ik producten toe aan een werkorder?
Als producten tijdens het bezoek worden geleverd:
Open de werkorder.
Ga naar het Producten tabblad.
Klik op + Product.
Voer de productdetails in.
Verwerk de producten naar een conceptfactuur indien nodig.
Hoe voltooi en verstuur ik een werkorder?
Na het werk is afgerond:
Open de werkorder.
Klik op Gereed.
uren worden alleen op de werkorder weergegeven nadat ze zijn verwerkt.
Je kunt dan de werkorder verzenden:
Select Verzend werkorder voor informatie om een PDF te e-mailen.
Select Digitale Handtekening om een aanvraag voor goedkeuring te doen.
Goedkeuringsopties omvatten het ondertekenen rechtstreeks in een webbrowser, via een e-mail link of met een gekopieerde link.
Hoe factureer ik en sluit ik een werkorder af?
Na de werkorder is ondertekend:
Open de werkorder.
Klik op Factuur.
Voer de factuurgegevens in.
Klik op Opslaan en Openen.
Stuur de factuur als dat nodig is.
Om de werkorder te sluiten:
Open de werkorder.
Klik op Sluiten.
Het sluiten van de werkorder voorkomt verdere wijzigingen.
Wist je dat?
Meer informatie over facturatie is beschikbaar in het artikel Hoe maak en verstuur ik een factuur?
Snelle Samenvatting
De werkorder module stelt je in staat om werk, uren en producten te registreren in één gestructureerd proces. Je kunt werkorders ter goedkeuring versturen, digitale handtekeningen verzamelen en facturen aanmaken op basis van voltooide werkzaamheden. Dit helpt om duidelijke communicatie en nauwkeurige records van begin tot eind te waarborgen.