Naar de hoofdinhoud

Hoe werk ik met abonnementen in Tribe?

Inleiding

Verkoop je repetitieve producten of diensten en wil je het facturatie proces volledig automatiseren? Dan biedt het gebruik van abonnementen in Tribe de oplossing. Facturen worden automatisch aangemaakt en op het door jou gekozen tijdstip verzonden. Wijzigingen aan het abonnement zijn eenvoudig aan te brengen en de facturatie bedragen worden direct correct berekend. Dashboards en widgets geven je inzicht in de abonnementsstatus en facturatie. Zo kun je eenvoudig aanpassingen maken wanneer dat nodig is.
​

  1. Om met abonnementen te werken, wat heb ik nodig?
    ​

  2. Hoe maak ik een nieuw abonnement aan?
    ​

  3. Hoe activeer ik een abonnement?
    ​

  4. Hoe wijzigen ik een abonnement?
    ​

  5. instructies om een abonnement te stoppen of te deactiveren?
    ​

  6. Welke abonnementswidgets staan er op het facturatie dashboard?
    ​

1 Om met abonnementen te werken, wat heb ik nodig?

Herhalende producten
​

Een abonnement bestaat uit een of meer productlijnen die het product of de dienst bevatten. Voordat je met abonnementen werkt, is het noodzakelijk om producten toe te voegen in de configuratie in Tribe. Een abonnement heeft een herhalend karakter, bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks. Daarom moet er ook herhaling aan het product worden toegevoegd. Het artikel instructies hoe voeg ik nieuwe producten toe beschrijft instructies je producten aan de configuratie kunt toevoegen.
​

Producten met een herhaling in Tribe
​

2 Hoe maak ik een nieuw abonnement aan?

Voorafgaand aan de creatie van een abonnement gaat meestal de verkoop van het abonnement zelf. In de verkoopkans doorloop je het hele verkoop proces, van het allereerste contact, naar de aanbieding, naar het abonnement en uiteindelijk de facturatie. In dit hoofdstuk beschrijven we daarom instructies je een abonnement kunt aanmaken vanuit de verkoopkans en de productregels direct van de verkoopkans naar het abonnement kunt overdragen. Lees meer over het gebruik van de verkoopkans in dit artikel.
​

In de verkoopkans geeft het tabblad producten een overzicht van alle productregels die je hebt toegevoegd. Wanneer de klant akkoord gaat met het aanbod, wijzig je de status van de verkoopkans naar Verkregen. Nu kun je een abonnement direct vanuit de verkoopkans toevoegen. Dit kan op twee manieren. Via de productregels, of door op de +Abonnement knop te klikken. Wanneer je de knop gebruikt, worden alle herhalende producten van de verkoopkans direct in het nieuwe abonnement geplaatst.
​

Volg de stappen hieronder om een selectie van productlijnen te maken:
​

  1. Open de verkoopkans en klik op het Producten tabblad.
    ​

  2. Vink de regels aan die je wilt verwerken in een abonnement.
    ​

  3. Select Naar nieuw abonnement of Naar bestaand abonnement.
    ​

    Een abonnement starten vanuit de productregels van een verkoopkans in Tribe
    ​

  4. Op het volgende scherm kun je de abonnementsgegevens invoeren. Selecteer het interval van het abonnement, bijv. maandelijks.
    ​

  5. Geef aan of de factuur automatisch moet worden verzonden door de schuifregelaar te activeren of niet.
    ​

  6. Voer het factuursjabloon en het factuur e-mail sjabloon in. Kies Opslaan als je alleen de abonnement wilt opslaan of kies Opslaan en Openen als je het abonnement verder wilt aanpassen of het onmiddellijk wilt activeren. De standaardfase is Wachten op activatie.
    ​

    Een abonnement aanmaken in Tribe
    ​

Wist je dat?

Dat het mogelijk is om eenmalige producten aan een abonnement toe te voegen? Deze worden dan alleen op de eerste factuur in rekening gebracht.
​

Begin direct een abonnement
​

Het is ook mogelijk om direct een abonnement te starten. Dit kan gedaan worden vanuit een relatie, project en verkoopkans. Om dit te doen, open je de relatie of activiteit en kies je +Abonnement. Vul de velden in het creatiescherm in en voeg vervolgens de productregels toe op het producten tabblad.
​

Maak een abonnement rechtstreeks in Tribe
​

3 Hoe activeer ik een abonnement?

Wanneer je alle productregels correct in de abonnement hebt ingevoerd, kan het abonnement geactiveerd worden. Om dit te doen, open je het abonnement en klik je op de Activeren knop.
​

  1. Startdatum: Voer de startdatum van het abonnement in als je dit nog niet hebt gedaan.
    ​

  2. Interval: Voer het abonnementsinterval in. Afhankelijk van wat je kiest, worden er monsterperiodes weergegeven.
    ​

  3. Factuurstartdatum: Als je dit leeg laat, wordt de ingangsdatum aangenomen.
    ​

  4. Verschillende eerste periode: Dit is alleen nodig als het factureringsmoment van de eerste periode verschilt van het factureringsmoment van de normale periodes. Bijvoorbeeld, als het nieuwe abonnement begint en halverwege de maand wordt gefactureerd en daarna altijd op de 1e van de maand wordt gefactureerd. In dit zaak kun je ervoor kiezen om de startdatum van de tweede periode te laten beginnen op de eerste dag van de volgende maand.
    ​

  5. facturatie eerste periode: Als je een andere eerste factureringsperiode hebt dan in ons voorbeeld (14-07 tot 01-08), heb je twee opties:
    ​

    1. Pro rata: De eerste factuur wordt pro rata gefactureerd, wat betekent dat het intervalbedrag wordt berekend op basis van het aantal dagen dat nog resteert in het interval.
      ​

    2. Geen factuur sturen: Je kunt er ook voor kiezen om de resterende dagen van het interval niet te factureren.
      ​

  6. Stuur facturen automatisch: Je kunt ervoor kiezen om facturen automatisch te versturen door deze schuifregelaar te activeren. Als je dat niet doet, worden de facturen aangemaakt en kun je ze handmatig versturen. Dit kan handig zijn voor eerste facturen, zodat je een controlemoment hebt. Als alles in orde is, kun je de schuifregelaar later altijd in de abonnementsdetails activeren.
    ​

  7. Klik op Activeren om het abonnement te activeren.
    ​

    Een abonnement activeren in Tribe
    ​

notitie!

Het activeren van de abonnement creëert en/of verzendt onmiddellijk een factuur met de factuurdatum van vandaag. Activeer een nieuw abonnement alleen op de ingangsdatum, het is niet mogelijk om het voor de toekomst in te stellen.
​

Stuur abonnementsfactuur
​

Als je ervoor hebt gekozen om de factuur niet automatisch te verzenden, wordt de factuur aangemaakt als een conceptfactuur. Deze is te vinden in het Activiteiten tabblad. Klik op de factuur en op Verzenden om deze te versturen.
​

Verzendingsfactuur voor abonnement in Tribe
​

Het e-mailadres dat is geselecteerd in de uitgaande e-mail:
​

  1. Het facturerings-e-mailadres dat is ingevoerd in het abonnement.
    ​

  2. Als het bovenstaande leeg is, wordt het financiële e-mailadres van de organisatie geselecteerd.
    ​

  3. Als zowel het facturerings-e-mailadres als het financiële e-mailadres leeg zijn, wordt het e-mailadres van de organisatie geselecteerd.
    ​

  4. Als het e-mailadres van de organisatie ook niet bekend is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon voor het abonnement gebruikt.
    ​

notitie!

Voordat je een factuur kunt versturen, is het nodig om een debiteurnummer voor de bijbehorende organisatie in te voeren. Dit kun je doen door de organisatie te openen en het onder Financieel in te voeren. Je kunt hier ook het financiële e-mailadres invoeren.
​

Een debiteurnummer en financieel e-mailadres toevoegen aan een relatie in Tribe
​

4 Hoe wijzig ik een abonnement?

Een abonnement kan op elk moment worden aangepast. Dit kan nodig zijn wanneer je het aantal licenties wilt verhogen of verlagen of de prijs wilt aanpassen, bijvoorbeeld. Je kunt dit tijdelijk doen, of voor de rest van de abonnementsperiode.
​

Een abonnement aanpassen in Tribe
​

  1. Open de abonnement. Het opent standaard op het tabblad producten. Klik op de tekst onder het product: Begin op ...
    ​

  2. Periode: geef aan wanneer de aanpassing van toepassing is:
    ​

    Pas je abonnement aan: volgende abonnementsperiode in Tribe
    ​

  3. Overgebleven abonnementsperiode: De aanpassing gaat in voor de resterende abonnementsperiode (vanaf vandaag: 26-7-2021) en keert daarna terug naar zoals het was. De factuur toont alleen het pro rata bedrag (niet zichtbaar in screenshot).

    Abonneren aanpassen: resterende abonnementsperiode in Tribe

  4. Vanaf het begin van de abonnementsperiode: De aanpassing gaat in vanaf het begin van de abonnementsperiode. Een deel zal dus achteraf worden gefactureerd. Bijvoorbeeld, als je aanvankelijk 50 licenties had halverwege juli en je geeft een wijziging op naar 60 licenties vanaf het begin van de abonnementsperiode, dan ontvang je een factuur voor 10 licenties voor de afgelopen periode en zullen 60 licenties worden gefactureerd vanaf het begin van de nieuwe periode.
    ​

    Abonnement wijzigen: vanaf het begin van de abonnementsperiode in Tribe
    ​

  5. Deze abonnementsperiode: de aanpassing gaat in vanaf het begin van de abonnementsperiode (voorbeeld abonnement begint op 14-07-2021) en daarna zal het weer zijn zoals voorheen.

    Abonnement aanpassen: deze abonnementsperiode in Tribe
    ​

  6. Methode: geef aan of je de cijfers of de prijs wilt aanpassen.
    ​

    Abonnement aanpassen: Methode in Tribe
    ​

  7. Stop na deze abonnementsperiode: Wanneer je op Start op... klikt, heb je ook de optie om op Stop na deze abonnementsperiode te klikken. Wanneer je dit doet, zal het abonnement in de volgende abonnementsperiode worden stopgezet. Als zaak toekomstige periodes al zijn gefactureerd, zal er een notitie worden aangemaakt voor dit.
    ​

    Pas je abonnement aan: stop na deze abonnementsperiode in Tribe.
    ​

5 Stop of deactiveer een abonnement

In de abonnementsinstellingen kun je de annuleringsdatum van het abonnement opgeven. Als dit leeg wordt gelaten, zal het abonnement altijd doorgaan.
​

Wanneer een klant annuleert, kun je een annuleringsdatum invoeren (1) of Stop na deze abonnementsperiode gebruiken (zie uitleg vorige sectie).
​

Echter, een abonnement moet ook onmiddellijk gedeactiveerd worden als het bijvoorbeeld verkeerd is ingevoerd of vanwege een geschil. Wanneer je op Deactiveren (2) of Voltooien (3) klikt, wordt het abonnement onmiddellijk stopgezet.
​

Een abonnement in Tribe stoppen of deactiveren
​

6 Welke abonnementswidgets staan er op het facturatie dashboard?

Het facturatie dashboard toont zowel de facturatie widgets als de abonnementen widgets. De widgets bieden een visueel overzicht van je huidige, aflopende en te activeren abonnementen. Elke widget stelt je in staat om door te klikken naar de relevante abonnementen.
​

  1. Abonnementsstatus: De abonnementsstatus toont je totale inkomsten uit abonnementen in een grafiek. Je kunt de periode en het interval specificeren waarover je dit wilt zien. Als je op een balk in de widgets klikt, worden de abonnementen van deze periode onderaan de widget weergegeven. Je kunt een abonnement openen door erop te klikken.
    ​

  2. Abonnementen Verlies: Dit toont de abonnementen die zijn geannuleerd.
    ​

  3. Abonnementen: Abonnementen per fase: Wachten op activatie, Geactiveerd en Geannuleerd. Zodra je op een fase klikt, worden de abonnementen eronder weergegeven en kun je doorklikken naar een abonnement.
    ​

  4. Weergaven van abonnementen: Alle weergaven van abonnementen worden hier weergegeven, zodat je snel het overzicht kunt zien dat je wilt.
    ​

    Abonnementswidgets op het facturatie dashboard in Tribe

Was dit een antwoord op uw vraag?