Inleiding
In de hectische wereld van een support afdeling draait alles om effectiviteit. Het is daarom belangrijk om een goede administratie van je ondersteuningstickets te hebben. De support/ticketing module stelt je in staat om e-mails direct aan supporttickets te koppelen. Nieuwe e-mails zijn gekoppeld aan een nieuw ondersteuningsticket en een antwoord op de vraag van een ondersteuning medewerker is direct gekoppeld aan het bestaande ticket. Op deze manier bespaar je werk en gaan er geen e-mails meer verloren.
Hoe helpt ticketing mijn organisatie?
instructies om de support/ticketing module te activeren?
1 Hoe helpt ticketing mijn organisatie?
De ticketing module stelt je in staat om sneller en effectiever te werken omdat veel processen geautomatiseerd zijn. We sommen de mogelijkheden voor je op:
Ondersteuningsvragen worden automatisch tickets.
Zodra ticketing is ingeschakeld en geconfigureerd, worden alle e-mails die door je klanten naar een specifiek ondersteunings-e-mail adres worden gestuurd, rechtstreeks verwerkt in de ondersteuningsmodule in Tribe. Alleen e-mails van contacten die in Tribe zijn opgeslagen, worden verwerkt in een nieuw of bestaand ondersteuningsticket. E-mails van onbekende e-mailadressen worden apart weergegeven, waarna ze nog steeds aan een ondersteuningsticket kunnen worden gekoppeld. Ongewenste e-mails kunnen onmiddellijk worden verwijderd. Op deze manier behoudt de gegevens in Tribe zijn integriteit en gaat er geen informatie verloren.
Een complete weergave van al je activiteiten
Al je contactgeschiedenis, gesprekken, afspraken, e-mails en documenten worden in één overzicht weergegeven. Je weet precies wat er eerder is gecommuniceerd en kunt eenvoudig opvolgen.
heldere supportdashboard
Het supportdashboard geeft je een directe overzicht van je eigen tickets (1), alle open tickets per fase (2) en overzichten per werknemer (3). Niet-verbonden e-mails zijn onmiddellijk zichtbaar en kunnen nog steeds worden gekoppeld of verwijderd (4).
Het supportdashboard in Tribe
Automatiseer je ondersteuningsafdeling
In Tribe kunnen processen geautomatiseerd worden om nog effectiever te werken. Stel bijvoorbeeld in welke tickets automatisch toegewezen worden aan eerstelijns- of tweedelijnsmedewerkers. Stel slimme meldingen in, zodat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen.
Meer gemak met het klantportaal
Met het klantportaal kunnen je klanten hun eigen tickets weergave, notities en bijlagen toevoegen en hun eigen tickets aanmaken. Op deze manier bied je extra service en kunnen jij en de klant sneller reageren.
Het ondersteuningsportaal in Tribe
2 Hoe activeer je de support/ticketing module?
Beheerders van Tribe kunnen zelf eenvoudig de ticketing module activeren. Dit kan in de accountinstellingen:
Klik op het organisatie-icoon in de rechterbovenhoek van de blauwe balk.
Klik op accountinstellingen
Klik op de Modules toevoegen/verwijderen knop.
Vink de ticketing module optie aan en klik op aan de slag.
Wist je dat.
Je kunt meer informatie vinden over hoe de ticketing module werkt in het artikel Hoe werkt de ticketing module?