Het archiverings module van Tribe verbindt met het project module. Binnen een project worden verschillende gegevens vastgelegd, zoals projectactiviteiten, notities en bijlagen. Hier wordt ook de bewaartermijn gespecificeerd op basis van het type archivering. Nadat de bewaartermijn is verstreken, moet het volledige bestand worden vernietigd. Je kunt in dit artikel lezen hoe dit proces binnen Tribe werkt.
​

Tribe administrators kunnen zelf eenvoudig de gratis archiverings module activeren. Dit kan in de account instellingen:
​

Het activeren van de module voegt de benodigde archiveringsvelden toe aan de activiteiten in Tribe. Het voegt ook het archiveringsdashboard toe met standaardwidgets en weergaven op basis van de projectactiviteit. Ten slotte worden de benodigde automatiseringen toegevoegd aan de projectactiviteit.
​

Voordat we in het proces duiken, zijn er een paar instellingen om door te nemen.
​

Indieningstype
​

De bewaartermijn van een project wordt bepaald door het archiverings type. Dit is een dropdownlijst in de configuratie. Hier definieer je de naam en de bewaartermijn.
​

Archiveringsvelden
​

Aangezien het archiverings type uiteindelijk de bewaartermijn van het project bepaalt, raden we aan om dit veld verplicht te maken en het toe te voegen aan de aanmaakdialoog. Op deze manier voorkom je dat projecten bestaan zonder een archiverings type en dus zonder een bewaartermijn. Volg de onderstaande stappen:
​

automatiseringen
​

Om het archiveringsproces te ondersteunen, is het nodig om de standaard archiveringsautomatiseringen te activeren. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
​

Je kunt het archiveringsproces in vier delen opsplitsen. Download het procesdiagram onderaan deze pagina voor aanvullende uitleg.
​

Het projectproces
​

Het standaardproces dat in het artikel Hoe werkt de project module wordt hier ook toegepast. De werkwijze voor de gebruiker blijft hetzelfde. De enige afwijking is in de dialoog voor het aanmaken van een project. Hier moet de gebruiker het juiste archieftype selecteren.
​

Wanneer het project wordt afgesloten, wordt de archiveringsdatum berekend op basis van de bewaartermijn van het archiverings type. Deze datum wordt toegevoegd aan het project en alle onderliggende projectactiviteiten. Dit gebeurt op basis van de eerder genoemde automatiseringen. Als een project opnieuw wordt geopend, wordt de archiveringsdatum verwijderd uit zowel het project als de onderliggende projectactiviteiten.
​

Beoordelingsarchivering
​

Na het verstrijken van de bewaartermijn wordt er een controle uitgevoerd op de projecten voordat ze daadwerkelijk worden verwijderd. Op basis van widgets en weergaven maakt de archivaris overzichten voor de procesverantwoordelijken, ter beoordeling. Goedkeuring of blokkering van archivering wordt vastgelegd in het project.
​

Projecten verwijderen
​

Op basis van de standaard automatisering wordt de archiveringsactie op elke 1e dag van de maand gestart. Dit verwijdert alle projecten met onderliggende projectactiviteiten, mits de bewaartermijn is verstreken en de projecten zijn goedgekeurd voor archivering. Projecten die als geblokkeerd zijn gemarkeerd, worden niet verwijderd, net als alle onderliggende projectactiviteiten.
​

Archiveren van evenement
​

Elk project dat wordt gearchiveerd, wordt vastgelegd in een archiveringsgebeurtenis. De volgende gegevens worden in dit logboek vastgelegd:
​

Het archiveringsdashboard bevat verschillende widgets en weergaven om het bovenstaande proces te beheren.