Ben jij veel onderweg en altijd op zoek naar telefoonnummers van je relaties? Synchroniseer dan jouw belangrijke Tribe CRM contacten naar Google. Zo heb je altijd de meest actuele gegevens bij de hand.
Hoe werkt de koppeling?
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Hoe activeer ik de koppeling?
Waar vind ik de velden relatiebeheerder en eigenaar?
1 Hoe werkt de koppeling?
Via de koppeling worden personen gesynchroniseerd, zowel contactpersonen, medewerkers als particulieren. De synchronisatie werkt twee kanten op indien aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan.
Synchronisatie van Tribe naar Google:
De synchronisatie vindt plaats na het aanmaken of wijzigen van een contactpersoon of particulier in Tribe CRM. (zie hoofdstuk 2 voor de velden). Personen worden alleen gesynchroniseerd indien:
Jij relatiebeheerder van de relatie bent.
Jij als eigenaar aan de relatie gekoppeld bent.
De relatie niet als voormalig is gemarkeerd.
Het is goed om te weten dat de koppeling nooit personen zal verwijderen uit Tribe of Google, ook niet na het markeren van een persoon als voormalig.
Na de eerste synchronisatie van Tribe naar Google wordt een zogenaamd connector ID toegevoegd aan de relatie. Dit ID is niet zichtbaar voor jou als gebruiker, maar wordt op de achtergrond gebruikt als link tussen de relatie in Tribe en de contactpersoon in Google.
Synchronisatie van Google naar Tribe:
De synchronisatie van Google naar Tribe vindt plaats bij een wijziging van een contactpersoon in Google. Dit gebeurt alleen wanneer de persoon origineel in Tribe is aangemaakt. In dit geval is er een bestaand connector ID waardoor de synchronisatie tot stand wordt gebracht.
Wanneer je een contactpersoon verwijderd uit Google, blijft de relatie in Tribe gewoon bewaard. Wel zal de koppeling jouw connector ID verwijderen uit Tribe. Indien je deze relatie niet langer in Google wilt hebben staan, zorg er dan ook voor dat je jezelf als relatiebeheerder of eigenaar bij deze relatie verwijderd in Tribe, anders zal de relatie na een wijziging opnieuw worden gesynchroniseerd naar Google.
2 Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Disclaimer: Deze app voldoet aan het Google API Services-beleid voor gebruikersgegevens, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik. Bij het gebruik van en overdracht van informatie ontvangen van Google API’s naar Tribe CRM.
Na het wijzigen van één van onderstaande velden in Tribe zal een synchronisatie actie naar Google worden getriggerd.
Persoon velden |
Voorletters |
Voornaam |
Tussenvoegsels |
Achternaam |
Geboortedatum |
Privé e-mailadres |
Privé telefoonnummer |
Privé mobiel |
Relatiebeheerder |
Eigenaar |
Contactpersoon velden |
E-mailadres |
Telefoonnummer |
Mobiel |
Functie op visitekaartje |
Na het wijzigen van één van onderstaande velden in Google zal een synchronisatie actie naar Tribe worden getriggerd.
Algemene relatievelden Google |
Initialen |
Voornaam |
Tussenvoegsels |
Achternaam |
Geboortedatum |
Indien het een contactpersoon betreft in Tribe | |
E-mailadres | Indien meerdere mailadressen in Google zijn gevuld, wordt alleen de eerste waarde gesynchroniseerd. |
Functie |
|
Werk telefoon | Indien meerdere telefoonnummers in Google zijn gevuld, wordt alleen de eerste waarde gesynchroniseerd. |
Mobiel |
|
Indien het een particulier betreft in Tribe | |
Privé e-mailadres | Indien meerdere mailadressen in Google zijn gevuld, wordt alleen de eerste waarde gesynchroniseerd. |
Privé mobiel |
|
Privé telefoonnummer | Indien meerdere telefoonnummers in Google zijn gevuld, wordt alleen de eerste waarde gesynchroniseerd. |
Let op: in principe is het mogelijk contactgegevens te wijzigen in Google waarmee er een synchronisatie plaatsvindt naar Tribe. Houdt er wel rekening mee dat Google meerdere mail, telefoon en adresvelden bevat dan Tribe. In het geval van meerdere waarden in Google wordt alleen de eerste waarde gesynchroniseerd naar Tribe.
3 Hoe activeer ik de koppeling?
Let op: Had je de koppeling al geactiveerd zonder de contactpersonen synchronisatie? Deactiveer de koppeling dan eerst zodat je deze daarna opnieuw kan activeren.
De koppeling activeer je voor jou persoonlijk in de Marketplace. Navigeer naar:
Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace.
Navigeer naar de tab Agenda & Contactpersonen.
Selecteer de optie Google Mail/Calendar/Contacts
Activeer de optie contactpersonen (en eventueel agenda).
Klik op de knop verleen permissies en log in bij Google.
Klik daarna op opslaan en initiële synchronisatie starten.
De koppeling zal nu alle relaties uit Tribe die aan de voorwaarden voldoen synchroniseren naar je adresboek in Google.
4 Waar vind ik de velden relatiebeheerder en eigenaar?
Zoals gezegd worden alleen de personen gesynchroniseerd waar jij relatiebeheerder of eigenaar van bent. Het veld relatiebeheerder bevat een lijst van alle medewerkers in Tribe CRM. In dit veld kan maar één medewerker worden geselecteerd. Het veld eigenaar bevat ook een lijst van alle medewerkers in Tribe CRM. Hier kunnen echter meerdere medewerkers worden geselecteerd. Afhankelijk van de werkwijze van jouw organisatie kunnen de velden getoond of verborgen worden bij de relatie.
Standaard wordt het veld relatiebeheerder altijd getoond bij een relatie. Deze vind je terug in de details van de persoon. De beheerder kan het veld verbergen, indien het niet wenselijk is om deze te gebruiken.
Het veld eigenaren wordt standaard niet getoond bij de relatie. Indien het wenselijk is om deze te gebruiken kan de beheerder het veld activeren voor de gehele Tribe CRM omgeving.
Volg onderstaande stappen:
Navigeer naar configuratie > relaties
Klik op het tandwiel icoon bij persoonstypen om de instellingen te openen.
Open het tabblad velden.
(de)activeer het schuifje in de kolom zichtbaar.
