Waarschijnlijk wil je zo snel mogelijk je gegevens importeren en aan de slag gaan met Tribe CRM. Om te voorkomen dat je uiteindelijk gegevens mist of gegevens op de verkeerde plek hebt staan, adviseren we je om eerst je importbestand te controleren. Staan de gegevens in de juiste kolom? Heb je alle noodzakelijk data geëxporteerd vanuit je oude applicatie?

Om te importeren in Tribe CRM heb je een Excel- of CSV bestand nodig. Onderaan in dit artikel vind je meerdere voorbeeldbestanden die je kan downloaden om als basis te gebruiken voor je import.

In dit voorbeeldbestand staan alle velden die standaard in Tribe CRM staan, per onderdeel. Door dit voorbeeldbestand te gebruiken tijdens het importeren worden de kolommen uit het Excel zoveel mogelijk automatisch gekoppeld aan de juiste velden in Tribe CRM. Dit maakt het importeren dus makkelijker voor je.

Jazeker, dat kan. Je import begint dan op contactpersoonniveau. Navigeer hiervoor naar:

Kolom links: Hier vind je alle kolommen uit je importbestand per record. Met de pijltjes toetsen kan je door de verschillende records navigeren. Als de naam van een kolom in Excel overeenkomt met de naam van een veld in Tribe, dan worden deze automatisch aan elkaar gekoppeld. Dit kan je zien aan het groene vinkje in de regel.

Kolom midden: In deze kolom worden de velden van de contactpersoon getoond. De volgorde van de velden is exact hetzelfde als wanneer je handmatig een contactpersoon toevoegt in Tribe CRM. Wanneer een kolom automatisch gekoppeld is aan een veld, zie je dit doordat de naam van de kolom en voorbeeld informatie wordt getoond in het veld.

Kolom rechts: In deze kolom worden de velden van de organisatie getoond, net zoals bij de contactpersoon. Omdat Tribe CRM standaard over verschillende typen organisaties beschikt, moet je bij het importeren van organisaties aangeven welk type organisatie je wilt importeren. Dit doe je bij het veld type. Mocht jouw importbestand een kolom bevatten waar het type organisatie in staat gedefinieerd, selecteer dan deze kolom. Mocht dit niet het geval zijn, selecteer dan in de keuzelijst de standaardwaarde voor deze import, bijvoorbeeld Klant. Alle organisaties in je bestand worden dan als klant geïmporteerd.

5. Koppel alle kolommen aan de juiste velden in Tribe CRM, door achter ieder veld op het pijltje je klikken en de juiste waarde te selecteren.

6. Controleer in de linker kolom of je alle velden het gekoppeld. Staat er overal een groen vinkje in de regel?

7. Klik op de knop import starten.

Tijdens het importeren zal er standaard een controle op duplicaten worden uitgevoerd. Lees meer over de duplicatencontrole.

Jazeker, dat kan. Je import begint dan bij het importeren van alle organisaties en daarna volgen de contactpersonen. Omdat het in dit geval om losse importsheets gaat, is het belangrijk voorafgaand aan de import te beslissen hoe de contactpersonen aan de juiste organisatie wordt gekoppeld.

Bijvoorbeeld, Emma de Jong werkt bij Schoonmaakbedrijf Helderschoon BV. De gegevens van Emma staan is de contactpersonen sheet en de gegevens van Helderschoon in de organisatie sheet. Hoe koppelen we tijdens de import deze relaties aan elkaar in Tribe CRM? Theoretisch is het mogelijk dit op basis van de naam van de organisatie te doen, maar wij adviseren dit op basis van een uniek ID te doen. Het ID van de organisatie zal zowel in de organisatie sheet staan, als in de contactpersoon sheet. Schoonmaakbedrijf Helderschoon heeft bijvoorbeeld ID NL12001. Dit ID staat ook bij Emma de Jong geregistreerd. Door gebruik van het organisatie ID wordt de juiste koppeling gemaakt tussen de relaties. Daarnaast heeft Emma ook een persoonlijk ID, dit kan gebruikt worden om eventueel activiteiten aan te koppelen tijdens een import. Beoordeel van te voren of jouw bestand zo’n ID bevat.

Zorg er bij het importeren van de organisaties voor dat het ID op de achtergrond wordt toegevoegd.

Eén organisatie sheet met verschillende type organisaties

Heb je één organisatiesheet met verschillende typen organisaties, zoals klant, leverancier of zakelijk partner? Navigeer dan naar:

Meerdere organisatie sheets, per type organisatie

Heb je meerdere organisatie sheets per relatietype? Dus één sheet voor klanten en een andere voor leveranciers. Voer dan de stappen uit per relatietype.

Contactpersonen sheet

Na het starten van de import kan je de voortgang in de gaten houden op het import dashboard. Hier zie je exact of er nieuwe gegevens zijn aangemaakt of bestaande zijn bijgewerkt. Ook zie je het aantal fouten dat eventueel is opgetreden. Door op het aantal te klikken wordt een lijstje met regelnummers getoond, deze corresponderen met de regelnummers uit het upload voorbeeld. In het upload voorbeeld navigeer je snel naar een specifiek regelnummer door op het puntjes menu te klikken > ‘ga naar regelnummer’.

Naast de samenvatting worden alle geïmporteerde records getoond op de corresponderende tabbladen. Hier wordt een onderscheid gemaakt tussen organisaties en personen en de verschillende relatietypen de je hebt geïmporteerd. Meer informatie over relaties en relatietypen vind je in het artikel ‘De opbouw van Tribe CRM‘.

Import terugdraaien

Mocht je import te veel fouten bevatten of heb je niet alle velden juist gekoppeld. Dan is het mogelijk de import terug te draaien. Dit doe je door op de rode knop ‘Import ongedaan maken’ te klikken. Alle gegevens uit deze specifieke import worden daardoor verwijderd. Wanneer alles is teruggedraaid kan je de nodige aanpassingen maken en de import opnieuw uitvoeren.

Wat moet ik nog meer weten over importeren?

In dit artikel hebben we de basis stappen over het importeren met je doorgenomen. Er is echter nog een aantal extra functies die we belangrijk vinden om met je te delen. Bekijk daarom ook onderstaande artikelen voor meer informatie.