Gebruikt u E-conomic voor uw administratie? De integratie tussen Tribe CRM en E-conomic kan u veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide tweerichtingsintegratie ook automatisch aangemaakt in E-conomic.
Welke functionaliteiten heeft de integratie met E-conomic?
Hoe activeer ik de integratie?
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Problemen met synchronisatiefouten oplossen
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met E-conomic?
De E-conomic-integratie bestaat uit drie onderdelen:
Relatiesynchronisatie
Productsynchronisatie
Factuursynchronisatie
Relatiesynchronisatie
Wanneer de integratie wordt geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers uit E-conomic automatisch ingeladen in Tribe CRM. Er wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle is gebaseerd op een unieke ID uit E-conomic. Als deze niet wordt gevonden, wordt een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteuren- of crediteurennummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe CRM naar E-conomic als andersom. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in E-conomic.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe altijd een debiteuren- of crediteurennummer. Wanneer u de E-conomic-integratie gebruikt, wordt dit nummer overschreven door het debiteuren- of crediteurennummer dat door E-conomic is toegekend.
Let op: De synchronisatie van contacten vindt één keer per dag plaats. Dit is een geautomatiseerd proces dat ’s nachts wordt uitgevoerd. Van E-conomic naar Tribe; van Tribe naar E-conomic wordt de synchronisatie binnen 5 minuten uitgevoerd.
Let op: De synchronisatie van leveranciers vindt elke 4 uur plaats van E-conomic naar Tribe; van Tribe naar E-conomic gebeurt de synchronisatie binnen 5 minuten.
Productsynchronisatie
De integratie ondersteunt ook productsynchronisatie. Net als bij relaties worden producten via een tweerichtingssynchronisatie verwerkt. Duplicatencontroles worden uitgevoerd op basis van de ID uit E-conomic.
Factuursynchronisatie
Wanneer de status van een factuur wordt gewijzigd naar “Verzonden”, wordt deze automatisch gesynchroniseerd als een geboekte factuur in E-conomic. Wij zorgen ervoor dat alle benodigde informatie compleet is door alle relevante gegevens toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur- en productregels.
2. Hoe activeer ik de integratie?
Let op! Zijn er al gegevens aanwezig in uw financiële administratie en in uw Tribe-omgeving? Zorg er dan eerst voor dat de juiste debiteuren- en crediteurennummers zijn ingevuld bij klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit voorkomt duplicaten tijdens de initiële import.
Open de Marketplace rechtsboven in uw scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer E-conomic.
Activeer de integratie door te klikken op “Activeren”.
Voer in het pop-upscherm de gebruikersnaam en het wachtwoord in van de E-conomic-omgeving die gekoppeld moet worden.
Open het tabblad BTW-groepen en koppel de juiste BTW-groepen.
Let op! De BTW-codes die in Tribe CRM zijn gedefinieerd, moeten worden gekoppeld aan de juiste BTW-codes in E-conomic. Welke BTW-codes gekoppeld moeten worden, is afhankelijk van het land van het bezoekadres van uw eigen organisatie.Open het tabblad Eenheden en configureer de koppeling tussen Tribe-eenheden en E-conomic-eenheden.
Open het tabblad Overige instellingen:
Selecteer de standaard klantgroep (deze wordt gebruikt wanneer een Tribe-klant zonder klantgroep naar E-conomic wordt verzonden).
Selecteer hoe klanten geïmporteerd moeten worden:
Als organisatie (klanten verschijnen in Tribe als Organisatie → Klant)
Als persoon (klanten verschijnen in Tribe als Persoon → Klant)
Selecteer de valuta die Tribe gebruikt om informatie naar E-conomic te verzenden.
Selecteer de betalingstermijnen die Tribe gebruikt om facturen naar E-conomic te verzenden.
Selecteer de standaard BTW-zone die Tribe gebruikt.
Selecteer de standaard productgroep voor producten zonder groep bij het verzenden naar E-conomic.
Selecteer het standaardsjabloon voor het aanmaken van facturen in E-conomic.
Na activatie start de initiële synchronisatie van E-conomic naar Tribe CRM direct. Afhankelijk van de omvang van uw administratie kan dit enige tijd duren.
Na activatie start de initiële synchronisatie van E-conomic naar Tribe CRM direct. Afhankelijk van de omvang van uw administratie kan dit enige tijd duren.
3. Deactiveren en verwijderen van gegevens
Na verloop van tijd kan het nodig zijn om uw relatie- of productgegevens op te schonen.
Gegevens verwijderen
Wanneer u gegevens verwijdert in Tribe, is het belangrijk om te weten dat de integratie nooit gegevens uit E-conomic zal verwijderen. Hetzelfde geldt andersom: wanneer u gegevens verwijdert in E-conomic, worden deze nooit verwijderd uit Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer u een relatie in E-conomic deactiveert, wordt deze in Tribe CRM nog niet verwerkt met de status “voormalig”. De relatie blijft actief.
Wanneer u een product in E-conomic deactiveert, wordt dit in Tribe CRM verwerkt met de status “inactief”.
4. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De volgende velden worden gesynchroniseerd van E-conomic naar Tribe CRM.
Organisatie (Klant/Leverancier)
E-conomic | Tribe |
Name | Organisatienaam |
Website | Website |
CustomerNumber | Debiteurnummer |
Address | Factuuradres |
E-mailadres | |
Phone | Telefoonnummer |
VatNumber | BTW-nummer |
CustomerNumber | Relatienummer |
CorporateIdentificationNumber | KvK-nummer |
CustomerGroup | Groep |
Contact
E-conomic | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Customer contact number | Debiteurnummer |
Telephone | Telefoonnummer |
E-mailadres |
Persoon (particuliere klant)
E-conomic | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Customer contact number | Debiteurnummer |
Telephone | Privé Telefoonnummer |
Privé E-mailadres | |
Customer group | Groep |
Producten
E-conomic | Tribe |
No. | Code |
Name | Naam |
Product group | BTW |
Sales price | Verkoopprijs |
Factuur
E-conomic | Tribe |
Customer no. | Klantnummer |
Currency | Valuta |
Payment terms | Betalingstermijnen |
Date | Factuurdatum |
Invoice lines | Productregels |
5. Problemen met synchronisatiefouten oplossen
Fout bij het importeren van productgroepen.
Deze fout wordt meestal veroorzaakt doordat één of meerdere producten die Tribe probeert te importeren een andere BTW-groep bevatten dan degene die is geselecteerd in de instellingen op de integratiepagina. Controleer of de juiste BTW-groep is geselecteerd in Tribe en of deze code overeenkomt met de BTW-groepen die aan de producten zijn gekoppeld.