Denne vejledning forklarer, hvordan du tilføjer brugerdefinerede felter til fakturaaktiviteten i Tribe. Det hjælper dig med at indsamle yderligere oplysninger, der er relevante for din faktureringsproces, men som ikke dækkes af de standardfelter. Du kan bruge dette trin, når dine kunder kræver specifikke referencer på fakturaer, eller når dine interne processer afhænger af at spore yderligere data. Ved at fuldføre dette trin vil dine fakturaer indeholde præcis de oplysninger, din organisation og dine kunder har brug for.
Indholdsfortegnelse
Baggrund og kontekst
Tribe inkluderer et sæt standardfelter til fakturaer, der dækker det væsentlige såsom faktura dato, forfaldsdato, beløb og status.I praksis har mange organisationer dog brug for at indsamle yderligere oplysninger, der er specifikke for deres virksomhed eller deres kunders krav.
Almindelige eksempler inkluderer:
PO-nummer | Mange større organisationer kræver et indkøbsordrenummer på hver faktura, før de behandler betaling.Mangel på dette felt fører ofte til forsinkede betalinger |
Projektreference | Når du fakturerer for projektbaseret arbejde, hjælper det at knytte en faktura til et specifikt projekt eller fase både dit team og din kunde med at afstemme omkostninger. |
Omkostningscenter | Nogle kunder kræver, at fakturaer refererer til et internt omkostningscenter eller afdeling til deres egen administration. |
Kontraktnummer | Nyttigt når fakturaer er knyttet til en specifik rammeaftale eller langsigtet kontrakt. |
Momsundtagelsesreference | Relevant når der faktureres internationalt eller i situationer, hvor en specifik undtagelseskode skal angives. |
At tilføje disse felter til fakturaaktiviteten sikrer, at slutbrugerne kan indsamle disse oplysninger direkte i Tribe, hvor de forbliver knyttet til fakturaen og relationen.
Hvad gør dette trin?
Dette trin guider dig gennem tilføjelsen af brugerdefinerede felter til fakturaaktiviteten i Tribe.Når de er konfigureret, vises disse felter på fakturapost og kan udfyldes af slutbrugerne, når de opretter eller redigerer en faktura.Hvis et felt er knyttet til din fakturaskabelon, kan dets værdi også vises på det trykte eller sendte fakturadokument.
Før du starter: Tænk over hvad du har brug for
Før du tilføjer felter, så tag et øjeblik til at overveje, hvilke oplysninger du faktisk har brug for at indsamle.Spørg dig selv:
Anmoder dine kunder nogensinde om specifikke referencer eller koder på fakturaer?
Er der interne felter, der hjælper dit team eller din økonomiafdeling med at behandle fakturaer mere effektivt?
Er der oplysninger, der i øjeblikket findes uden for Tribe (i e-mails, regneark eller noter), som hører hjemme på fakturaen?
Fokuser på hvad der virkelig er nødvendigt.Hvert ekstra felt tilføjer kompleksitet for slutbrugerne, så tilføj kun felter, der vil blive brugt konsekvent.
Instruktioner instruktion for instruktion
At tilføje felter til fakturaaktiviteten fungerer på samme måde som at tilføje felter til relationstyper, som du allerede har gjort i opsætningen af relationsstyring.
Naviger til Indstillinger og vælg Aktiviteter.
Gå til Fakturaer, og klik på Felter for at administrere felterne for denne aktivitet.
For detaljeret vejledning i arbejdet med felter, se de følgende artikler:
Tips og bedste praksis
Start med de felter, du ved er nødvendige i dag.Du kan altid tilføje flere senere.
Brug klare, genkendelige feltnavne, så slutbrugerne forstår, hvad de skal udfylde uden forklaring.
Hvis et felt kun er relevant for en delmængde af kunder, så overvej, om det skal være valgfrit eller obligatorisk.
Diskuter med dit økonomiteam eller dine kontoadministratorer, hvilke referencer dine kunder oftest anmoder om - de vil vide fra erfaring, hvad der forårsager forsinkelser i fakturaer.
Hvis et felt skal vises på fakturadokumentet selv, skal du sørge for, at det også tilføjes til din fakturaskabelon.Konfiguration af skabeloner er dækket i trin 3.
Hurtig oversigt
At tilføje brugerdefinerede felter til fakturaaktiviteten giver dig mulighed for at indsamle oplysninger ud over de standardindstillinger. Dette er især værdifuldt, når dine kunder kræver specifikke referencer, eller når dine interne processer afhænger af at spore yderligere data pr. faktura. Fordi dette fungerer på samme måde som at konfigurere felter andre steder i Tribe, vil processen føles velkendt.