Denne artikel er en del af modul 1: Brugere & Rettighedsstyring — Administratoruddannelse. Den guider dig gennem de fem trin til at give en ny kollega den rette adgang i Tribe og forklarer, hvad du skal gøre, når nogen forlader.
Før du starter
Sørg for, at du har følgende, før du begynder:
Administratorrettigheder i Tribe
Den nye kollegas arbejds-e-mailadresse
En klar idé om, hvad denne person skal gøre i Tribe — dette bestemmer, hvilken rolle der skal tildeles.
Er du ikke sikker på, hvilken rolle der skal tildeles?Læs Hvordan administrerer jeg rettigheder og roller i Tribe CRM? først for at forstå, hvordan roller fungerer.
Instruktioner instruktion for instruktion
Trin 1: Inviter den nye bruger
Klik på din brugerkonto i øverste højre hjørne
Vælg Inviter kolleger
Indtast kollegas arbejds-e-mailadresse
Klik på Inviter
Kollegaen modtager en e-mail med et sikkert link til at oprette deres loginoplysninger.De kan få adgang til Tribe, så snart de har gennemført registreringen.
Vigtigt: Brug altid en arbejds-e-mailadresse. Personlige e-mailadresser kan forårsage leveringsproblemer og gøre det sværere at administrere adgang senere.
Trin 2: Tildel en rolle
Når brugeren eksisterer i Tribe, tildel den rolle, der matcher deres funktion.
Gå til Konfiguration og derefter Medarbejdere inden for Brugere & Rettigheder.
Find den nye kollega og åbn deres post
Gå til Generelle oplysninger og klik på + Rolle for at vælge den passende rolle fra listen
Rollen anvendes straks — der er ikke behov for at gemme separat.
En bruger uden tildelt rolle har standardadgang til de fleste Tribe-funktioner, men ingen restriktioner.Tildel altid en rolle eksplicit.
En bruger kan have flere roller.Alle tildelte tilladelser kombineres, og enhver tildelt tilladelse overskriver altid en nægtet fra en anden rolle.
For at tjekke præcist, hvad en bruger kan gøre baseret på deres tildelte roller, klik på nøgle-ikonet ved siden af deres navn i medarbejderlisten.
Er du ikke sikker på, hvilken rolle du skal bruge?Start med at kopiere rollen fra en kollega med en lignende funktion, og juster derefter derfra.Dette er hurtigere end at opbygge en rolle fra bunden.
Læs: Hvis du har brug for mere viden om rettigheder og roller, kan du tjekke denne artikel Hvordan håndterer jeg rettigheder og roller i Tribe?
Trin 3: Tilføj brugeren til et team (hvis relevant)
Hvis din organisation bruger teams til at kontrollere datavisibilitet, skal du tilføje den nye bruger til det relevante team.
Gå til Konfiguration og derefter Teams inden for Brugere og Rettigheder.
Åbn det relevante team
Klik på + Tilføj teammedlem og vælg den nye kollega
Teams er valgfrie.Hvis din organisation ikke bruger databeskyttelse, kan du springe dette trin over.Er du ikke sikker på, om din organisation bruger teams?Se Hvordan bruger jeg teams i Tribe CRM? for en fuld forklaring af, hvordan teams kontrollerer datavisibilitet.
Trin 4: Bekræft resultatet
Før du afslutter, skal du altid bekræfte, hvad den nye bruger faktisk ser i Tribe.
Bed kollegaen om at logge ind
Tjek, at de kan få adgang til de menuer, de har brug for
Tjek, at der ikke er menuer eller funktioner synlige, som de ikke skal have adgang til
Hvis teams er i brug, skal du tjekke, at de kan se de rigtige data
Hvis noget er forkert, skal du vende tilbage til rolleindstillingerne og justere derefter.Ændringer træder i kraft straks.
Trin 5: Sørg for, at den nye bruger er trænet
Adgang er kun det første skridt.En ny bruger, der kan logge ind, men ikke ved, hvordan man arbejder i Tribe, vil ikke være produktiv fra dag ét.Sørg for, at to ting sker, før de begynder at arbejde selvstændigt.
Henvis dem til den online slutbrugeruddannelse.Tribe slutbrugeruddannelse dækker alt, hvad en ny bruger har brug for for at komme i gang: navigere i systemet, administrere relationer, opgaver, aftaler, e-mails og dashboards.Henvis dem til træningsoversigten, og lad dem vide, hvilke moduler der er relevante for deres rolle.
Organiser en intern onboarding-session. Den online træning lærer brugerne, hvordan Tribe fungerer generelt. Din interne session forklarer, hvordan din organisation bruger det.
Dæk minimum:
Hvilke moduler og relationstyper der er aktive i dit miljø
Dine navngivningskonventioner og standarder for dataindtastning — for eksempel, hvordan man registrerer en ny kunde eller logger et opkald
Hvilke skabeloner, visninger og dashboards der er tilgængelige, og hvad de er til
Hvad du forventer af brugerne med hensyn til datakvalitet og konsistens
Hvem du skal kontakte, hvis de har spørgsmål eller støder på noget uventet
Overvej at oprette et kort internt reference-dokument, der fanger din organisations Tribe-retningslinjer.Nye brugere og tilbagevendende kolleger vil finde det nyttigt længe efter onboarding-sessionen.
Når en kollega forlader
Når nogen forlader din organisation, skal du hurtigt afbryde dem fra deres licens.
Klik på din organisations logo i øverste højre hjørne
Vælg Abonnementer og Licenser.Derfra kan du administrere Brugerlicenser.
Fjern aldrig en brugerkonto. At afbryde licensen forhindrer login, mens den fulde historie af deres aktiviteter i Tribe bevares. At slette en bruger fjerner den historie permanent.
Hvis licensen ikke længere er nødvendig, skal du deaktivere Automatisk Fornyelse for at forhindre, at den fornyes i den næste faktureringscyklus.
Hurtig oversigt
For at give en ny kollega den rigtige adgang i Tribe, skal du arbejde igennem disse fem trin i rækkefølge.
Trin | Handling | Hvor |
1 | Inviter den nye bruger | Brugerkonto Inviter kolleger |
2 | Tildel en rolle | Konfiguration Brugere & Rettigheder Medarbejdere |
3 | Tilføj til et team (hvis det bruges) | Konfiguration Teams |
4 | Bekræft resultatet | Log ind som brugeren og tjek adgang |
5 | Træn den nye bruger | Online træning + intern session |
Når en kollega forlader: afbryd dem fra deres licens via kontoindstillinger. Slet aldrig kontoen.