Dette er dit udgangspunkt for at arbejde med Faktureringsmodulet i Tribe. Det samler alle slutbrugertræningsvideoer og praktiske opgaver til daglig håndtering af fakturaer. Gå igennem trinene i rækkefølge og øv dig i dit eget Tribe-miljø, mens du gør det.
Hvert trin inkluderer en kort video og en praktisk opgave.Videoerne er praktiske og fokuserede på de handlinger, du vil udføre oftest.Hvordan fakturering er sat op i din organisation kan variere — din administrator kan fortælle dig, hvilke trin der gælder for din rolle, og hvor du skal starte.
Trin 1: Oprettelse og Afsendelse af en Faktura
Fakturering i Tribe starter med at oprette den rigtige faktura det rigtige sted.Afhængigt af hvordan din organisation arbejder, kan du oprette fakturaer fra en salgsmulighed, et projekt eller direkte fra en relation.I dette trin lærer du, hvordan du opretter en faktura, udfylder de nødvendige oplysninger og tilføjer produkter.Du lærer også forskellen mellem at sende en faktura med det samme og at forberede en til en fremtidig dato — og hvordan du holder styr på fakturaer, der er klar til at blive sendt, men endnu ikke er sendt.
Opgave
Naviger til det rigtige udgangspunkt for at oprette en faktura i din organisation — spørg din administrator, hvis du er usikker på, om du skal starte fra en mulighed, et projekt eller en relation.
Opret en ny faktura og udfyld alle obligatoriske felter, inklusive fakturadato, forfaldsdato og eventuelle yderligere felter, din organisation bruger, såsom et PO-nummer eller omkostningscenter.
Tilføj mindst ét produkt til fakturaen og verificer, at beskrivelsen og prisen er korrekte.
Vælg den rigtige fakturaskabelon og e-mailskabelon.
Send en testfaktura til din egen e-mailadresse og kontroller, at den ankommer korrekt, ser ud som forventet, og indeholder alle de rigtige oplysninger.
Opret en anden faktura og sæt fakturadatoen til en dato i fremtiden.Gem den som et udkast i stedet for at sende den med det samme.
Åbn fakturaoversigten og find listen over alle udkastfakturaer med en fremtidig fakturadato.Verificer, at din nyoprettede faktura vises der.Denne liste er dit udgangspunkt for at behandle fakturaer, der er forberedt på forhånd.
Trin 2: Oprettelse af en Kreditnota
Nogle gange skal en faktura rettes eller annulleres.En kreditnota er den rigtige måde at håndtere dette i Tribe — det holder dine finansielle optegnelser nøjagtige uden at slette eller overskrive eksisterende fakturaer.I dette trin lærer du, hvornår du skal bruge en kreditnota, og hvordan du korrekt opretter og sender en til din kunde.
Opgave
Find en eksisterende faktura i Tribe, som du kan bruge til øvelse — brug en testfaktura eller spørg din administrator om at pege på en passende.
Opret en kreditnota for den faktura og gennemgå det genererede dokument for at verificere, at det refererer til det korrekte fakturanummer og beløb.
Send kreditnotaen til din egen e-mailadresse og verificer, at den ankommer med den korrekte e-mailskabelon og dokument.
Kontroller, at både den originale faktura og kreditnotaen er synlige i fakturahistorikken for den relevante relation.
Trin 3: Sporing af Fakturaer og Brug af Dashboards
At sende fakturaer er kun en del af jobbet.At vide, hvilke fakturaer der er udestående, hvilke der er forfaldne, og hvilke der er betalt, er lige så vigtigt.I dette trin lærer du, hvordan du bruger Tribes faktureringsdashboards og widgets til at holde et klart overblik over din faktureringsaktivitet og prioritere eventuelle opfølgninger, der kræver din opmærksomhed.
Opgave
Åbn faktureringsdashboardet og gennemgå de standard widgets.Identificer, hvilke fakturaer der i øjeblikket er udestående, og hvilke der er forfaldne.
Find en faktura, der er forfalden, og kontroller, hvornår den sidste påmindelse blev sendt.Bestem, om en personlig opfølgning er nødvendig.
Udforsk de tilgængelige visninger og widgets.Hvis en widget eller visning, der ville være nyttig for dit daglige arbejde, mangler, så noter det og diskuter det med din administrator.
Sæt et fast tidspunkt af i din ugentlige rutine til at gennemgå faktureringsdashboardet — konsistens er det, der gør dette værktøj værdifuldt.
Hurtig oversigt
Denne træning dækker de tre kerneopgaver for daglig fakturering i Tribe: oprettelse og afsendelse af fakturaer, håndtering af kreditnotaer og brug af dashboards til at holde styr på din faktureringsaktivitet.At forstå, hvordan din organisation har sat faktureringsprocessen op, er lige så vigtigt som at vide, hvordan man bruger værktøjerne — kontakt den interne ejer af din faktureringsproces for vejledning om, hvilke trin der gælder for din rolle.
Brug denne artikel som din reference, når du har brug for en hurtig opfriskning eller når du onboarder en ny kollega.For en oversigt over alle tilgængelige slutbrugertræninger, se Slutbrugertræninger: Oversigt.