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Module Ventes : mode d'emploi
Module Ventes : mode d'emploi
Mis à jour il y a plus de 3 semaines

Introduction

En capturant les signaux d'achat de votre prospect et de votre client lorsqu'une vente se profile, l'opportunité est moins susceptible de vous échapper. Vous réalisez ainsi plus de ventes sans perdre de temps. L'opportunité contient toutes les informations importantes dont vous avez besoin pour mener à bien votre processus de vente. Vous pouvez ainsi :

  1. Garder une trace de tous les moments de contact et de toutes les notes pendant le processus de vente.
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  2. Fournir des informations sur les produits que le client souhaite acheter.
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  3. Établir des devis en ligne sur la base de modèles affichant l'identité de votre entreprise.
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  4. Envoyer vos devis et les faire approuver en ligne.
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  5. Disposer de toutes les informations commerciales nécessaire pour faire de bonnes affaires.

Cet article explique en quelques étapes comment utiliser le module Ventes au quotidien.

  1. Comment créer une opportunité de vente ?
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  2. L'écran des opportunités de vente
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  3. Comment créer un pipeline, des phases et des sources ?
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  4. Comment suivre les opportunités de vente ?
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  5. Comment ajouter des produits aux opportunités de vente ?
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  6. Comment créer un devis ?
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  7. Envoyer un devis
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  8. Signer une offre
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1 Comment créer une opportunité de vente ?

  1. Cliquez sur le bouton + en haut à droite, dans la barre bleue.
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  2. Cliquez sur Sales Opportunity (Opportunité de vente). Saisissez la relation et les détails les plus importants de l'opportunité. Si la relation n'est pas encore dans le CRM, vous pouvez la créer immédiatement. Cliquez sur Save and Open (Enregistrer et ouvrir) pour indiquer des détails complémentaires sur l'opportunité de vente. Il est également possible de créer une opportunité de vente directement à partir de la relation. Pour ce faire, ouvrez la relation et cliquez sur + sales opportunity (+ Opportunité de vente) dans la barre d'outils.

Ajout d'une opportunité de vente dans Tribe CRM
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2 L'écran des opportunités de vente

L'écran des opportunités de vente fournit un aperçu complet du statut de vos opportunités de vente, des tâches et des rendez-vous prévus, des e-mails, des devis et d'autres notes. Il comporte un certain nombre d'éléments spécifiques à l'opportunité de vente.

  1. Expected order date: (Date de commande prévue :) ici, vous pouvez indiquer la date prévue de la commande, après quoi l'opportunité de vente apparaît dans le pipeline et les prévisions dans le dashboard des ventes.
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  2. Estimated amount: (Montant estimé :) saisissez une estimation du montant total. Celle-ci est également ajoutée aux prévisions et au pipeline.
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  3. Final phase: Won, lost or expired: (Phase finale - Conclusion, Échec ou Expiration :) ces étapes relèvent de la phase finale et non de la phase intermédiaire. L'opportunité de vente est ainsi complétée. Vous pouvez sélectionner la phase finale en haut de l'opportunité de vente ou à l'extrême droite de la barre des phases, au niveau de la coche.
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  4. Phase: (Phase :) la phase de l'opportunité de vente apparaît à gauche sur l'écran Details (Détails), mais aussi en haut de l'opportunité de vente. Lorsque vous cliquez sur une phase en haut, elle change automatiquement. La section suivante explique comment personnaliser les phases.
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  5. Pipeline: (Pipeline :) la section Pipeline indique le nombre d'opportunités encore en cours. Par défaut, un seul pipeline est défini, mais il est possible d'en définir plusieurs.
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  6. Opportunity %: (% d'opportunité :) la probabilité est liée à la phase. Plus la phase finale est proche, plus la probabilité est élevée. Dans le dashboard, la section Forecast (weighted) (Prévision (pondérée)) indique le montant estimé multiplié par le pourcentage de probabilité.
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  7. Source: (Source :) l'origine de la demande. En remplissant cette section, vous verrez les actions marketing les plus efficaces, telles que les campagnes d'e-mailing, les publicités ou les moteurs de recherche. La section suivante explique comment personnaliser les sources.

L'écran des opportunités de vente dans Tribe CRM
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L'article What do I see on my screen? (Que vois-je à l'écran ?) contient des informations plus générales sur la structure du formulaire d'activité.
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3 Comment créer un pipeline, des phases et des sources ?

Personnaliser les pipelines et les phases

En personnalisant les pipelines, les phases et les sources, vous pouvez adapter Tribe au processus de vente de votre organisation. Vous pouvez personnaliser le pipeline et les phases dans la configuration de l'activité :

  1. Cliquez sur Configuration (Configuration).
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  2. Accédez à Activities (Activités).
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  3. Cliquez sur Sales Opportunity (Opportunité de vente).
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    Personnalisation des pipelines et des phases dans Tribe CRM
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  4. Cliquez sur l'onglet Pipelines (Pipelines). Cliquez sur + Pipeline (+ Pipeline) si vous souhaitez en ajouter un.
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  5. L'onglet Standard (Standard) affiche les phases existantes. Si vous souhaitez ajouter une phase, cliquez sur + Add (+ Ajouter). Saisissez le nom et le pourcentage de probabilité associé à la phase et indiquez si cette phase est une étape finale (cette mention apparaîtra sur les boutons situés en haut de l'opportunité de vente). Choisissez une couleur pour reconnaître cette phase plus facilement.
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  6. Les six points vous permettent de modifier l'ordre de l'opportunité de vente.
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    Personnalisation des phases d'une opportunité de vente dans Tribe CRM
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Personnaliser les sources

  1. Accédez à Configuration (Configuration).
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  2. Cliquez sur List boxes (Sélectionner des listes).
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  3. Cliquez sur Source (Source). La liste existante apparaît. Vous pouvez cliquer sur une valeur existante et la personnaliser ou cliquer sur + Add (+ Ajouter) ou sur + Source (+ Source) pour ajouter une nouvelle source.
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    ​Personnalisation des sources d'une opportunité de vente dans Tribe CRM
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4 Comment suivre les opportunités de vente ?

Programmer des actions pour vous-même et vos collègues vous permet d'assurer un suivi optimal des opportunités de vente. Pour chaque nouvelle opportunité de vente, Tribe crée aussi immédiatement une tâche à votre nom (1). Cette tâche vous rappelle que vous devez assurer le suivi de l'opportunité de vente. Si le suivi de l'opportunité de vente incombe à votre collègue, définissez la tâche en son nom (2).

Chaque tâche ouverte apparaît dans le widget My open tasks (Mes tâches ouvertes) de votre espace de travail personnel. Vous pouvez également programmer un rendez-vous ou une tâche (3 et 4) pour vous-même ou un collègue, par exemple lorsque vous rendez visite à votre relation. Un rendez-vous est programmé directement dans le calendrier Tribe. Vous avez également la possibilité d'envoyer directement un e-mail au client (5) et d'ajouter des pièces jointes et des notes (6).
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Suivi d'une opportunité de vente dans Tribe CRM
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Le saviez-vous ?

Pour en savoir plus sur l'utilisation des tâches et des rendez-vous, consultez l'article How do I follow up on tasks and appointments? (Comment suivre les tâches et les rendez-vous ?)

5 Comment ajouter des produits aux opportunités de vente ?

À ce stade, vous avez discuté longuement avec le client et vous connaissez exactement ses intérêts et ses souhaits. Il est donc temps d'ajouter des produits à l'opportunité de vente . Les produits servent à la fois de base au devis et à saisir les chiffres dans les widgets et les vues.

  1. Ouvrez l'opportunité de vente et cliquez sur l'onglet Products (Produits).
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  2. Cliquez sur + Product (+ Produit).
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    Ajout de lignes de produits à une opportunité de vente dans Tribe CRM
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  3. Recherchez ensuite le produit que vous souhaitez ajouter. Si vous avez plusieurs produits dans Tribe, vous pouvez également en saisir les premières lettres pour le trouver plus facilement. Les autres données relatives au produit proviennent des paramètres.
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    Sélection d'un produit dans Tribe CRM
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L'article How to add new products (Comment ajouter de nouveaux produits) décrit comment ajouter des produits à la configuration.
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Le saviez-vous ?

  • Vous pouvez ordonner les produits comme bon vous semble en faisant glisser les lignes.
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  • Vous pouvez également définir une réduction pour une ligne de produits ou pour l'ensemble de l'offre.
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  • Vous pouvez également ajouter une description supplémentaire pour chaque produit. Pour ce faire, cliquez sur les trois points présents à l'extrémité de chaque ligne de produit.


6 Comment créer un devis ?

Si vous avez suivi les étapes précédentes, vous pouvez maintenant convertir les lignes de produits en devis en ligne.

  1. Ouvrez l'onglet Products (Produits) et cliquez sur le bouton + Quote (+ Devis) bleu. Sélectionnez ensuite le modèle de devis approprié et saisissez la date de validité.
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  2. Cliquez sur Save and open (Enregistrer et ouvrir).
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    Ajout d'un devis à une opportunité de vente dans Tribe CRM
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  3. Le devis apparaît maintenant en tant que modèle dans l'onglet Edit (Modifier). Vous pouvez y apporter des modifications.
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  4. Cliquez sur l'onglet Preview (Aperçu) pour voir un aperçu de votre devis.
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  5. Cliquez sur Submit quote (Envoyer le devis) pour envoyer le devis. La section suivante explique la procédure.

Aperçu du devis avant envoi dans Tribe CRM
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7 Envoyer un devis

L'époque où l'on envoyait un devis par la poste est révolue depuis bien longtemps. Cette solution reste bien entendu possible, mais Tribe CRM vous offre un certain nombre d'options supplémentaires. De cette manière, tous les obstacles à la signature de votre relation sont levés.
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En cliquant sur le bouton Launch quotation (Lancer le devis) dans ce dernier, plusieurs options s'offrent à vous.
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Envoi direct

Vous êtes actuellement avec votre client et vous souhaitez lui envoyer directement le devis ? Choisissez l'option Direct (Envoi direct). Le devis s'ouvrira sur votre ordinateur ou votre tablette dans une page Web. Votre client peut d'abord le consulter, puis le signer numériquement. Cette option est utile lorsque vous êtes avec le client ou que ce dernier est en visite dans votre entreprise et que vous souhaitez lui donner la possibilité de consulter et de signer le devis immédiatement.
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Par e-mail

Vous souhaitez envoyer le devis au client par e-mail ? Choisissez l'option Through e-mail (Par e-mail). Une boîte de dialogue contenant le texte par défaut d'un e-mail de devis s'ouvre. Le texte de l'e-mail contient un lien sur lequel votre relation peut cliquer pour consulter et approuver le devis. Vous pouvez modifier le texte de l'e-mail avant l'envoi si vous le souhaitez. Une fois que vous avez cliqué sur Send (Envoyer), le devis est envoyé directement à votre client.
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Envoi d'un devis par e-mail dans Tribe CRM

Lien

Vous n'avez besoin que du lien vers le devis en ligne ? Choisissez l'option Through link (Lien). Le lien est copié et vous pouvez le coller n'importe où, par exemple dans un message WhatsApp.
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Téléchargement

Vous pouvez aussi télécharger le devis. Vous obtiendrez un fichier PDF à utiliser comme bon vous semble.
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8 Signer un devis

Les options numériques d'envoi d'un devis présentent l'avantage de permettre à votre client de le signer numériquement. Votre devis s'affiche sur une page Web. Avant la signature, nous interrogeons le client sur la saisie de ses données et sur la signature à proprement parler.
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Dès que le formulaire est envoyé, ces données sont traitées dans Tribe CRM, et le statut de l'opportunité de vente est automatiquement modifié en Quotation signed (Devis signé). De plus, le document signé sera ajouté à l'opportunité de vente et la personne enregistrée comme vendeur dans l'opportunité de vente recevra immédiatement une notification indiquant que cette dernière a été signée.
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Demandes de modification

Outre la signature du devis, votre client peut également demander une modification. La demande de modification est immédiatement visible, puisque vous recevez une notification en tant que vendeur. Les notes du client sur la modification sont disponibles avec le devis.
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Refus de devis

Malheureusement, il arrive qu'une opportunité de vente ne se concrétise pas. Le devis en ligne de Tribe CRM offre également à votre client la possibilité de le refuser. Une notification est également envoyée au représentant commercial. Si le client ne le fait pas, vous pouvez changer le statut en Lost (Échec) dans l'opportunité de vente vous-même.
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Approbation en ligne dans Tribe CRM
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Le saviez-vous ?

Une fois le devis signé, vous pouvez également facturer facilement les lignes de produits. L'article How to create and send an invoice (Comment créer et envoyer une facture) explique la procédure en détail.

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