Deze gids legt uit hoe je aangepaste velden kunt toevoegen aan de factuuractiviteit in Tribe. Het helpt je om aanvullende informatie vast te leggen die relevant is voor je facturatieproces, maar niet wordt gedekt door de standaardvelden. Je kunt deze stap gebruiken wanneer je klanten specifieke verwijzingen op facturen vereisen, of wanneer je interne processen afhankelijk zijn van het bijhouden van aanvullende gegevens. Door deze stap te voltooien, bevatten je facturen precies de informatie die jouw organisatie en jouw klanten nodig hebben.
Inhoudsopgave
Achtergrond en Context
Tribe bevat een set standaardvelden voor facturen, die de essentiële zaken zoals factuur datum, vervaldatum, bedrag en status dekt.In de praktijk hebben veel organisaties echter aanvullende informatie nodig die specifiek is voor hun bedrijf of de vereisten van hun klanten.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
PO-nummer | Veel grotere organisaties vereisen een inkoopordernummer op elke factuur voordat ze betaling verwerken.Het missen van dit veld leidt vaak tot vertraagde betalingen |
Projectreferentie | Bij facturatie voor projectgebonden werk helpt het om een factuur aan een specifiek project of fase te koppelen, zodat zowel jouw team als jouw klant de kosten kunnen reconciliëren. |
Kostenplaats | Sommige klanten vereisen dat facturen verwijzen naar een interne kostenplaats of afdeling voor hun eigen administratie. |
Contractnummer | Nuttig wanneer facturen zijn gekoppeld aan een specifiek raamovereenkomst of langetermijncontract. |
BTW-vrijstellingsreferentie | Relevant bij facturatie op internationaal niveau of in situaties waarin een specifieke vrijstellingscode moet worden vermeld. |
Het toevoegen van deze velden aan de factuuractiviteit zorgt ervoor dat eindgebruikers deze informatie rechtstreeks in Tribe kunnen vastleggen, waar het gekoppeld blijft aan de factuur en de relatie.
Wat Doet Deze Stap?
Deze stap begeleidt je bij het toevoegen van aangepaste velden aan de factuuractiviteit in Tribe.Zodra deze velden zijn geconfigureerd, verschijnen ze op het factuurrecord en kunnen ze door eindgebruikers worden ingevuld bij het aanmaken of bewerken van een factuur.Als een veld is verbonden met je factuursjabloon, kan de waarde ook op het afgedrukte of verzonden factuurdocument verschijnen.
Voordat Je Begint: Denk Na Over Wat Je Nodig Hebt
Neem even de tijd om na te denken over welke informatie je daadwerkelijk moet vastleggen.Vraag jezelf af:
Vragen je klanten ooit om specifieke verwijzingen of codes op facturen?
Zijn er interne velden die jouw team of jouw financiële afdeling helpen om facturen efficiënter te verwerken?
Is er informatie die momenteel buiten Tribe leeft (in e-mails, spreadsheets of notities) die op de factuur thuis hoort?
Focus op wat echt nodig is.Elk extra veld voegt complexiteit toe voor eindgebruikers, dus voeg alleen velden toe die consistent zullen worden gebruikt.
Stap voor Stap Instructies
Velden toevoegen aan de factuuractiviteit werkt op dezelfde manier als velden toevoegen aan relatie types, wat je al hebt gedaan in de opzet van Relatiebeheer.
Navigeer naar Instellingen en selecteer Activiteiten.
Ga naar Facturen en klik op Velden om de velden voor deze activiteit te beheren.
Voor gedetailleerde begeleiding bij het werken met velden, raadpleeg de volgende artikelen:
Tips en Beste Praktijken
Begin met de velden waarvan je weet dat ze vandaag nodig zijn.Je kunt later altijd meer toevoegen.
Gebruik duidelijke, herkenbare veldnamen zodat eindgebruikers begrijpen wat ze moeten invullen zonder uitleg.
Als een veld alleen relevant is voor een subset van klanten, overweeg dan of het optioneel of verplicht moet zijn.
Bespreek met jouw financiële team of accountmanagers welke verwijzingen jouw klanten het vaakst aanvragen — zij weten uit ervaring wat factuurvertragingen veroorzaakt.
Als een veld op het factuurdocument zelf moet verschijnen, zorg er dan voor dat het ook aan je factuursjabloon is toegevoegd.Het configureren van sjablonen wordt behandeld in Stap 3.
Snelle Samenvatting
Het toevoegen van aangepaste velden aan de factuuractiviteit stelt je in staat om informatie vast te leggen die verder gaat dan de standaardinstellingen. Dit is vooral waardevol wanneer jouw klanten specifieke verwijzingen vereisen, of wanneer jouw interne processen afhankelijk zijn van het bijhouden van aanvullende gegevens per factuur. Omdat dit op dezelfde manier werkt als het configureren van velden elders in Tribe, zal het proces vertrouwd aanvoelen.