Dit artikel maakt deel uit van module 1: Gebruikers & Rechtenbeheer — Beheerderstraining. Het leidt je door de vijf stappen om een nieuwe collega de juiste toegang in Tribe te geven en legt uit wat je moet doen als iemand vertrekt.
Voordat je begint
Zorg ervoor dat je het volgende hebt voordat je begint:
Beheerdersrechten in Tribe
Het werk-e-mailadres van de nieuwe collega
Een duidelijk idee van wat deze persoon moet doen in Tribe — dit bepaalt welke rol je moet toewijzen.
Weet je niet welke rol je moet toewijzen?Lees Hoe beheer ik rechten en rollen in Tribe CRM? eerst om te begrijpen hoe rollen werken.
Stap-voor-stap instructies
Stap 1: Nodig de nieuwe gebruiker uit
Klik op je gebruikersaccount in de rechterbovenhoek
Selecteer Nodig Collega's Uit
Voer het werk-e-mailadres van de collega in
Klik op Nodig uit
De collega ontvangt een e-mail met een veilige link om hun inloggegevens aan te maken.Ze kunnen Tribe openen zodra ze de registratie hebben voltooid.
Belangrijk: Gebruik altijd een werk-e-mailadres. Persoonlijke e-mailadressen kunnen bezorgproblemen veroorzaken en het moeilijker maken om later toegang te beheren.
Stap 2: Wijs een rol toe
Zodra de gebruiker in Tribe bestaat, wijs je de rol toe die overeenkomt met hun functie.
Ga naar Configuratie en vervolgens naar Medewerkers binnen Gebruikers & Rechten.
Zoek de nieuwe collega en open hun record
Ga naar Algemene gegevens en klik op + Rol om de juiste rol uit de lijst te selecteren
De rol wordt onmiddellijk toegepast — er is geen aparte opslag nodig.
Een gebruiker zonder toegewezen rol heeft standaard toegang tot de meeste Tribe-functies, maar geen beperkingen.Wijs altijd expliciet een rol toe.
Een gebruiker kan meerdere rollen hebben.Alle verleende rechten worden gecombineerd, en elk verleend recht overschrijft altijd een geweigerd recht van een andere rol.
Om precies te controleren wat een gebruiker kan doen op basis van hun toegewezen rollen, klik je op het Sleutel-icoon naast hun naam in de medewerkerslijst.
Weet je niet welke rol je moet gebruiken?Begin met het kopiëren van de rol van een collega met een vergelijkbare functie, en pas deze vervolgens aan.Dit is sneller dan een rol vanaf nul opbouwen.
Lees: Als je meer wilt weten over rechten en rollen, lees dan dit artikelHoe beheer ik rechten en rollen in Tribe?
Stap 3: Voeg de gebruiker toe aan een team (indien van toepassing)
Als jouw organisatie teams gebruikt om de zichtbaarheid van gegevens te controleren, voeg dan de nieuwe gebruiker toe aan het juiste team.
Ga naar Configuratie en vervolgens naar Teams binnen Gebruikers en Rechten.
Open het relevante team
Klik op + Teamlid Toevoegen en selecteer de nieuwe collega
Teams zijn optioneel.Als jouw organisatie geen gegevensbescherming gebruikt, kun je deze stap overslaan.Weet je niet of jouw organisatie teams gebruikt?Zie Hoe gebruik ik teams in Tribe CRM? voor een volledige uitleg over hoe teams de zichtbaarheid van gegevens controleren.
Stap 4: Verifieer het resultaat
Controleer altijd wat de nieuwe gebruiker daadwerkelijk ziet in Tribe voordat je afsluit.
Vraag de collega om in te loggen
Controleer of ze toegang hebben tot de menu's die ze nodig hebben
Controleer of er geen menu's of functies zichtbaar zijn waar ze geen toegang toe zouden moeten hebben
Als teams in gebruik zijn, controleer dan of ze de juiste gegevens kunnen zien
Als er iets niet klopt, ga dan terug naar de rolinstellingen en pas deze aan.Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht.
Stap 5: Zorg ervoor dat de nieuwe gebruiker is getraind
Toegang is slechts de eerste stap.Een nieuwe gebruiker die kan inloggen maar niet weet hoe hij in Tribe moet werken, zal vanaf dag één niet productief zijn.Zorg ervoor dat er twee dingen gebeuren voordat ze zelfstandig gaan werken.
Verwijs ze naar de online eindgebruikersopleiding.De Tribe Eindgebruikersopleiding behandelt alles wat een nieuwe gebruiker nodig heeft om te beginnen: navigeren in het systeem, relaties beheren, taken, afspraken, e-mails en dashboards.Verwijs ze naar het trainingsoverzicht en laat ze weten welke modules relevant zijn voor hun rol.
Organiseer een interne onboarding sessie. De online training leert gebruikers hoe Tribe in het algemeen werkt. Jouw interne sessie legt uit hoe jouw organisatie het gebruikt.
Minimaal de volgende punten dekken:
Welke modules en relatie types actief zijn in jullie omgeving
Jullie naamgevingsconventies en gegevensinvoernormen — bijvoorbeeld, hoe je een nieuwe klant registreert of een gesprek logt
Welke sjablonen, weergaven en dashboards beschikbaar zijn en waarvoor ze dienen
Wat je verwacht van gebruikers qua gegevenskwaliteit en consistentie
Wie te contacteren als ze vragen hebben of iets onverwachts tegenkomen
Overweeg om een kort intern referentiedocument te maken dat de Tribe-richtlijnen van jullie organisatie vastlegt.Nieuwe gebruikers en terugkerende collega's zullen het nuttig vinden, lang na de onboarding sessie.
Wanneer een collega vertrekt
Wanneer iemand jullie organisatie verlaat, koppel ze dan snel los van hun licentie.
Klik op het logo van jullie organisatie in de rechterbovenhoek
Selecteer Abonnementen en Licenties.Van daaruit kunnen jullie Gebruikerslicenties beheren.
Verwijder nooit een gebruikersaccount. Het loskoppelen van de licentie voorkomt inloggen terwijl de volledige geschiedenis van hun activiteiten in Tribe behouden blijft. Het verwijderen van een gebruiker verwijdert die geschiedenis permanent.
Als de licentie niet meer nodig is, schakel dan Automatisch Verlengen uit om te voorkomen dat deze in de volgende factureringscyclus wordt verlengd.
Snelle Samenvatting
Om een nieuwe collega de juiste toegang in Tribe te geven, doorloop je deze vijf stappen in volgorde.
Stap | Actie | Waar |
1 | Nodig de nieuwe gebruiker uit | Gebruikersaccount → Nodig Collega's uit |
2 | Wijs een rol toe | Configuratie → Gebruikers & Rechten → Werknemers |
3 | Voeg toe aan een team (indien gebruikt) | Configuratie → Teams |
4 | Controleer het resultaat | Log in als de gebruiker en controleer de toegang |
5 | Train de nieuwe gebruiker | Online training + interne sessie |
Wanneer een collega vertrekt: koppel ze los van hun licentie via Accountinstellingen. Verwijder nooit het account.