Dit is je startpunt voor het werken met de facturatiemodule in Tribe. Het brengt alle trainingsvideo's voor eindgebruikers en praktische opdrachten voor het dagelijks beheren van facturen samen. Doorloop de stappen in volgorde en oefen in je eigen Tribe-omgeving terwijl je gaat.
Elke stap bevat een korte video en een praktische opdracht.De video's zijn praktisch en gericht op de acties die je het vaakst zult uitvoeren.Hoe facturatie is ingesteld in jouw organisatie kan variëren — je beheerder kan je vertellen welke stappen van toepassing zijn op jouw rol en waar je moet beginnen.
Stap 1: Een factuur maken en verzenden
Facturatie in Tribe begint met het maken van de juiste factuur op de juiste plek.Afhankelijk van hoe jouw organisatie werkt, kun je facturen maken vanuit een verkoopkans, een project of rechtstreeks vanuit een relatie.In deze stap leer je hoe je een factuur maakt, de vereiste gegevens invult en producten toevoegt.Je leert ook het verschil tussen het onmiddellijk verzenden van een factuur en het voorbereiden van een factuur voor een toekomstige datum — en hoe je facturen die klaar zijn om te verzenden maar nog niet zijn verzonden, kunt bijhouden.
Bekijk: Een factuur maken en verzenden
Opdracht
Navigeer naar het juiste startpunt voor het maken van een factuur in jouw organisatie — vraag je beheerder als je niet zeker weet of je vanuit een kans, een project of een relatie moet beginnen.
Maak een nieuwe factuur en vul alle vereiste velden in, inclusief factuurdatum, vervaldatum en eventuele extra velden die jouw organisatie gebruikt, zoals een PO-nummer of kostenplaats.
Voeg minstens één product aan de factuur toe en controleer of de beschrijving en prijs correct zijn.
Selecteer de juiste factuursjabloon en e-mailsjabloon.
Stuur een testfactuur naar je eigen e-mailadres en controleer of deze correct aankomt, er uitziet zoals verwacht en alle juiste informatie bevat.
Maak een tweede factuur en stel de factuurdatum in op een datum in de toekomst.Sla deze op als concept in plaats van hem onmiddellijk te verzenden.
Open het factuuroverzicht en vind de lijst van alle conceptfacturen met een toekomstige factuurdatum.Controleer of je nieuw aangemaakte factuur daar verschijnt.Deze lijst is je startpunt voor het verwerken van facturen die van tevoren zijn voorbereid.
Stap 2: Een creditnota maken
Soms moet een factuur worden gecorrigeerd of teruggedraaid.Een creditnota is de juiste manier om dit in Tribe te doen — het houdt je financiële administratie nauwkeurig zonder bestaande facturen te verwijderen of te overschrijven.In deze stap leer je wanneer je een creditnota moet gebruiken en hoe je er een correct aan je klant kunt maken en verzenden.
Bekijk: Een creditnota maken
Opdracht
Zoek een bestaande factuur in Tribe die je kunt gebruiken voor oefening — gebruik een testfactuur of vraag je beheerder om je naar een geschikte te wijzen.
Maak een creditnota voor die factuur en bekijk het gegenereerde document om te verifiëren dat het naar het juiste factuurnummer en bedrag verwijst.
Stuur de creditnota naar je eigen e-mailadres en controleer of deze aankomt met de juiste e-mailsjabloon en document.
Controleer of zowel de originele factuur als de creditnota zichtbaar zijn in de factuurgeschiedenis van de relevante relatie.
Stap 3: Facturen volgen en dashboards gebruiken
Facturen verzenden is maar een deel van het werk.Weten welke facturen openstaan, welke te laat zijn en welke zijn betaald, is net zo belangrijk.In deze stap leer je hoe je de facturatie-dashboards en widgets van Tribe kunt gebruiken om een duidelijk overzicht van je factureringsactiviteit te behouden en prioriteit te geven aan eventuele follow-up die jouw aandacht nodig heeft.
Opdracht
Open het facturatie-dashboard en bekijk de standaardwidgets.Identificeer welke facturen momenteel openstaan en welke te laat zijn.
Zoek een factuur die te laat is en controleer wanneer de laatste herinnering is verzonden.Bepaal of een persoonlijke follow-up nodig is.
Verken de beschikbare weergaven en widgets.Als er een widget of weergave ontbreekt die nuttig zou zijn voor je dagelijkse werk, noteer het en bespreek het met je beheerder.
Reserveer een vast moment in je wekelijkse routine om het facturatie-dashboard te bekijken — consistentie is wat dit hulpmiddel waardevol maakt.
Korte samenvatting
Deze training behandelt de drie kernactiviteiten van dagelijkse facturatie in Tribe: facturen maken en verzenden, creditnota's afhandelen en dashboards gebruiken om controle te houden over je factureringsactiviteit.Begrijpen hoe jouw organisatie het facturatieproces heeft opgezet, is net zo belangrijk als weten hoe je de tools moet gebruiken — neem contact op met de interne eigenaar van jouw facturatieproces voor begeleiding over welke stappen van toepassing zijn op jouw rol.
Gebruik dit artikel als je referentie wanneer je een snelle opfrissing nodig hebt of wanneer je een nieuwe collega inwerkt.Voor een overzicht van alle beschikbare eindgebruikers trainingen, zie Eindgebruikers Trainingen: Overzicht.