Introductie
Door koopsignalen van je prospect en klant vast te leggen in een verkoopkans verlies je geen kans meer uit het oog. Dit helpt je meer omzet te realiseren, zonder dat het je extra tijd kost. De verkoopkans bevat alle belangrijke informatie die je nodig hebt om je verkoopproces succesvol te kunnen doorlopen. Denk hierbij aan:
De vastlegging van alle contactmomenten en notities tijdens het verkoopproces
Het inzichtelijk maken van de producten die de klant wenst af te nemen
Het online opmaken van je offerte op basis van sjablonen in je eigen huisstijl
De mogelijkheid van het versturen én online kunnen laten accorderen van de offerte.
Alle gewenste salesinformatie voor een goede bedrijfsvoering
In dit artikel leggen we je in een paar stappen het dagelijks gebruik van de verkoopmodule uit.
Hoe maak je een verkoopkans aan?
Het verkoopkans scherm
Hoe maak je een pijplijn, fases en bronnen aan?
Hoe volg je verkoopkansen op?
Hoe voeg je producten toe aan de verkoopkans?
Hoe maak je een offerte?
Versturen van een offerte
Ondertekenen van een offerte
1 Hoe maak je een verkoopkans aan?
Klik rechtsboven in de blauwe balk op de + Knop
Klik op Verkoopkans. Voer de relatie en de belangrijkste gegevens van de kans in. Staat de relatie nog niet in CRM, dan kun je deze direct aanmaken. Klik op opslaan en openen om verdere detailgegevens van de verkoopkans aan te vullen. Het is ook mogelijk een verkoopkans direct vanuit de relatie aan te maken. Open hiervoor de relatie en klik in de werkbalk op + verkoopkans.
Een verkoopkans toevoegen in Tribe CRM
2 Het verkoopkans scherm
Het verkoopkans scherm geeft een volledig overzicht van de status van je verkoopkans, de openstaande taken en afspraken, e-mails, offertes en andere notities. In het verkoopkans scherm een aantal elementen die specifiek zijn voor de verkoopkans.
Verwachte orderdatum: Hier kan de verwachte orderdatum ingevoerd worden. Op het moment dat deze is ingevuld, wordt de verkoopkans weergegeven in de pijplijn en forecast op het verkoopdashboard.
Geschat bedrag: Geef een inschatting van het totale bedrag in. Deze inschatting wordt ook meegenomen in de forecast en pijplijn.
Eindfase: Gewonnen, verloren of vervallen: Anders dan de tussenfase geven deze fasen de definitieve eindfase in. Daarmee is de verkoopkans voltooid. De eindfase kan bovenin de verkoopkans geselecteerd worden of helemaal rechts in de fasebalk met het vinkje.
Fase: De fase van de verkoopkans wordt links in het Details scherm weergegeven, maar ook bovenin de verkoopkans. Wanneer je op een fase bovenin klikt, verandert de fase automatisch. In het volgende onderdeel wordt uitgelegd hoe je fases kunt aanpassen.
Pijplijn: De pijplijn geeft aan hoeveel kansen er nog in de pijplijn zitten. Standaard is er één pijplijn ingesteld (standaard), maar het is mogelijk meerdere pijplijnen in te stellen.
Kans %: De kans is gekoppeld aan de fase. Hoe verder richting de eindfase, hoe groter de kans. In het dashboard geeft de Forecast (gewogen) het geschatte bedrag x het kans percentage weer.
Bron: De oorsprong van de aanvraag. Door dit in te vullen krijg je inzicht in welke marketing acties het meeste succes hebben zoals bijvoorbeeld e-mail campagnes, advertenties of zoekmachines. In het volgende onderdeel wordt uitgelegd hoe de bronnen aangepast kunnen worden.
Het verkoopkansscherm in Tribe CRM
In het artikel Wat zie ik op mijn scherm? vind je meer algemene informatie over de opbouw van het activiteitformulier.
3 Hoe maak je een pijplijn, fases en bronnen aan?
Pijplijn en fases aanpassen
Door de pijplijn, fases en bronnen aan te passen, kun je Tribe aanpassen aan hoe het verkoopproces werkt in jouw organisatie. De pijplijn en fases kun je aanpassen in de configuratie van de activiteiten:
Klik op Configuratie.
Ga naar Activiteiten.
Klik op Verkoopkans.
Pijplijn en fases aanpassen in Tribe CRM
Klik op de tab Pijplijnen. Klik op +Pijplijn voor het geval je nog een pijplijn wilt toevoegen.
In de tab Standaard staan de bestaande fases. Als je een fase toe wilt voegen, klik dan op +Toevoegen. Geef de naam in en het kanspercentage die hoort bij de fase en of deze fase een eindstap is (komt bij de knoppen bovenin de verkoopkans te staan -3). Door een kleur in te voeren is deze fase makkelijk herkenbaar.
Door op de 6 puntjes te klikken kun je de verkoopkans verslepen naar een andere volgorde slepen.
Verkoopkans fases aanpassen in Tribe CRM
Bronnen aanpassen
Ga naar Configuratie
Klik op Keuzelijsten
Klik op Bron. De bestaande lijst wordt getoond. Je kunt op een bestaande waarde klikken en deze aanpassen of op + Toevoegen of + Bron klikken om een nieuwe bron toe te voegen.
Verkoopkans bronnen aanpassen in Tribe CRM
4 Hoe volg je verkoopkansen op?
Je verliest geen verkoopkans meer uit het oog door acties voor jezelf en je collega’s in te plannen. Bij iedere nieuwe verkoopkans maakt Tribe ook direct een taak aan op jouw naam (1). Deze taak herinnert je aan het feit dat je de verkoopkans natuurlijk ook moet opvolgen. Wanneer je collega de verdere opvolging van de verkoopkans oppakt, zet dan de taak op zijn of haar naam (2). Iedere openstaande taak wordt weergegeven in het widget Mijn openstaande taken op je persoonlijke werkplek. Daarnaast kun je ook een afspraak of taak (3+4) voor jezelf of collega inplannen, bijvoorbeeld wanneer je op bezoek gaat bij je relatie. Een afspraak wordt direct in de Tribe agenda ingepland. Tevens heb je de mogelijkheid om de klant direct te e-mailen (5) en bijlagen en notities toe te voegen (6).
Een verkoopkans opvolgen in Tribe CRM
Wist je dat?
Je meer informatie over het gebruik van taken en afspraken kunt vinden in het artikel: Hoe volg je taken en afspraken op?
5 Hoe voeg je producten toe aan de verkoopkans?
Je hebt inmiddels de klant uitgebreid gesproken en weet precies waar zijn interesses en wensen liggen. Dit is hét moment om producten toevoegen aan de verkoopkans. De producten zijn zowel de basis van de offerte als de input voor de cijfers in widgets en weergaven.
Open de verkoopkans en klik op de tab Producten.
Klik op +Product.
Productregels toevoegen aan een verkoopkans in Tribe CRM
3. Zoek vervolgens het product op dat je wilt toevoegen. Als je veel producten in Tribe hebt staan, kun je ook de eerste paar letters invoeren. Zo kun je makkelijk het juiste product vinden. De overige gegevens van het product worden overgenomen uit de instellingen.
Een product selecteren in Tribe CRM
In het artikel Hoe voeg je nieuwe producten toe? wordt beschreven hoe je producten kunt toevoegen aan de configuratie.
Wist je dat?
Je de producten in de juist volgorde kunt zetten door de regels te slepen
Je ook een korting kan geven op een productregel of op de volledige offerte
Je voor ieder product ook een extra omschrijving kan invoeren. Klik hiervoor op de 3 puntjes aan het einde van iedere product regel.
6 Hoe maak je een offerte?
Heb je voorgaande stappen doorlopen, dan kunnen we nu de product regels omzetten naar een online offerte.
Open het tabblad producten en klik daarna op de blauwe knop + offerte. Selecteer daarna het juiste offertesjabloon en voer de geldigheidsdatum van de offerte in.
Klik op Opslaan en openen.
Een offerte toevoegen aan een verkoopkans in Tribe CRM
De offerte wordt nu getoond als een sjabloon in de tab Wijzigen. Je kunt hier eventueel wijzigingen aanbrengen.
Klik op het tab Voorbeeld om een voorbeeld van je offerte te zien.
Klik op Offerte uitbrengen om de offerte te versturen. Dit wordt in het volgende onderdeel uitgelegd.
Offerte voorbeeld voordat deze verstuurd wordt in Tribe CRM
7 Versturen van een offerte
De tijd van een offerte per post versturen ligt al lang achter ons. Natuurlijk is dit nog mogelijk, maar Tribe CRM biedt je nog een aantal extra opties voor het uitbrengen van een offerte. Op deze manier neem het alle drempels weg bij jouw relatie om te tekenen.
Door in de offerte op de knop offerte uitbrengen te klikken, krijg je een aantal opties.
Direct
Ben je op dit moment bij jouw relatie en wil je de offerte nu uitbrengen? Kies dan voor direct. De offerte wordt op je laptop of tablet geopend binnen een internet pagina. Je klant kan deze eerst bekijken en daarna digitaal ondertekenen. Deze optie kan gebruikt worden als je bij de klant bent of de klant is op bezoek in jouw bedrijf en je wilt hem meteen de optie geven om de offerte te zien en te ondertekenen.
Via e-mail
Wil je de offerte per e-mail naar de relatie toesturen? Kies dan via e-mail. Er wordt nu een e-mail dialoog geopend met daarop jouw standaard tekst voor een offerte e-mail. In de e-mail tekst staat een link waarop jouw relatie kan klikken om de offerte te bekijken en te accorderen. Voor het versturen kun je eventueel de tekst van de e-mail nog aanpassen. Zodra je klikt op Versturen wordt de offerte direct naar jouw klant gestuurd.
Een offerte versturen via e-mail in Tribe CRM
Via link
Wil je alleen de link naar de online offerte? Kies dan voor via link. De link wordt gekopieerd en kun je zelf ergens anders plakken in bijvoorbeeld in een Whatsapp bericht.
Downloaden
Je kunt de offerte ook downloaden. Je krijgt nu een PDF bestand waar je zelf mee kunt bepalen wat je ermee wilt doen.
8 Ondertekenen van een offerte
De digitale opties van het versturen van een offerte hebben als voordeel dat jouw klant de offerte ook digitaal kan ondertekenen. Jouw offerte wordt binnen een webpagina getoond. Voor het ondertekenen vragen we de klant zijn gegevens in te voeren en daarna daadwerkelijk zijn handtekening te zetten.
Zo gauw het formulier is verstuurd worden deze gegevens verwerkt in Tribe CRM. Zo zal automatisch de status van de verkoopkans worden aangepast naar offerte getekend. Ook wordt het ondertekende document toegevoegd bij de verkoopkans en ontvangt de medewerker die als verkoper bij de verkoopkans geregistreerd staat direct een notificatie van het feit dat de verkoopkans is getekend.
Wijziging aanvragen
Naast het ondertekenen van de offerte kun je klant ook een wijziging aanvragen. De aanvraag voor de wijziging wordt ook direct inzichtelijk, omdat jij als verkoper een notificatie van de wijziging ontvangt. De notities van de klant m.b.t. de wijziging vind je terug bij de offerte.
Offerte afwijzen
Helaas komt het ook weleens voor dat een verkoopkans niet doorgaat. De online offerte in Tribe CRM biedt je klant ook de mogelijkheid om de offerte af te wijzen. Ook hiervan wordt een notificatie naar de verkoper gestuurd. Mocht de klant dit niet doen, dan kun je zelf in de verkoopkans de status naar verloren aanpassen.
Online accorderen in Tribe CRM
Wist je dat?
Zodra de offerte gewonnen is, je de productregels ook makkelijk kan factureren. In het artikel Hoe maak en verzend je een factuur? wordt hier meer uitleg over gegeven.