Zoals gezegd geeft Tribe CRM je een 360º klantbeeld. Hiermee bedoelen we dat je bij iedere relatie precies kan zien wat er actueel speelt of in het verleden gespeeld heeft. Dit beeld wordt samengesteld uit activiteiten, notities of bijlagen. Hierin worden afspraken die je hebt gemaakt met de klant vastgelegd en opvolgmomenten voor nieuwe afspraken gepland. Ook worden alle contactpersonen bij een organisatie vastgelegd en vind je rapportages in de vorm van widgets en weergaven terug op de verschillende dashboards. Alle historische en actuele gegevens heb je nodig om een compleet beeld te verschaffen.

Het verwijderen van gegevens maakt inbreuk op dit klantbeeld, waardoor je op enig moment mogelijk informatie mist die je op dat moment nodig hebt. Denk aan een verkoopkans die je hebt verwijderd omdat je deze hebt verloren. De gegevens van de verkoopkans worden niet meer meegenomen in rapportages en je mist ook het inzicht dat je überhaupt een offerte naar de klant hebt toegestuurd en welk aanbod je hem destijds hebt gegeven.

Wanneer je een activiteit verwijderd is deze ook echt weg, inclusief eventuele onderliggende gegevens zoals offertes, bijlagen en notities.

Laat daarom een voltooide activiteit gewoon in Tribe CRM staan. Deze worden in de tijdlijn onder Gereed getoond. Dit overzicht geeft een overzicht van alle afgeronde activiteiten waarbij de meest recente activiteiten bovenaan staan.

Overzicht van voltooide activiteiten in Tribe CRM

In de loop van de tijd kan het natuurlijk voorkomen dat je relatie met een klant of contactpersoon wijzigt, bijvoorbeeld omdat je klant overstapt naar een andere leverancier of omdat je contactpersoon van baan veranderd. In zo’n geval adviseren wij je de relatie op Voormalig te zetten. Zo blijft de historische relatie in Tribe CRM beschikbaar en worden in de rapportages de juiste gegevens weergegeven. Ook heb je de oude afspraken nog steeds beschikbaar als naslagwerk.

Voormalige relatie in Tribe CRM

De meeste gebruikers hebben geen rechten om gegevens te verwijderen. Dit recht is alleen toegewezen aan beheerders van Tribe CRM. Indien je dit recht nodig hebt, bespreek dit dan met de beheerder van Tribe CRM.

Als het echt noodzakelijk is om gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer je een relatie dubbel hebt ingevoerd of een verkeerde activiteit hebt aangemaakt, dan kun je dat als volgt doen:

Relatie of activiteit verwijderen

Weet je zeker dat je wilt verwijderen?

Activiteit verwijderen uit het activiteiten overzicht

Activiteiten kunnen ook verwijderd worden vanuit het overzicht:

Activiteit verwijderen in Tribe CRM

Een medewerker kan alleen worden verwijderd wanneer hier geen historische gegevens aan gekoppeld zijn. Dit kunnen activiteiten zijn die direct gekoppeld zijn aan de medewerker relatie zelf, of activiteiten die gekoppeld zijn aan een andere relatie, maar waar de medewerker als eigenaar van de activiteit is toegevoegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verkoper bij een verkoopkans. In praktijk zal blijken dat in bijna alle gevallen het niet mogelijk zal zijn een medewerker te verwijderen vanwege de historie, maak daarom ook hier gebruik van het schuifje voormalig.

Indien een collega uit dienst gaat, dan is het beste om het proces te volgen dat wordt beschreven in het onderdeel Wat doe ik wanneer een collega uit dienst gaat? van dit artikel.