Introductie
Met de evenementenmodule kun je eenvoudig evenementen aanmaken, deelnames bijhouden en alle communicatie rondom je evenement vastleggen. Gerelateerde documenten koppel je aan je document zodat deze beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Je werkt je evenement bij op je pc, smartphone of laptop. Dus ook als je onderweg bent. Je factureert de deelnames direct en houdt bij welke deelnames optioneel zijn of bevestigd. In dit artikel lees je meer over hoe je kunt werken met de evenementenmodule.
Hoe kan ik evenementen aanmaken?
Het evenementen scherm.
Hoe kan ik fases aanpassen en aanmaken?
Hoe kan ik deelnames toevoegen aan een evenement?
Hoe maak ik een selectie van deelnemers voor een e-mail campagne?
Hoe kan ik een factuur sturen vanaf een evenementdeelname?
Hoe kan ik een evenement voltooien?
1 Hoe kan ik evenementen aanmaken?
Maak een evenement aan bij de eigen organisatie, voor het geval het gaat om een evenement van je eigen organisatie, of bij een externe relatie.
Een evenement aanmaken vanaf de blauwe balk
Klik op de +Knop in de blauwe balk en kies voor Evenement:
Een evenement aanmaken in Tribe CRM
Een evenement aanmaken vanuit een relatie
Open de relatie en klik op Evenement.
Open de relatie
Klik in de + balk op Meer en kies daarna voor Evenement.
Een evenement aanmaken vanaf een relatie in Tribe CRM
Geef de details in en klik op Opslaan of Opslaan en openen indien je nog verder wilt werken aan het evenement.
2 Het Evenementen scherm
Het evenementen scherm geeft een volledig overzicht van je evenement, de openstaande taken en afspraken, e-mails, documenten en deelnames.
Onderwerp: Geef hier het onderwerp van het evenement in. Dit onderwerp wordt bovenin het evenement getoond en hier kan ook op gezocht worden.
Startdatum: De startdatum- en tijd kan hier ingevuld worden.
Einddatum: Geef de einddatum- en tijd in. Zodra de start- en einddatum zijn ingevuld, veranderd de fase van het evenement van Concept naar Gepland.
Locatie: De locatie van het evenement kan hier geselecteerd worden of worden aangemaakt.
Fase: Concept, gepland, voltooid en geannuleerd: De fase van het evenement wordt links in het Details scherm weergegeven, maar ook bovenin het evenement.
Type: Selecteer een type evenement of maak een nieuw type aan.
Eigenaar: De medewerker die het evenement aanmaakt heeft wordt automatisch ingevuld. Dit kan aangepast worden.
Nummer: Geef hier je eigen nummer in of laat Tribe CRM het nummer automatisch aanmaken.
Activiteiten: Alle activiteiten rondom dit evenement, gereed of openstaand, kunnen hier aangemaakt worden zodat er een volledig overzicht is van de openstaande taken, afspraken en van de activiteiten die reeds afgerond zijn.
Deelnames: Hier vind je een overzicht van de deelnames.
Voltooien: Voltooi hier het evenement zodra deze afgerond is.
Annuleren: Indien het evenement niet meer doorgaat, kan hier het evenement geannuleerd worden.
Het evenementenscherm in Tribe CRM
3 Hoe kan ik fases aanpassen en aanmaken?
Je houdt grip op je evenement door het gebruik van fases. Pas de fases aan zodat ze aansluiten bij jouw organisatie. De fases kan je aanpassen in de configuratie van de activiteiten:
Klik op Configuratie.
Ga naar Activiteiten.
Klik op Evenement.
Evenement fases aanpassen in Tribe CRM
Klik op de tab Fasen. Klik op +Toevoegen indien je een fase wilt toevoegen. Klik op een bestaande fase om deze aan te passen. Schuif Is standaardwaarde naar rechts indien je wilt dat elke evenement deze fase heeft bij het aanmaken.
Door op de 6 puntjes te klikken kun je de fase verslepen naar een andere volgorde.
Evenement fases aanpassen in Tribe CRM
4 Hoe kan ik deelnames toevoegen aan een evenement?
Volg onderstaande stappen om een deelname toe te voegen aan het evenement.
Open het evenement en klik op de tab Deelnames.
Klik op +Evenementendeelname of +Toevoegen.
Een deelname toevoegen aan een evenement in Tribe CRM
Geef de Status in van de deelname of creëer een Nieuwe evenementdeelname.
Selecteer de Relatie.
Indien de deelname reeds gefactureerd is, schuif dan Gefactureerd naar rechts.
Klik op Opslaan of Opslaan en openen indien je nog verder wilt werken aan de deelname.
Een deelname toevoegen aan een evenement in Tribe CRM
5 Hoe maak ik een selectie van deelnemers voor een e-mail campagne?
Met het aanmaken van het evenement en het registreren van de deelnemers is alle informatie van het evenement in één overzicht beschikbaar. Het is dan ook mogelijk om deelnemers van een evenement in één keer direct te bereiken met een e-mail campagne. Zo kun je bijvoorbeeld een programma voor het evenement doorsturen.
Klik op de +Knop in de blauwe balk.
Klik op Campagne.
Geef de Afzender en eventuele Opt-out in van de campagne.
Klik op Selectie en selecteer bij type Personen: contactpersonen.
Klik op de +Knop bij Filter en klik op Vergelijking. Klik op Kies een veld.
Een selectie van evenementdeelnemers maken in een e-mail campagne in Tribe CRM
Klik op Contactpersoon koppelingen.
Kies Evenementdeelnames.
Een selectie van evenementdeelnemers maken in een e-mail campagne in Tribe CRM
In het volgende scherm worden de velden van de evenementdeelname getoond. Kies Evenement.
Klik op Dit veld selecteren.
Een selectie van evenementdeelnemers maken in een e-mail campagne in Tribe CRM
10. Selecteer het evenement dat van toepassing is. In het scherm eronder wordt direct het resultaat van de selectie getoond zodat je kan controleren of de selectie correct is.
Een selectie van evenementdeelnemers maken in een e-mail campagne in Tribe CRM
Je heb nu een selectie gemaakt van de deelnemers en je kunt verder gaan met de campagne. In het artikel Hoe verstuur ik een e-mail campagne in Tribe CRM? wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken en versturen van e-mail campagnes.
6 Hoe kan ik een factuur sturen vanaf een evenementdeelname?
Het is mogelijk om direct een factuur te sturen vanaf een deelname. De contactgegevens worden direct overgenomen in de factuur en de factuur is meteen gekoppeld aan het evenement zodat deze makkelijk terug te vinden is.
Open het evenement tab Deelnames.
Selecteer de deelname waarnaar je een factuur wilt sturen. De deelname wordt geopend.
Factureren vanaf een evenementdeelname in Tribe CRM
3. Klik op +Factuur.
4. Geef de details in van de factuur.
5. Klik op Opslaan en openen.
Factureren vanaf een evenementdeelname in Tribe CRM
6. De factuur wordt geopend en er kunnen productregels toegevoegd worden aan de factuur. Klik op +Product om productregels toe te voegen.
7. Klik op Versturen om de factuur te versturen naar de deelnemer.
Factureren vanaf een evenementdeelname in Tribe CRM
8. Open de deelname die net gefactureerd is en schuif Gefactureerd naar rechts.
Factureren vanaf een evenementdeelname in Tribe CRM
Wist je dat?
Je meer informatie kan vinden over factureren in het artikel Hoe maak en verzend ik een factuur?
6 Hoe kan ik een evenement voltooien?
Zodra een evenement afgerond is, kan deze voltooid worden. Dit zorgt ervoor dat het voor iedereen helder is dat het evenement afgesloten is. Open het evenement en klik op Voltooien.