Het gebeurt vaak dat hetzelfde type afspraak zich over meerdere dagen, weken of maanden herhaalt. Binnen Outlook en Google Agenda gebruik je dan een herhalende afspraak. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in de Tribe-agenda. De herhalende afspraken van Tribe worden automatisch gesynchroniseerd met je Outlook-agenda of je Google Agenda. Je kunt ook herhalende afspraken direct in je externe agenda aanmaken, deze synchronisatie automatisch met Tribe.
Hoe maak ik een herhalende afspraak aan in Tribe?
Hoe maak ik een herhalende afspraak in een externe agenda?
Enkele basisregels voor het herhalen van afspraken.
1. Hoe maak ik een herhalende afspraak aan in Tribe?
Nog niet bekend met de kalenderlink met Outlook of Google? Lees dan eerst de volgende artikelen:
notitie! Het volgende geldt voor alle activaties vóór 2 september 2022. Het is noodzakelijk om een al geactiveerde link opnieuw te activeren om ook bestaande terugkerende afspraken uit de kalender op te halen.
Maak een afspraak in Tribe zoals je gewend bent, bijvoorbeeld via de kalender widget op je werkplek.
Voer de juiste gegevens in.
Activeer de schuifregelaar is terugkerend.
Selecteer het type herhaling, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
Voer je follow-up velden in, afhankelijk van het type herhaling, zoals einddatum of aantal herhalingen.
Sla de herhalende afspraak op.
Herhalende afspraken - Tribe
Dagelijks: je gebruikt deze optie om elke dag of elke x-aantal dagen een afspraak te plannen. Het einde van de herhaling vindt plaats na x-aantal herhalingen, op een specifieke datum of er is geen einde.
Wekelijks: je gebruikt deze optie om een vergadering te creëren die elke x-aantal weken op een specifieke dag of dagen wordt georganiseerd. Wanneer je bijvoorbeeld een afspraak maakt die om de twee weken op maandagen plaatsvindt. Het einde vindt plaats na een aantal herhalingen, op een specifieke datum of er is geen einde.
Maandelijks: je gebruikt deze optie om een afspraak te maken die op een specifieke datum elke maand of elke x aantal maanden plaatsvindt. Zoals 'elke maand op de 15e van elke 2 maanden'. Je kunt ook opties selecteren zoals de eerste woensdag van elke maand of de laatste maandag van elke drie maanden. Het einde van de herhaling vindt plaats na x aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.
Jaarlijks: je gebruikt deze optie om een afspraak te plannen die op een specifieke dag elk jaar plaatsvindt (bijv. een verjaardag) of op een specifieke dag van een maand, bijv. de derde dinsdag van september. Het einde van de herhaling vindt plaats na x-aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.
notitie: In Tribe is het alleen mogelijk om een afspraak te herhalen, dit is niet mogelijk voor een taak.
2. Hoe maak ik een herhalende afspraak in een externe agenda?
Wanneer je een herhalende afspraak maakt in Outlook of Google, wordt deze automatisch ingepland in je Tribe-agenda. De koppeling met Google zorgt ervoor dat het bijna onmiddellijk zichtbaar is in Tribe. Bij Microsoft Exchange kan het tot enkele minuten duren voordat afspraken zichtbaar zijn in Tribe CRM.
3. Een paar basisregels voor het herhalen van afspraken.
Er zijn een aantal 'spelregels' waar je account mee moet houden bij het aanmaken/wijzigen van terugkerende afspraken in Tribe of de externe kalender. Deze spelregels kunnen verschillen, afhankelijk van of je Outlook of Google gebruikt. De reden hiervoor ligt in het verbindingsplatform dat door beide partijen wordt aangeboden.
Houd daarom rekening met de onderstaande punten:
Het is niet toegestaan om de eerste afspraak in een herhaling na de follow-up afspraken in Tribe te slepen.
Het is niet toegestaan om een tussentijdse of definitieve afspraak voor de eerste afspraak in Tribe te slepen.
Het is niet mogelijk om een tussentijdse herhaalafspraak in Tribe te verwijderen. Verwijderen moet gebeuren via Google of Outlook, wat ook de afspraak in Tribe zal verwijderen.
Als je met Outlook werkt, is het mogelijk om een tussentijdse afspraak in Tribe te wijzigen door de kalender naar een andere datum of tijd te slepen. Als je met Google Agenda werkt, moet een tussentijdse afspraak in Google worden gewijzigd. Binnen Tribe zal er een melding worden gegeven als de gebruiker deze actie toch probeert uit te voeren.