De archivering module van Tribe CRM sluit aan bij de projectmodule. Binnen een project worden verschillende gegevens vastgelegd, zoals projectactiviteiten, notities en bijlagen. Hier wordt ook de bewaartermijn gespecificeerd op basis van het archiverings type. Na afloop van de bewaartermijn dient het complete dossier vernietigd te worden. Hoe dit proces werkt binnen Tribe CRM lees je verder in dit artikel.
Hoe activeer in de archivering module?
Welke instellingen moet ik doen?
Hoe loopt het proces?
1 Hoe activeer in de archivering module?
Beheerders van Tribe CRM kunnen eenvoudig zelf de gratis archivering module activeren. Dit kun je doen in de accountinstellingen:
Klik rechts bovenin de blauwe balk op het organisatie icoon.
Klik op accountinstellingen.
Klik op de knop modules toevoegen/verwijderen.
Vink de optie archivering aan en klik op aan de slag.
Meld je opnieuw aan in Tribe CRM om alle instellingen te verversen.
Met het activeren van de module worden de noodzakelijke archivering velden toegevoegd aan de activiteiten in Tribe CRM. Ook wordt het archivering dashboard met standaard widgets en weergaven op basis van de projectactiviteit toegevoegd. Als laatste worden de benodigde automations toegevoegd aan de projectactiviteit.
2 Welke instellingen moet ik doen?
Voordat we in het proces duiken zijn er eerst een paar instellingen om door te nemen.
Archiveringstype
De bewaartermijn van een project wordt bepaald door het type archivering. Dit is een keuzelijst in de configuratie. Hier leg je naam en de bewaartermijn periode vast.
Navigeer naar configuratie
Selecteer keuzelijsten in het menu
Klik op archiveringstype en klik op de knop toevoegen
Voer de naam en periode in en sla op
Archivering velden
Aangezien het archivering type uiteindelijk leidend is voor de bewaartermijn van het project, adviseren we je dit veld verplicht te maken en toe te voegen aan het aanmaakdialoog. Op deze manier voorkom je dat er projecten bestaan zonder archivering type en daarmee zonder bewaartermijn. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Navigeer naar configuratie > activiteiten > project
Open het tabblad velden
Activeer de schuifjes verplicht en tonen bij aanmaken project
Pas daarna eventueel de volgorde van de velden aan.
Tribe CRM – archivering
Automations
Om het archiveringsproces te ondersteunen is het noodzakelijk de standaard archivering automations te activeren. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Navigeer naar configuratie > activiteiten > project
Open het tabblad automations
Activeer de schuifjes van automations die beginnen met archivering –
3 Hoe loopt het proces?
Het archiveringsproces kun je verdelen in vier onderdelen. Download onderaan deze pagina het processchema voor extra toelichting.
Het projectproces
Beoordeling archivering
Verwijderen projecten
Archivering log
Het projectproces
Het standaard proces zoals beschreven in het artikel Hoe werkt de projectenmodule? is ook hier van toepassing. De werkwijze voor de gebruiker blijft gelijk. De enige afwijking zit in het aanmaak dialoog van een project. Hier moet de gebruiker de juiste archivering type selecteren.
Bij het afsluiten van het project wordt op basis van de bewaartermijn periode uit het archivering type de archivering datum berekend. Deze datum wordt toegevoegd aan het project en alle onderliggende projectactiviteiten. Dit gebeurt op basis van de eerder genoemde automations. Indien een project wordt heropent, dan wordt bij zowel het project als de onderliggende projectactiviteiten de archivering datum verwijderd.
Beoordeling archivering
Na het verlopen van de bewaartermijn, wordt een controle uitgevoerd op de projecten, voordat deze daadwerkelijk worden verwijderd. Op basis van widgets en weergaven maakt de archivaris overzichten voor de proceseigenaren, ter controle. Het goedkeuren of blokkeren van de archivering wordt vastgelegd in het project.
Verwijderen projecten
Op basis van de standaard automation wordt op iedere 1e dag van de maand de archivering actie gestart. Hierbij worden alle projecten met onderliggende projectactiviteiten verwijderd, op voorwaarde dat de bewaartermijn is verstreken en de projecten zijn goedgekeurd voor archivering. De projecten die zijn aangemerkt als geblokkeerd worden niet verwijderd, net zoals alle onderliggende projectactiviteiten.
Archivering event
Iedere project dat wordt gearchiveerd wordt vastgelegd in een archivering event. In dit log worden de volgende gegevens vastgelegd:
archivering datum
archivering type
activiteit type
activiteit nummer
activiteit onderwerp
Op het archivering dashboard staat verschillende widgets en weergaven om bovenstaande proces te beheren.