Naar de hoofdinhoud

Hoe werkt de projecten Module?

Deze week bijgewerkt

Inleiding

Door alle elementen van een project vast te leggen, houd je een overzicht van je projecten. Het project bevat alle belangrijke informatie om je project te volgen en succesvol af te ronden. Denk aan:
​

  1. Het project opdelen in mijlpalen met overzichten voor elke mijlpaal.
    ​

  2. Alle contactmomenten en notities tijdens het project vastleggen.
    ​

  3. Inzicht geven in de bestede uren en de resterende uren in een budget.
    ​

  4. Externe kosten transparant maken.
    ​

  5. Een projectteam toevoegen met projectleden die intern of extern kunnen zijn.
    ​

  6. Facturatie vanuit het project.
    ​

  7. Handige dashboards en planners.
    ​

In dit artikel leggen we het dagelijks gebruik van de Module projecten in een paar stappen uit.
​

  1. Hoe maak ik een project aan?
    ​

  2. Het projectscherm
    ​

  3. Hoe maak ik mijlpalen aan?
    ​

  4. Hoe beheer ik een project?
    ​

  5. Hoe voeg ik uren toe aan een project?
    ​

  6. Hoe voeg ik externe kosten toe aan een project?
    ​

  7. Facturatie vanuit een project.
    ​

  8. Werkorders aan een project toevoegen.
    ​

  9. Een mijlpaal of een project voltooien.
    ​

1 Hoe maak ik een project aan?

  1. Klik op de + Knop in de rechterbovenhoek van de blauwe balk
    ​

  2. Klik op Project. Vul het onderwerp, de relatie en de belangrijkste details van het project in. Als de relatie nog niet in de CRM staat, kun je deze direct aanmaken. Klik op opslaan en openen om verdere details van het project in te vullen. Het is ook mogelijk om een project direct vanuit de relatie aan te maken. Om dit te doen, open je de relatie en klik je op + Project in de werkbalk.
    ​

    Een project aanmaken in Tribe CRM
    ​

Wist je dat?

Je kunt ook een project starten vanuit een gewonnen verkoopkans? Zodra de verkoopkans de status gewonnen krijgt, is de +Project-knop beschikbaar. Door op deze knop te klikken, wordt het project aangemaakt en worden alle belangrijke gegevens van de verkoopkans naar het project overgedragen.
​

2 Het projectscherm

Het projectscherm geeft een compleet overzicht van de status van je project, het verbruikte budget, gefactureerd, de tijd die is besteed en de winst.
​

  1. Onderwerp: Het onderwerp van het project wordt weergegeven in de bovenste balk van het project en kan worden aangepast onder Details.
    ​

  2. Projectoverzicht: door te klikken op Projectoverzicht wordt het dashboard van het hele project weergegeven.
    ​

  3. Budget verbruikt: Een Budget kan worden ingevoerd in de Details van het project, het Budget verbruikt dashboard toont hoeveel van dit budget is verbruikt. Wanneer je op de tegel klikt, worden verdere details weergegeven:
    ​

    Details budget verbruikt in Tribe CRM
    ​

  4. Gefactureerd: Het totaal van reeds gefactureerde facturen. Klik op de tegel voor meer details.
    ​

  5. Tijd besteed: Een Urenbudget kan worden ingevoerd in de Project Details, in het Tijd besteed dashboard kun je zien hoeveel van dit budget is verbruikt. Klik op de tegel voor meer details.
    ​

  6. Winst: Het totaal van Te factureren en Facturen min externe kosten. Klik op de tegel voor meer details.
    ​

  7. Startdatum: Voer hier de datum in waarop het project begint.
    ​

  8. Einddatum: Geschatte einddatum van het project.
    ​

  9. Fase: In uitvoering, voltooid of verlopen: De huidige fase van het project. Standaard zijn dit de beschikbare fasen. Deze kunnen worden aangepast in de configuratie.
    ​

  10. Eigenaar: Hier kun je de werknemer selecteren die het project beheert.
    ​

  11. Nummer: Elk project krijgt een nummer toegewezen voor gemakkelijke referentie.
    ​

  12. Projectleden: Overzicht van de medewerkers die bij het project betrokken zijn. Klik op de +Knop om projectleden toe te voegen.
    ​

  13. Betrokken partijen: Overzicht van externe belanghebbenden die bij het project betrokken zijn. Klik op de +Knop om een relatie toe te voegen.
    ​

  14. Mijlpaal: Mijlpalen kunnen per project worden gedefinieerd. Elke mijlpaal heeft zijn eigen budgetten, start- en eindfase. Elke mijlpaal heeft zijn eigen Dashboard. Klik op het mijlpaal-tabblad om deze overzichten te zien.
    ​

  15. Activiteiten, Uren, Externe kosten, Te factureren, Facturen: Overzicht van deze elementen van het hele project. Wanneer je een mijlpaal selecteert, worden alleen de elementen binnen de geselecteerde mijlpaal weergegeven.
    ​

  16. Planner: Overzicht van voltooide en geplande activiteiten van het project.

    Het projectscherm in Tribe CRM
    ​

Wist je dat.

In het artikel Wat zie ik op mijn scherm? vind je meer algemene informatie over de structuur van het activiteitformulier.
​

3 Hoe maak ik mijlpalen aan?

Een mijlpaal is een fase binnen het project. Een mijlpaal heeft zijn eigen start- en einddatum en budgetten. Elke mijlpaal heeft zijn eigen verklaringen.
​

  1. Selecteer het project en klik op +Mijlpaal, voer de Details in en klik op Opslaan of Opslaan en Openen als je verder wilt werken aan de mijlpaal. Op het Details-scherm van de mijlpaal kun je een startdatum, een einddatum, een urenbudget en een budget invoeren.
    ​

    Een mijlpaal aanmaken in een project in Tribe CRM
    ​

4 Hoe beheer ik een project?

Je boekt alle activiteiten, uren, externe kosten en facturen direct op een project om een compleet overzicht te hebben en te behouden. Bij het gebruik van mijlpalen is het handig om eerst de relevante mijlpaal te selecteren, zodat het relevante element direct op deze mijlpaal wordt geboekt:
​

  1. ActiviteitenSelecteer de mijlpaal en klik op het tabblad Activiteiten.Onder dit tabblad kun je alle communicatie en afspraken rondom je project vastleggen, zoals notities, taken en afspraken.Je kunt e-mails versturen en documenten toevoegen.
    ​

  2. Uren: In het Uren tabblad (voeg hyperlink toe), kun je uren op het project boeken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen Uren te verwerken die nog gefactureerd of verwerkt moeten worden en Uren Verwerkt voor uren die al gefactureerd of verwerkt zijn.
    ​

  3. Externe kosten: Dit is waar externe kosten geboekt kunnen worden, zoals materiaalhuur, bijvoorbeeld. Alle hier geboekte kosten worden afgetrokken van winst.
    ​

  4. Te factureren: Alle geboekte uren kunnen worden verplaatst naar Te factureren in afwachting van de definitieve factuur. Ook kunnen productlijnen die nog gefactureerd moeten worden hier worden toegevoegd.
    ​

  5. FacturenHier vind je een overzicht van alle facturen per fase: concept, verzonden of herinnering.Wanneer je de regel selecteert, worden de details van de factuur weergegeven.Conceptfacturen kunnen vanaf dit scherm worden verzonden.
    ​

  6. Planner: De planner geeft je een overzicht per dag, week of maand van de voltooide en geplande activiteiten van het betreffende project. Door op de planner te klikken, kun je direct een afspraak, taak, werkorder of urenregistratie aan het project toevoegen.
    ​

    Een project beheren in Tribe CRM

    De projectplanner in Tribe CRM
    ​

Wist je dat.

Je kunt meer leren over het gebruik van taken en afspraken in het artikel: Hoe volg ik taken en afspraken op?
​

5 Hoe voeg ik uren toe aan een project?

Je kunt uren registreren voor het hele project of voor een specifieke mijlpaal. De ingevoerde uren worden onmiddellijk weergegeven in het Uren besteed veld.
​

  1. Open het project en selecteer een mijlpaal indien nodig. klik op het Uren tabblad.
    ​

  2. Klik op +Urenregistratie
    ​

  3. Selecteer het uurtype, de werknemer, de datum en de duur.
    ​

  4. Als de geregistreerde uren factureerbaar zijn, schuif de schuifregelaar naar rechts.
    ​

    Uren aan een project toevoegen in Tribe CRM
    ​

Wist je dat.

Er is een gedetailleerde beschrijving van de mogelijkheden van de tijdregistratiemodule in het artikel Tijdregistratiemodule.
​

6 Hoe voeg ik externe kosten aan een project toe?

Externe kosten kunnen worden gemaakt namens een project. Deze kunnen aan een project worden gekoppeld. Het ingevoerde bedrag wordt afgetrokken van de winst (3).
​

  1. Open het project en selecteer een mijlpaal indien nodig. Klik op het Externe Kosten tabblad.
    ​

  2. Klik op +Externe kosten
    ​

  3. Voer een beschrijving, bedrag en de btw-code in.
    ​

    Externe kosten aan een project toevoegen in Tribe CRM
    ​

7 Facturatie vanuit een project

Boekte uren kunnen direct vanuit het project worden gefactureerd. Naast de uren kunnen ook productregels aan de factuur worden toegevoegd.
​

Productlijnen aan een project toevoegen
​

  1. Open het project en selecteer een mijlpaal indien nodig. Klik op het tabblad Te factureren.
    ​

  2. Klik op +Product.
    ​

  3. Selecteer een product en voer de hoeveelheid in.
    ​

    Facturatie vanuit een project in Tribe CRM
    ​

Verwerkingsuren
​

Nadat de uren zijn geregistreerd, moeten ze nog steeds worden verwerkt. Zelfs niet-gemelde uren moeten eerst worden gecontroleerd door de verantwoordelijke persoon voor de entiteit, bijvoorbeeld de projectmanager. Om uren te verwerken, open je het Uren tabblad.
​

Hier worden de Loopuren weergegeven (in het geval dat een tijdregistratie is gestart via de timer), Uren te verwerken en Verwerkte uren. Onder Uren te verwerken kunnen de volgende keuzes worden gemaakt:
​

  1. +Urenregistratie: Voer hier de gemaakte uren in, deze kunnen later worden ingevoerd.
    ​

  2. Zonder facturatie: Verwerk uren die niet factureerbaar zijn. Hier worden ze verplaatst naar het tabblad Verwerkt.
    ​

  3. Te factureren: Dit is een tijdelijke verzamelplaats voor uurregistraties en productlijnen. Zet hier de uren die je wilt factureren, maar nog niet op de factuur wilt zetten. Op een later moment kun je de uren in één keer factureren.
    ​

  4. Nieuwe factuur: Maak direct een nieuwe factuur aan vanuit de geselecteerde regels.
    ​

  5. Voor bestaande conceptfactuur: Kies deze optie als er al een conceptfactuur klaar is waaraan deze uren moeten worden toegevoegd.
    ​

Facturatie productlijnen en uren
​

Zodra je klaar bent om de uren en productlijnen die zijn aangemaakt te factureren, open je het project en het tabblad Te factureren.
​

  1. Vink de regels aan die je wilt factureren en selecteer Factureer x regels, voer de gegevens in en klik op Opslaan en openen.
    ​

    Facturatie productlijnen en uren in een project in Tribe CRM
    ​

  2. Een voorbeeld van de factuur wordt onmiddellijk weergegeven. Klik op Verstuur om de factuur te verzenden.
    ​

    Een factuur verzenden vanuit een project in Tribe CRM
    ​

Wist je dat.

Het artikel Hoe maak en verstuur ik een factuur beschrijft de functies van de facturatiemodule in detail?
​

8 Voeg werkorders toe aan een project

Tijdens een project kunnen medewerkers ter plaatse gaan om producten en/of diensten te leveren. Een werkorder is dan wenselijk zodat de klant kan bevestigen dat het product of de dienst daadwerkelijk is geleverd.
​

  1. Je maakt eenvoudig een werkorder aan door op +Werkorder te klikken op het hoofdscherm van het project.
    ​

  2. Vul de gegevens in en selecteer een sjabloon.
    ​

  3. Klik op Opslaan of Opslaan en Openen als je verder wilt werken aan de werkorder.

    Een werkorder aan een project toevoegen in Tribe CRM
    ​

Wist je dat.

Je kunt meer informatie over werkorders vinden in het artikel Hoe werk ik met de werkorder Module?
​

9 Een mijlpaal of project voltooien

Tijdens het project kun je mijlpalen voltooien als ze zijn afgerond. Dit toont duidelijk de voortgang van een project aan en elke werknemer kan meteen zien welke mijlpalen zijn voltooid en welke nog in uitvoering zijn.
​

Voltooi een mijlpaal
​

Super! Je hebt een mijlpaal voltooid en nu wil je deze verwerken zodat deze ook duidelijk zichtbaar is in een project. Klik hiervoor op het mijlpaal tabblad (1) en schuif de Voltooid-schuifregelaar naar rechts (2). De mijlpaalbalk van het project wordt groen en de volgende fase wordt blauw (3).
​

Een mijlpaal voltooien in Tribe CRM
​

Een project afronden
​

Alle mijlpalen zijn voltooid, alle facturen zijn verzonden en het project is afgerond! Nu kun je dit ook officieel verwerken in Tribe CRM, zodat iedereen weet dat het project is voltooid. Om dit te doen, open je het project en klik je op Voltooid of het vinkje aan het einde van de mijlpaalbalk (1).
​

Je kunt een project dat is verlopen sluiten door op Verlopen (2) te klikken.
​

Een project afronden in Tribe CRM

Was dit een antwoord op uw vraag?